文/江苏省扬州市食品药品检验检测中心 王玉祥

探究文明单位创建档案管理工作之我见

文/江苏省扬州市食品药品检验检测中心 王玉祥

当前，文明单位创建已成为社会各行各业助推工作的主要措施和有效方式，故规范管理文明单位创建档案有着不容忽视的重要性和必要性。笔者结合多年文明单位创建工作实践,提出了规范管理文明单位创建档案的具体措施与建议。

文明单位；创建档案；规范管理

文明单位创建既是一项系统工程，也是一个动态过程。如果没有文字资料、图片资料、音像资料等文明单位创建档案作为依据，是无法表达和体现的。建立健全系统化、规范化的文明单位创建档案，对于总结经验、指导工作，促进单位各项工作的开展发挥着重要的作用。因此，各级文明单位和正在创建与申报文明单位的单位，建立完善好文明单位创建专项档案尤为重要。江苏省扬州市食品药品检验检测中心自9 8年开展文明单位创建工作以来，已连续多年荣获省市级文明单位殊荣，笔者结合多年文明创建工作实践，探究做好文明单位创建档案规范管理几点想法。

一、规范管理文明单位创建档案的重要性与必要性

从我国开展文明创建工作以来，自中央到地方陆续制定并出台了文明单位建设管理办法，均明确规定了各级文明单位创建的要求与标准，规定了文明单位统一执行届期申报制度。建立健全规范化、系统化的文明单位创建档案的重要性与必要性：一是给各级文明办的检查验收、考核评估提供翔实准确的凭据；二是给本单位回顾沿革、推动工作、汲取经验、评先评优提供有效的依据；三是给持续推进单位文明创建活动，以及促进各项事业的发展提供不可忽视的助推作用。

二、收集归档文明单位创建档案的具体范围

收集文明单位创建档案资料要依据创建工作中具体情况，做到与创建工作同步进行，随机收集档案资料建立专项档案，规范整理备齐的本届期内所有创建档案资料。收集归档范围主要是：文字资料、图片资料、声像资料等。

（一）文字资料。文字资料分为：思想建设类、工作成绩类、环境卫生类、道德风尚类、文化教育类、荣誉类、创建活动类等。

（二）图片资料。图片资料是指在创建活动中积累的各种图片，以及取得的各类荣誉称号、奖牌、锦旗、证书等拍成的照片，按照其等级档次、先后顺序注明时间、地点、活动内容、责任者装订归档的照片资料。

（三）音像资料。音像资料主要是文明单位创建活动过程中形成具有保存价值的信息资料，通过录音、摄像等形式记录下来的载体，这类资料相比文字、图片更为直观、生动形象、感染力强，更能准确地展示文明单位创建活动的全貌。

三、文明单位创建档案收集立卷原则

（一）保持文件之间历史联系。主要是指文件材料在形成与办理过程中内部相互关系。例如：2015年度××单位文明创建工作档案：2015年度××单位文明创建计划、2015年度××单位文明创建要点、2015年度××单位文明创建活动方案等都是整个活动不可分割的组成部分，必须全过程、全系统地收集归档才能使创建工作资料形成系统性、全面性的历史纪实。

（二）方便保管与利用。做到卷之间内容界限分明、相互区别，确保文明单位创建档案无论是文明办专职人员还是检查人员都能够准确、快捷地查找到所需档案资料，即为保管与利用提供高效与便利。

（三）文字材料立卷。文字材料立卷首先要按文明办考核标准进行分类。如：1、综合效益显著增强；2、思想道德风尚良好；3、单位管理科学有效；4、单位文化特色鲜明；5、创建活动深入开展；6、领导班子坚强有力。然后各大类按再细分为具体小类，各小类分别组卷编辑各卷内目录，小类目录以其内容提炼。

（四）图片与音像材料立卷。图片材料立卷使用统一制式的档案影集归档，内容顺序为先综合后单项，时间顺序依据其生成时间先后编排，各组图片要编辑时间、地点和内容等总说明，各张图片要编辑分类说明。音像材料立卷依据档案要求依次分类整理编号。

（五）档案目录编制。各大类题目下编制相应的小类题目，大目录下流水号编制相应的小类卷内题目，综合编制其全引目录方便检索需求，档案材料都统一使用A 4纸，书本形式装订，每本都以小类为立卷单位编制封面与封底，在封面印上标题。如：“综合效益显著增强——2015年度创建计划、2015年度创建要点、2015年度创建总结等”。

四、规范管理文明单位创建档案

文明单位创建档案是对单位创建活动轨迹的全面展示，它涵盖内容广、形成资料多，具有较大查考价值和助推单位发展的作用，因此做好文明单位创建档案管理工作十分必要。

（一）要精挑政治合格、业务过硬的专业骨干担当创建档案管理工作。

（二）要明确文明单位创建专档要求，保证其独立性和延续性。

（三）要重视创建档案资料收集归档工作，做到随机与适时立卷，保证其齐全规范。

（四）要精心编制卷目录、备考表和案卷封面，做到规范工整。

（五）要切实做好创建档案检查与维护，依据相关要求着力做好其保管与开发利用。

（六）要配备必要的档案装具，按照相关要求落实“八防”工作。

（七）要着力按照档案建设和各地文明单位创建要求，科学分类创建档案保管期限，适时做好其移交工作。

（八）要严密组织好文明单位创建档案管理人员工作变动时交接工作。

五、结束语

总之，随着文明单位创建活动不断深化，文明单位创建工作档案对各单位主要工作、创建工作，甚至全社会精神文明建设工作都将会起着举足轻重的作用。各单位要充分认识到做好文明单位创建档案工作的重要性和必要性，切实高度重视、周密部署，着力系统化、规范化文明单位创建档案管理工作，实实在在地肩负起责任，为精神文明建设服务、国家建设与发展服务。