如何把高校办公室管理科学化

2015-11-26北京林业大学王丹丹

办公室业务 2015年21期

文/北京林业大学王丹丹

如何把高校办公室管理科学化

文/北京林业大学王丹丹

随着高等教育的不断发展，高校办公室作为各级行政机关的办事机构，具有工作内容多、事件繁琐的特点，在管理系统中担任着学校与社会的连接枢纽作用，一个办公室的管理方式会直接影响学校的工作开展和对外形象，所以高校办公室要进行科学化管理，本文将重点从组织和个人两方面讨论如何把高校办公室管理科学化。

高校；办公室管理；科学化

一、概述

高校办公室处于高校内部管理的中心地位，是领导决策的锦囊，很多高校的领导不仅负责教学研究，还负责整个校园的管理工作，在这种特殊的情况下，就要充分发挥办公室的作用，做好领导的辅助工作，为领导的决策提供现实性的依据。高校办公室还是学校的信息中心，收集文件、数据等各种信息，是信息的聚集地，国家曾经在相关教育政策中明确指出，在一段时期内高校的总体规划、领导决策、目标管理以及重大活动等资料都由高校办公室进行管理。

高校办公室在高校管理中具有重要的作用。第一，服务作为办公室的主要职责，不仅要为领导服务，帮助领导收集做出正确决策的依据，还要协调机关各部门之间、机关与领导之间的关系。而且必须服务广大师生，帮助他们解决工作和学习中遇到的难题。第二，高校办公室具有协调作用，是学校意见的收发室，承担着协调整个学校综合管理的职能，协调学校各部门在工作中出现的矛盾，帮助学校全身心地进行人才培养和科学研究。第三，在学校管理中起着督查作用，时刻监督学校是否按时完成预期任务，检查教学任务的完成质量，同时通过实践考察及时发现问题并解决问题。所以，办公室在高校组织中有着重要地位，办公室的工作质量与学校的工作能力和对外形象直接挂钩，高校必须积极贯彻落实国家的教育方针，充分完善办公室的建设，帮助办公室更好的为学校服务，帮助学校培育更多优秀的人才。

二、高校办公室管理存在的问题

（一）重视程度不够。上文已经提出，高校办公室管理对整个学校管理有着不言而喻的作用，但是目前我国的高校办公室管理仍出现重视程度不够的问题，这就使得办公室不能充分发挥协调、监督和服务作用，而恰恰是因为高校办公室繁多的工作内容，需要全方位管理各个部门，这就使得有些工作与其它部门出现重复，导致学校领导不能清晰看到学校办公室的工作，大大降低对办公室的重视，这无疑会给高校办公室带来消极的影响，严重打击了办公室管理人员的积极性，使办公室的管理职能大打折扣。

（二）办公人员素质不高。高校办公室工作人员忙于繁琐的工作，忽略对理论的系统性学习，无法提高工作人员的政治素质。而且他们本身科班出身的就很少，又缺乏专业的培训，致使应变能力、沟通能力和公关能力得不到专业的训练，达不到时代发展要求的办公室管理队伍势必会影响办公室的工作能力。此外办公室人员的素质也受陈旧的管理设备和落后的管理方法制约，面对日新月异的现代高校，低素质的办公室管理队伍显然不能满足新时代的要求。

（三）管理制度不完善。目前的办公室管理在制度上存在许多问题，教育要面向现代化，面向世界，面向未来，然而在自主办学的新形势下，我国大部分高校的管理制度仍然不完善，一套健全可行的规章制度，可以将办公室的工作流程和行为准则以文字的形式确定下来，使办公室的工作有据可依。只有完善管理制度，才能够充分发挥办公室的管理职能，保证高校工作的高速运转。

（四）考核机制不健全。绩效考核是办公室人员聘用、升迁、确定劳动报酬的依据，是人员激励的必要手段，健全的考核机制能够激发员工的积极性，进而提高办公人员的办公效率。当前不健全的考核机制主要体现在以下几方面：一是绩效分配体系不健全，造成工作人员的工作量与获得的报酬不成正比，严重影响工作热情。二是考核方式存在问题，缺乏完整性、科学性和连续性，在考核的专业性上还有很大的提升空间。所以，要健全考核机制，就要最大限度激发高校办公室管理人员的工作热情，提高办公室整体工作效率。

三、实现办公室管理科学化的方法

只有实现科学化的高校办公室管理，才能够满足社会日益增长的教育需求，面对目前高校办公室存在的各种问题，必须从组织和个人两方面实现高校办公室管理科学化。

（一）组织方面。1.提高办公室人员素质。高校必须在重视办公室管理的同时注重对办公室人员队伍的培养，随着国家对高校教育的重视程度的提高，各个高校确实加大师资队伍的建设，却忽略对办公室人员的培养，必须像重视师资力量一样注重办公室管理队伍的建设，用长远的眼光科学合理地为高校办公室配备管理和工作人员，提高这些工作人员的综合素质，抬高人才准入门槛，选拔出一批有思想、有素质的专业性人才加入到办公室管理队伍中，来适应规范化管理、科学决策的时代高校需求。2.坚持人本理念。“以人为本”是一种以人为尊、以人为先的价值取向，是一种尊重职工个性化发展的管理模式。要想遵从人本式管理，必须强化民主观念，为办公室工作人员创造平等、民主的工作环境，做到尊重理解他们，使每个人都能在学校决策面前发挥作用。要有法制观念，对新发布的教育政策方针具有高度的关注。要有全局观念，从学校的角度出发对问题全面系统分析，实现对学校的全面管理。做到人本的工作，必须关注并满足工作人员的正常需求，关注他们的自身职业发展规划。同时帮助工作人员在复杂繁琐的办公室工作中，抽出时间进行专业系统的培训，结合每个职工的个性需求最大限度开发每个人的潜能。还要建立公平合理的考核机制，结合每个人的擅长工作类型分配工作，取消虚设的岗位，个性化设岗，实现工作人员个性化发展。3.完善管理制度。结合学校的自身情况，在原有管理制度的基础上进行完善，形成一套令办公室管理人员有法可依、有迹可循的完整规章制度，规范办公流程，明确先后次序和每一个步骤的基本要求，细化每个人的工作内容，明确每个人的责任，不得推诿。4.健全考核机制。在进行考核机制改革时，对考核标准、考评类型等方面的修改要多多征求工作人员的意见，因为考核机制关乎每一个办公室的工作人员，民主考核机制改革，比管理层生硬的宣布新考核标准更具有说服力和约束力。在健全考核机制的同时一定制定与之配套的薪酬福利制度，这样才能充分调动办公室人员的工作热情。

（二）个人方面。进行高校管理工作，就必须依托相关专业理论的支撑，琐碎的工作背后都是每一个工作人员加强实践、完善理论知识的重要机会，必须把工作看成是一个学习的过程，珍惜每一个工作机会，认真对待每一项工作，在完成工作中完善自己，在失误中总结教训，在成功中积累经验。同时多与业内人士交流，虚心向周围的同事求教，在工作中磨炼自己，提高自己。

高校的办公室管理人员需要提升自己的文字写作能力，公文的起草传达是学校办公室最常见的工作，所以必须提高自己的文字驾驭能力。培养自己的协调能力，综合协调领导与部门之间、部门与部门之间的工作联系。只有拥有创新的工作思维才能实现高校办公室管理科学化，所以办公室工作人员必须加强对自身素质的管理，用自己的高素质为办公室科学化管理贡献自己的力量。