文/南京市玄武区疾病预防控制中心 徐千越

浅析事业单位的人事档案管理优化策略

文/南京市玄武区疾病预防控制中心 徐千越

随着事业单位制度的不断改革，致使事业单位的人事档案管理工作中出现了许多与其不相适应的现象，档案管理方面的问题也日渐显现，难以满足当前快速发展形势下的人事管理需求，所以笔者针对事业单位的人事档案管理策略谈些笔者个人的看法。

事业单位；人事档案；优化策略

人事档案管理工作是事业单位组织人事工作的重要依据，人事档案记录了单位职工的学习和工作经历，以及个人工作考核情况、奖惩及提拔任用情况，反映了职工的专业技术水平等，是职工一生的完整记录，也是事业单位用来选人用人的重要依据。但是目前事业单位人事档案管理工作中存在的问题较多，究其原因，从大环境上说，快速发展的社会需求反衬出了人事档案管理体制的落后，到实际操作中，工作机制的僵化造成了制度建设的滞后，导致人事档案管理问题重重。下面笔者就如何优化人事档案管理工作的策略谈些个人的看法：

一、优化职工人事档案材料的收集及监管机制

首先，要形成人事档案材料收集的长效机制。要充分发挥人事档案的作用，就要从源头抓起，即必须把收集资料这一环节落实到位。把档案资料的普通收集和定向收集、长期收集和突击性收集结合起来，加强相关科室之间的合作，发挥档案管理者的主动积极性，提高档案资料的真实性和收集过程的规范性，立足源头来落实档案资料收集的真实有效性。

其次，要加强人事档案的责任监管机制。因职工的人事档案管理涉及范围较广，涉及部门较多，所以必须建立健全人事档案的流程监管机制，有效截堵档案造假和丢失现象的发生。通过完善单位人事档案管理制度和奖惩机制，使档案管理工作有章可循、有规可依。工作人员需遵循制度收集、管理档案，不断提高辨别真伪的能力，定期开展查漏补缺，以此来保证人事档案内容的齐全可靠，使人事档案管理工作走上科学化、制度化、法制化的道路。

二、增强人事档案管理人员的管理意识和工作责任心

首先，要端正认识档案管理工作。要深刻意识到人事档案工作是单位人事管理的“基础”，应服务于人事管理工作这一“中心”，管理人员要扮演好自己的工作角色，立足基础，融入中心，通过细致工作和努力付出，更好地去支持单位人事管理工作，在实际工作中践行“服务中心”理念。

其次，要强化工作责任心。档案工作的质量保证关键在于人，档案管理人员应秉持高标准、规范运行档案管理工作。一方面，要加强对专业人员的技术培训，鼓励档案管理人员积极参加档案系统举办的各类继续教育培训班和学术研究会，通过业务交流，拓展思维，吸收新知识，提高自身专业能力，以此来提高档案管理工作质量。同时，要加强档案管理人员的职业道德建设，这类工作人员必须要具备较高的责任心和奉献精神，在收集人事资料时，遇到问题不轻易放弃退缩，主动出击寻找线索，积极应对各种困难，保证档案资料收集的完整有效。在日常工作中，档案管理人员应实时关注单位各部门职工的工作和学习情况，例如职工的职位变动、工资涨幅及奖惩等信息，并及时收集和归档。

三、提高人事档案材料收集的及时性、主动性及准确性

首先，及时收集相关资料，保证档案资料的实时性。随着社会和历史的不断发展进步，单位职工的个人档案所包含的信息也在发生着变化，这就使得档案资料的收集内容范围不会一成不变，如何使档案信息和职工自身情况保持高度一致，也就成了档案管理工作的重中之重。这就要求相关工作人员必须时刻关注职工个人发展和工作动态，及时收集这些资料和信息，并在此过程中保持正确的时间观念，工作不能出现拖拉、推脱，使材料收集出现累积的现象，必须想尽一切办法将形成的、新接收的人事档案材料收集整理起来。由于职工人事档案内容每年都有新的变化，例如年度考核、学历变化及职务职称的晋升、工龄工资的调整等，应及时将这些信息整理归档，充实完善档案内容，这也人事档案管理工作者的一项经常性工作。

其次，主动收集相关资料和信息。档案管理工作者应做到手勤、口勤、腿勤，通过各种方式和渠道与各部门密切联合，以积极热情的工作态度和高度负责的精神进行资料收集工作。由于职工信息涉及部门和范围较广，档案管理工作人员不能坐等信息，必须主动走出去，到各部门收集有效的信息和资料，也不能等待他人上报信息资料后才进行归档整理、开展鉴定，而应自己主动收集，这样才能保证档案资料归档的及时性和真实性。

最后，在资料收集中必须细致准确。细致准确是每一个档案工作者应有的工作态度，它要求档案管理工作者在资料收集过程中，应当深入各部门进行调查研究，通过广泛的宣传动员，拓宽材料收集的渠道，熟悉和掌握人事资料的形成规律，进而把握资料收集的主动权，做到有针对性地进行收集，从而达到事半功倍的效果。对于那些不在归档范围内的材料，应及时处理或退回相关部门。遇到部分不符合归档规范的材料，应要求所在部门进行补充，或由职工本人进行补充，手续完备后再进行归档，以此来确保归档资料和信息的完整性，从而保证人事档案的权威性和准确性。

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