文/秦皇岛职业技术学院 刘亦伟

高职院校档案管理思考与实践

文/秦皇岛职业技术学院 刘亦伟

档案管理工作是衡量高职院校发展的重要指标。加强推进档案管理工作，也是推动高职院校教育教学改革的重要方面。本文分析了高职院校档案管理工作的重要性及主要问题，并提出了切实可行的档案管理策略。

高职院校；档案管理；思考；实践

档案管理在高职教育教学中发挥着不可忽视的作用。随着高职院校教育教学改革的不断深入，档案管理也面临着新的挑战与机遇。如何在新形势下抓住机遇、创新档案管理、服务好高职院校教学与科研已经成为高职院校档案管理部门的重点工作，也是衡量高职院校综合实力的重要标准。

一、高职院校档案管理工作的重要性

档案是一种具有较高保存价值的原始记录和资料，是传承文明的重要载体与中介。我们可通过档案管理了解高职院校的招生、教学、科研、管理等各类工作，较为客观地反映高职院校的发展情况。高职院校的综合办学能力、基本职能都需要凭借档案来展现，教育教学、科研、管理等评估工作也需要以档案为基础，另外全校师生的德、能、勤、绩都需要以档案作为重要参考。所以，档案管理工作具有十分重要的作用。一方面，档案管理工作已经成为高职院校管理工作的重要组成部分，往往反映了学校管理实效、发展轨迹、文化积淀及办学特色。另一方面，档案管理工作与高职院校人才培养息息相关，在日常的档案管理中可窥探出高职院校人才培养模式的优劣，为培养高素质人才队伍奠定基础。

二、高职院校档案管理现状

许多高职院校都是合并或由中专院校发展而来，其发展情况较为复杂，学校管理经验、制度等都较为薄弱，其档案管理具有较大的难度。这严重制约了高职院校档案管理工作的有效开展。

(一)档案管理意识不强。一方面，大部分高职院校的管理者、教职工没有将档案管理提到一定的高度，对档案管理的重视不够，以至于档案管理工作被边缘化，教职工不愿意从事档案管理工作。所以，大部分有价值的档案资料未能及时进行归档。另一方面，档案管理工作的经费投入较少，现代化档案管理设备明显不足，以至于档案管理工作需要耗费大量的人力物力。从收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研到利用服务，每个环节都需要大量的人员参与，只有高度重视档案管理工作，合理安排档案管理工作，才能将档案管理落实到实处。

（二）档案管理机制不完善。目前高职院校已经形成档案工作委员会或档案工作领导小组，由学校各分管领导直接管理。但档案管理工作的规范化、科学化倾向不足，档案室的专兼职人员相对较少，档案管理机制还很不完善。

（三）档案利用率不高。高职院校档案管理者并非出身于档案管理专业，其档案管理的理论知识与专业能力相对不足，往往存在为保管而保管、重保管轻利用的现象。虽然许多高职院校已经将部分档案与校史、论文结合起来，但这种利用率还相对较低，在其他领域的利用尚未形成。

（四）信息化建设滞后。档案管理工作隶属于服务性的辅助工作，需要大量的资金、设备投入。正处上升期的高职院校并没有将工作的重点转移到档案管理上来，以致现代化的档案管理设备相对不足，信息化建设相对滞后。

三、高职院校档案管理方略

（一）树立正确的档案管理理念。高职院校要积极组织档案管理工作人员学习档案管理的相关法律法规，高度重视档案管理工作，增强档案管理的责任感与使命感。另外，在全校范围内开展档案管理培训课程，让全校师生都参与档案管理工作，从而提高档案管理的主动性与积极性。

（二）构建相对完善的档案管理机制。按《高等学校档案管理办法》的相关规定，高职院校要建立健全校长与分管领导领导、办公室主管的档案管理机制。另外，高职院校还应将档案管理工作纳入绩效考核体系中，逐渐将档案管理规范化、科学化，使之与高职院校发展高效接轨，促使档案管理成为日常工作中的重要组成部分。更为重要的是，高职院校要促使各院系、科室明确各自职责，对档案收集、归档、管理落实到位，提高档案管理的执行力，从而建立健全相对完善的档案管理机制。

（三）提高档案的整体利用率。档案管理人员必须不断提升自身素质与业务能力，形成良好的敬业精神，并努力掌握现代化档案管理技能，具备创新精神与创新能力。加强推进档案管理的现代化进程，将档案查询、利用与编研结合起来，使之逐步转化为科研成果，从而达到育人目的，并成为日常工作的一部分。另外，高职院校要大力开发档案资源，提高档案的整体利用效率，为高职院校教育教学服务。

（四）加快推进档案信息化建设。大量引进现代化档案管理设备设施，为提高档案管理效率及利用率奠定基础。制定档案管理规划，激励与引导档案管理人员解放思想，熟练掌握现代化管理工具，稳扎稳打，逐步推进，为更好地服务于教学、科研及学校综合管理提供条件。

作为高职院校发展的综合产物，档案既体现了高职院校的发展轨迹，又客观上反映了高职院校的发展水平。所以，如何提高高职院校档案管理工作效率、将档案管理与人才培养相结合已经成为高职院校发展过程中的重中之重。

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