事业单位文件档案管理现状及对策探讨

2015-11-26吉林省有色金属地质勘查局六0七队张兴蕊吉林省有色金属地质勘查局六0四队孔丽巍

办公室业务 2015年21期

文/吉林省有色金属地质勘查局六0七队张兴蕊；吉林省有色金属地质勘查局六0四队孔丽巍

事业单位文件档案管理现状及对策探讨

文/吉林省有色金属地质勘查局六0七队张兴蕊；吉林省有色金属地质勘查局六0四队孔丽巍

随着计算机技术的进步和信息化的发展，我国事业单位的文件档案管理制度也随之进行了改革。视野单位的文件档案管理指的是对其单位所有的活动进行整理与记录的管理工作，但目前在档案管理的工作中还存在较多的问题，本文从分析其管理现状出发，对其中存在的问题提出了相应的对策。

事业单位；档案管理；现状及对策

近年来，事业单位的文件档案管理工作进行了一系列的改革，取得了一些较为显著的成效，但还是有不少单位在文件及档案的管理工作上存在较多的不足。提高文件及档案的工作及管理能力，实现管理工作的现代化成为了目前事业单位管理文件及档案的工作目标。

一、目前事业单位管理文件及档案的现状分析

（一）文件及档案管理不受重视。为了加强事业单位对文件及档案管理的水平及效率，我国出台了一系列的相关法律法规。但仍是有较多单位没有认真学习国家法律法规，不重视文件及档案管理的工作。目前的档案管理也较为缺少行之有效的工作方式，许多单位仍是采用传统的人工纸质档案进行管理。无论从政策、设备、人力、技术、资金等哪个方面来讲，投入都远远不够。事业单位都认为文件及档案管理工作不能产生经济效益，所做的文件及档案管理也就是简单的输入与保存资料，没有将其当作单位的工作重点，尤其是单位的领导人员，很容易轻视文件及档案管理的重要性，使得管理工作无法展开。

(二)文件及档案管理职责不够明确。在事业单位从事文件及档案管理的工作人员大多不具备对档案进行归档整理的相关专业知识，甚至身兼多职。文件及档案管理的工作人员经常更换，且大多数时候，对于从事该工作的人员职责分工不明确，导致在工作中人员的精力不能集中。

事业单位的文件及档案管理工作岗位，需要有高技术、高专业性。需要高素质、专业的管理人员才可以尽可能的减少在文件及档案管理工作中出现的问题，为事业单位保存正确的资料打好基础。

（三）文件及档案管理所用的设备落后。目前文件及档案管理系统基本已经普及，但随着电脑处理信息的水平不断发展，其应用技术的发展相对有些缓慢，很多高效率、先进的技术都没有得到较好的应用。目前，事业单位的文件及档案管理中还是较少使用到计算机，使用到计算机的单位，也缺少对其进行安全防备的措施。此外，由于文件及档案的检索一般是用较为传统的手工检索办法，当前的手工检索方式速度缓慢，还极易出错。不仅增加了文件及档案管理工作人员的工作量，还不利于对文件及档案进行收集与再利用。

二、改进文件及档案管理工作的对策探讨

上文分析了三点我国事业单位文件及档案管理主要的问题，为进一步提高事业单位文件及档案管理的工作效率，下文针对这三点问题提出了一些对策。

（一）加强对文件及档案管理工作的重视。要改善事业单位文件及档案管理的现状，首先要充分意识到文件及档案管理工作的重要性，一方面要加强领导层的管理理念，一方面还要明确管理人员的主要工作职责。根据各自单位的实际情况，建立单位的文件及档案管理制度。此外，还应让工作人员意识到档案是国家重要的财富，也是保证事业单位健康发展的主要基础。只有员工意识到了文件及档案管理的重要性，才可以激发出员工的工作积极性，增强员工对文件及档案管理工作的使命感及光荣感。

（二）提高管理人员的工作素质。要想让事业单位的文件及档案管理工作更上一层楼，最主要的手段就是加强文件及档案管理机构的建设，其次要提高管理人员的工作素质。在员工上岗前，要对员工做岗前培训，并定期做专题教育及培训以使员工的业务素质与管理能力不断提高。

此外，员工在从事文件及档案管理的工作时，还应不断学习新的文件及档案管理相关知识与新的技术，认真履行自己的工作职责。

（三）优化管理设备。随着社会的发展与科技水平的提高，计算机网络已经普遍的运用在工作与生活的各个方面。文件及档案管理的工作也需要与时俱进，应用最新的设备与技术来对单位的文件和档案进行管理。由于每个单位所在的地区经济发展水平相差较多，许多贫困地区的管理设备不能及时更新，此时应向当地的政府提出相应的经费要求，用以改善单位落后的设备，加快管理工作的现代化进程。

此外，在信息时代下，事业单位要改变传统的文件及档案管理工作态度，认真学习及掌握最新的管理技术。加强对管理人员的技能培训，应用高科技的技术，将微缩、云盘、光盘、计算机等用到文件及档案管理的工作中，将文件及档案管理工作与计算机技术相结合，通过数字化、网络化手段，提高文件及档案管理的效率，建设一个与各个单位实际情况相统一的网上文件及档案管理系统。