交通档案管理存在的问题及对策分析

2015-11-26湖北省十堰市城区公路管理局王新安

办公室业务 2015年21期

文/湖北省十堰市城区公路管理局王新安

交通档案管理存在的问题及对策分析

文/湖北省十堰市城区公路管理局王新安

快速的经济发展转型时期，对于交通档案管理的真实性、科学性和有效性，在一定程度上可以反映整个交通运输行业的发展水平及工作人员的业务能力，关系到整个交通事业的经济发展效益，对于交通管理工作的快速平稳发展起到至关重要的作用。本文主要分析探讨现今交通档案管理中存在的问题，提出相应的解决对策，以期更好地规范交通档案的管理工作。

交通；档案管理；问题；对策

一、交通档案管理存在的问题

随着我国市场经济的不断完善和发展，人们的生活水平越来越高，无论城镇还是农村，基本上对于车辆的拥有都已经上升到了一个高度。与日俱增的车辆保有量和众多驾龄小的人员数量的出现，造成交通堵塞的同时也产生了数量众多的交通档案，因此对于档案信息的科学管理就成了刻不容缓需要解决的问题，就目前发展而言，我国的交通档案管理还是存在着如下这些问题

新老信息衔接性差，纸质档案电子转化度不高。交通事业的发展有一定的历史，由于之前网络设备的不发达，导致遗留了大量的陈旧的纸质档案，里面记录的信息由于时间久了很多都已经模糊不清了，而且之前由于档案空间有限记录的很多信息不够详细，而且要将大量的纸质档案转录到电脑中形成电子文档，也同样需要的量的人力和时间，因此在一定程度上给电子档案的建立带来了一定的困难。

档案管理人员的综合管理素质有待加强。很多档案管理人员对于自身工作的重要的意识度不够，存在一种自己也不过是一个小小的资料保管员的错误观念，对于档案管理的重视度不够，没有一个客观正确的认识，在实际的工作过程中缺乏一定的严谨性和认真性，经常会出现一些档案信息丢失的严重事件发生。由于很多档案管理人员的年龄偏大，接受的是以前传统的老式的管理模式，对于新知识的接受水平和认同度有待加强，对于如何更加科学有效地管理档案的思维模式还有待进一步更新，缺乏与时俱进的前卫思想根基。

档案管理不够规范，实际检索效果差。目前很多交通档案存在着管理不规范的问题，由于没有明确科学的档案制定标准，导致不同的工作人员根据自身的喜好去保存和记录档案，甚至是编制一些检索工具精度不高，实际检索效果差，有时候明明档案中具有的档案信息，可是利用检索工具怎么也检索不出，使用起来很不方便，包括里面对于关键词的键入搜索方式的设计也不够合理，还是需要到实际的档案存放地点去找去查，浪费了大量的时间和精力，因此也极大地降低了工作人员的服务质量以及公众的满意度。

电子档案存放系统设备差，更新缓慢。众所周知的是现在网络信息时代任何网络技术的更新换代程度都非常快，常常一种工作系统用不到几年就已经无法适应新的发展要求，而交通档案管理系统也同样存在着这样的漏洞。有些软硬件配套设施相对较差，打印、扫描或者使用效率低下，系统软件升级滞后，经常给使用的过程中带来录入和联网上的困难。

二、解决交通档案管理存在问题的对策

由于档案管理中存在着很多问题和不足的地方，极大地降低了档案管理的实际工作效率，因此必须采取有效的措施解决具体的问题细节，才能更好更快地提升档案管理的工作效果，提高档案的有效使用率。

(一)建立健全规范的档案管理体系。正所谓“无规矩不成方圆”，任何的管理都不可能是随随便便进行的活动，都是要在明确的计划方案的指导才能有效的开展的，因此交通档案的管理一定要有一个明确而规范的管理体系才行。对于档案的管理应该是一个系统的自上而下层层监管的工作，上至领导下至具体的工作人员，都应该对于档案的管理有个明确标准，系统的工作内容和行为规范。要明确档案管理的主要工作内容，清楚每一个工作流程，知道有哪些可能存在的问题又该如何避免，知道怎样更方便、更准确、更快捷地根据实际的工作需要，随时随地调用需要的档案信息内容。

（二）提高档案管理人员综合素质，加强专业技能。要对所有参与档案管理的工作人员进行统一的专业上的培训，引入一些新的科学技术水平，不断提高工作人员工作的专业性，加强一定的专业技能考核上的测评考试，充分调动档案管理人员的工作积极性与紧张感，使其可以长期保持一种学习和不懈怠的工作精神风貌。要多学习补充一些关于最新的档案管理学方面的知识，查缺补漏及时的应用。杜绝一些陈旧腐朽、消极怠慢的工作状态。

（三）实行交通档案管理的信息化。在档案管理过程中应该合理引入先进的计算机网络技术，将所有的档案信息全部录入电子系统之中，通过有效的电子档案管理系统，使用有效的检索设备更好地检测出来，彻底实现档案管理由基础查询业务向信息化管理步子迈进。充分达到人机的完美融合，彻底实现网络办公的自动化。从而使得档案管理工作的效率极大地提升和改变，促进交通事业的稳步和长远发展。