浅议事业单位人事档案管理现存问题及其优化构想

2015-11-26吉林省交通运输厅沥青储运站李文嘉

办公室业务 2015年21期

文/吉林省交通运输厅沥青储运站李文嘉

文/吉林省交通运输厅沥青储运站李文嘉

随着市场经济的发展，传统的人事档案管理理念已逐步与现实脱节，亟待改革。人事档案内容涵盖了社会企事业单位全体员工的个人履历、工作情况及政治面貌等个人信息，既是单位录用或考评员工的主要依据，也是国家档案的核心组成部分。基于这一背景，本文通过对人事档案工作职能意义的介绍，分析了当前事业单位人事档案管理的工作现状，并借此提出了提高与改善其管理效能的工作思路，以期为我国档案事业的革新发展提供参考借鉴。

事业单位；人事档案；档案管理；人力资源管理；人事信用档案

如要给人事档案管理贴上标签，那它就是一种身份的象征，也是一枚政治的符号。但据现状分析，当前人事档案管理制度不仅滞后于社会经济的发展，在某种程度上阻碍人才的自由流动，与社会人事档案需求的脱节程度也日渐明显，故此展开深入分析与研究，对人事档案管理工作创新发展有所积极意义。

一、人事档案管理工作职能意义

简单地说，人事档案从字面意义上可以看作是对个人的人身信息、工作信息的记录，经过相关组织的认定后收编归档进行保存的一份个人材料。目前，我国对于人事档案工作职能的一般定义为记录和反映社会团体、企业、事业单位人员以及国家机关单位人员个人基本情况的档案文件。可以看出，此“定义”将人事档案归为一种记录与评价的工具，没有赋予人事档案工作任一种执行力。而从另一层面上看，人事档案载录的文字、表格等个人信息资料都是在社会活动中形成的，受个人所在单位内设机构统一管理，其主要作用仅仅是通过档案所载个人工作表现、政治面貌、业务能力、品德作风等来作为职工的考核依据和参考凭证。

二、事业单位人事档案管理现状

首先，即是对档案管理的认知不够深刻。档案资源是一种无形资产，但在有的单位或个人的眼中，认为发展经济、提高效益才是工作重点；又或是想着卡住人才档案不放，就能够防止人才流失。其次，即是相关政策法规的建设明显脱离社会发展。比如，一些通过改制新成立的合资企业，能否享受人事档案管理权和建档权等问题至今未有明确定论。还有一些档案管理考核活动，也没有出台相应的整改措施，对考核过程中发现的违纪行为也没有惩治办法，导致人事档案管理体制运行不顺，纠纷时有发生。此外，根据我国人事部近年调查数据显示，一线城市的各个人才交流服务中心有将近2 5%的人事档案与档案当事人失去联系，另有2 0%的流动人才在实际工作流动中没有携带人事档案，有的“人、档”分离，有的则彻底“弃档”，而且大部分社会从业人员认为人事档案对其求职或事业的发展并无实质作用。

三、提高事业单位人事档案管理效能的工作思路

（一）转变人事档案管理传统观念，树立人力资源管理新理念。首先要做的就是正确认识到现实意义的“转变”。传统人事管理制度都是参照国家机关单位干部管理制度来制定的，对比现代企业制度下的人力资源管理，则是灵动的将人员当作“资源”，提倡由始至终的保持人员活力，采取合理科学的方法整合和运用人力资源的效能。并主张人才是企业的基石，是企业真正的财富，企业目标就是要将企业发展与人员发展紧密联系，实现人员和企业的共同价值，真正做到以“人”为核心。所以，立足于信息网络技术发达的当代，人员作为新技术、新理念的承载对象，已成为以“智富”为特征的知识经济社会中企业的特殊资本。

（二）迎合市场对人才的高新需求，建立人事信用档案新机制。随着我国加入世贸组织后，便大量引入各类外资企业，建立人事信用档案由此成为人事档案改革的主要目标之一。信用档案管理即采取科学的方法，结合企业人事信用记录和工作信用记录为基础进行记录的工作服务。使得社会从业人员个人信用记录能够让公众提供随时查询，从而使之更好地约束个人行为、加强自律，继而促成良好社会道德风尚的形成。比如，美国在建立的公民个人信用档案时，其所收集的资料信息就包括公民个人的借贷记录与还款记录，涉民、刑事诉讼记录，不守信用处罚记录等，借此对公民的信誉做出评估，建立翔实的个人信用记录，并使之成为伴随公民终身的信用资本。