文/内蒙古锡林郭勒盟医院 刘艳芳 杜嘉欣

综合性医院科技档案管理

文/内蒙古锡林郭勒盟医院 刘艳芳 杜嘉欣

本文从实际工作出发，结合科技档案的特点及管理要求，探讨医院科技档案管理方法及发展思路。

科技档案；重要性；特点；规范化管理

《科学技术档案案卷构成的一般要求》明确规定：国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料；科技材料归档后形成科技档案。

一、医院科技档案管理工作的重要性

医院科技档案管理是医院科学管理与医院文化的重要组成部分。它是医院的一种无形资产，能为医院制定科技建设战略和加强科研管理提供参考资料。它为新老领导工作的前后衔接，固定资产的合理利用、避免资源浪费等各项工作提供了大量真实的参考资料和文字依据。医院要改革和发展医疗技术水平，加强医院科技档案建设和管理工作已势在必行。

二、结合医院阐述科技档案的特点

（一）专业性。科技档案的专业性特点集中表现在形成领域和内容性质两个方面。医院科技档案的的专业性也非常显著。医学装备档案是全院大中小型医疗设备的档案，其基于生物医学工程专业及国家医学装备管理法律法规的基础上实施分类管理。医学科研档案研究课题多依据医学专业内外妇儿临床学科及生理、病理、药学等基础医学学科，其专业性较强。一般而言，科技档案依据学科门类自然形成，以医学装备与科研项目为基础，参照专业分类进行分类管理。

（二）成套性。围绕着一个独立的项目进行，规律性地形成一系列相关的科技文件的整体。每一项科技活动从提出任务到最终完成，经历了不同的阶段，有许多专业工序，各阶段、各工序之间都相互联系，科技活动的这种规律性和严密性使得记录它的科技文件材料是一个独立有机整体，具有成套性。医院的医院科技档案这一特点主要体现在：1.一个基建项目从规划到实施直到最后完工历时可能几年甚至十几年，中间的每个阶段都会产生大量相关的资料，这些资料组成了一个基建项目的档案。2.医学科研项目需要经历课题申报、立项、鉴定、申报奖励以及成果推广等过程，科研档案的管理应该起始于科研项目的申报立项工作，从项目申报开始就树立科学规范的科研档案保管意识，为保持科技档案的完整性，分阶段进行相关科技资料的归档，并保持各项资料间科学有序的联系，能有效提高后续科技档案管理工作质量。

（三）现实性。科技档案的现实性是指科技档案应与所反映的科技对象的现实情况保持一致；而且科技档案同科技活动的关系极为密切，具有较强的现实使用性，归档后的科技档案不仅没有退出科技活动，而且将在较长时期内发挥现行效用。医院科技档案中医学装备档案是医学装备采购及管理工作的真实记录，从申请、立项审批、招标评标、安装验收、使用培训、维修保养直至报废。每个阶段的资料归档后都会不断被再次使用。另外医院各项工程改造及建设都会产生基建档案，也会经常调用之前的档案资料。

（四）多样性。医院科技档案可分为基建类、医学装备类、教学类、医疗科研类、医疗科技人员专业档案、外事管理六大类。每一类又涉及多学科，多门类、多层次的知识。故医院科技档案亦具有科技档案多样性的特点。

三、医院科技档案规范化管理

随着医院等级的提升，不知不觉中医院的管理已经由单纯的经验管理向科学化、规范化管理迈进，加强科技档案的管理是强化医院管理的重要手段，必定会促进医院医疗技术水平、服务质量、社会效益和经济效益更上一层楼。加强医院科技档案管理工作，可以从以下几方面着手：

（一）提高科技档案的完整性。收集工作是搞好档案管理的首要环节。首先医院领导重视是关键，要把科技档案管理工作纳入医院管理中，实现与医院的同步发展；增强医院工作人员的档案意识，档案管理人员要与各部门工作人员相互沟通配合。档案的收集整理及保存要遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案之间的有机联系，进而使科技档案完整、准确。

（二）建立健全科技档案管理制度。同医院其他工作一样，档案管理工作也需要明确的目标及要求。结合科技档案的特点和医院工作实际情况，制定一套科学可行的科技档案管理制度和办法，使医院科技档案管理工作有章可循，从而逐步走上科学化、规范化的轨道。建立以医院质量控制为核心的专业技术人员岗位责任制和相应的考核制度，监督实施，经常开展检查评比，定期考核，奖惩挂钩，并将考核结果记入本人专业技术档案，强制与自觉相结合，提高档案管理员的工作积极性。

（三）配备档案管理工作应有的硬件设施和工作环境。改善保管条件，档案室符合防盗、防火、防潮、防高温、防虫要求。有了存放科技资料的档案室后，根据实际需要陆续配备档案柜、电脑、复印机、照相机、晒图、缩微等现代化的管理设备，为提高科技档案管理水平创造条件。

（四）提高科技档案管理员的综合素质。医院要将档案工作人员的培养纳入到医院人才培养计划中，使其紧跟最新的科技档案管理要求。加强对档案管理人员应用新技术、新方法的培训，强调在实际工作中提高档案管理人员的计算机应用水平，并使其掌握现代管理技术。通过档案管理人才队伍的建设，培养一批既有丰富档案管理经验，又能熟练掌握现代化信息管理技术的复合型档案管理人才，才能保证医院档案事业持续、稳定发展，不断提高医院的档案管理水平。档案管理工作人员也应加强自身学习，积极采取措施，抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果。因此，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是医院科技档案规范化管理的最根本性对策。

（五）提高医院科技档案的现代化管理水平。随着计算机技术、信息传输技术、多媒体技术、数据库技术、语音识别技术在各行各业的不断应用与发展；医院办公自动化水平的不断提高，电子文件将成为医院科技档案的主体。过去用纸墨、照相形成和传递的相关文件及图书、影像、文献资料等，通过电子计算机的管理，都变成了电子文件。档案信息化处理后，极大地提高了运行效率和工作效率，使档案更直观化、形象化，方便了信息检索和利用。对科技资料进行电子信息转换及时的收集和归档并使之得到长期保存，是档案信息化建设的一项重要内容。在推进档案信息化建设时要循序渐进，可以实行电子文件、纸质文件转化为档案采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”。 同时要加快传统档案的数字化进程，逐步实现信息化管理。

（六）提高医院科技档案的利用率。首先，科技档案管理人员应提高服务的积极性、主动性，从档案深处提供利用信息。其次，在档案信息化管理的基础上建设和完善档案系统局域网络，通过局域网应用实现资源共享，互通有无。按照科技档案的管理要求，可以将一些非涉密的档案资料，如公开杂志上发表的论文论著、科室技术再学习记录、医院重点学科建设等方面的信息，在医院内网上公开，方便单位工作人员查阅。最后要做好档案利用的反馈工作。档案工作人员做好信息反馈收集，及时掌握利用工作中出现的新动向，了解利用者的需要，有针对性的为其提供服务，以便提高档案的利用效率。

四、小结

一流的医院需要一流的档案管理，把科技档案管理工作纳入建设一流医院的计划中，从医院领导到一线工作人员，从档案管理工作者到科研管理工作者，都把档案工作纳入自己的工作日程；充分利用现代管理技术，不断地完善医院的科技档案管理系统，实现档案管理的信息化和科学化，我院的科技档案工作就一定会从根本上得到改进，就会朝着规范化管理的方向健康发展。

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[3]李钰铭.地市级综合性医院科技档案管理存在的问题分析及改进建议[J].中国科技纵横,2015(1).

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