文/滨州医学院附属医院 高立波 马迎秋

加强医院学科档案的系统化管理

文/滨州医学院附属医院 高立波 马迎秋

学科档案管理存在档案归类不清、收集归档不全、学科内人员档案意识不强、学科档案管理人员素质有待提高等问题。加强医院学科档案的系统化管理，一是树立正确的学科档案管理观念；二是建立健全学科档案管理的组织机构和规章制度；三是提高学科档案工作人员综合素质；四是加强学科档案的精细化管理；五是充分利用现代化管

理手段，实现资源共享。

学科档案；系统化管理

学科建设是体现医院综合实力和水平的重要标志。加强学科建设是实施科教兴医、科教兴院的重要抓手。近年来，各级医疗主管部门和医疗卫生机构，为了充分调动医护人员的工作积极性，推进医院的医疗、教学、科研全面发展，遴选一批技术特色鲜明、科研教学实力雄厚的学科进行大力支持而形成重点学科。在学科建设过程中，产生的以纸质文件、照片、视频、光盘、实物等为载体的各类有价值的资料共同构成了学科档案。加强学科档案的收集、管理和使用，对于整个学科发展和医院核心竞争力提升有重要意义。

一、医院学科档案的特点

（一）学科建设周期长。建设周期有前期准备、申请、获批、周期评估、长期建设等，短则1～2年，长则4～5年，甚至更长，所以档案材料需不断收集和存储。

（二）材料形式繁复多种。有申报材料、批复材料、建设合同书、计划书，根据学科建设评估内容产生的一系列材料，如：年度计划、年度总结、教学科研成果与奖励、成果转化与应用、新技术新项目、学术活动、人才培养与引进、经费使用、管理制度、会议记录等。

（三）材料来源多样性。众多材料产生于不同的部门与人员。如各管理部门产生的规章制度；统计室产生的业务报表；医务处产生的新技术新项目和成果转化应用材料；科教处产生的教学、科研材料：人事处产生的人才培养材料；财务处产生的经费使用材料；其他部门保管的申请批复与招投标材料等。

（四）载体形式多样性。有照片、图表(业务统计)、电子与纸质文件等。

（五）材料阶段性、长期性。学科建设从申请到批准，时间跨度长。有申报批复阶段材料；有较强的现行价值的合同及评估指标，是学科建设中的指导性文件；有建设中的临床业务指标、科研课题文件、学术活动记录，是学科建设的真实记录；有评估验收阶段材料。

二、医院学科档案管理存在的问题

（一）档案归类不清。由于专职档案员对此项业务工作不够了解，不了解学科建设的周期性与材料产生的特点，把其简单归类为文书档案或科研档案，导致归档材料分散不成套，无法体现学科档案价值，而且还给利用带来不便；同时，上级档案管理机构不了解，没有相应的业务指导。

（二）收集归档不全。制度不健全，归档范围不明确。医院职能部门只重视检查验收，忽略其历史价值；材料分散在各职能部门；重要业务档案未能真实反映：上级验收重点学科时未要求档案部门出具归档证明。

（三）学科内人员档案意识不强。缺乏档案意识是学科建设工作中存在的普遍问题。一是学科负责人不重视，认为档案工作无足轻重；二是学科内人员缺乏主动性，不及时整理归档，更不能有效利用；只重视学科建设过程和结果的显示度，不注重过程中形成的材料归档和结果归档；这些都导致同一份档案多人保管，管理混乱，资源浪费严重。

（四）学科档案管理人员素质有待提高。学科档案管理人员多为兼职，没有经过系统培训，缺乏必要的业务知识，学科档案管理人员多为兼职，没有经过系统培训，缺乏必要的业务知识和业务常识，在学科档案的收集、整理、归档时随意性很强，影响了学科档案的完整性和系统性，使档案的质量无法保证，更不能对学科档案进行进一步的整理和开发，使学科档案不能更好地为学科建设服务。

三、医院学科档案管理内容

（一）组织沿革档案。主要是从学科设立到发展壮大全过程各个方面的汇总，是了解、研究和总结学科发展轨迹的重要参考资料。可采用文字叙述和图列表格两种形式。内容包括学科情况、变更历史、诊疗范围、性质和任务，机构设置、职能变化，学科负责人任免职务及时间，文书工作制度及变化情况。形式有编年法、系列法、阶段法、问题法等。

（二）大事记档案。大事记就是按照时间顺序，简要地记载科室在某一时间所发生的重大事件。可以为本部门的工作总结、工作检查、工作汇报、工作统计和上级机关掌握面上情况提供系统的材料。主要由大事时间和大事记述两部分组成。内容包括医疗、科研成果、技术改造、重点项目的情况，重要学术会议和学术活动，重要政策和规章制度，内部机构设置变化，重大事件，职工奖惩情况，文体教育活动，上级领导机关和业务主管机关视察、调研的主要情况及其应予记述的重要事项。

（三）综合管理档案。综合管理档案是掌握医院和学科情况、研究问题和进行工作时的一种重要工具和证据。可以在了解情况、研究问题、制定计划、指导工作、撰写报告和总结经验时可随时查阅资料。按内容可分为综合性记载和档案参考资料两种。也包括上级有关学科建设工作的文件和通知，医院有关学科建设的规章制度、建设规划、工作计划、总结、统计数据等，上级主管部门组织的重点学科申报、学科评估、检查、验收等产生的文字及图片资料。也包括学科在建设与发展过程中制定或修订的关于医疗、教学、科研活动并需要医务人员遵守的规章制度。

（四）人才培养档案。人才培养档案能够记载科室内学科负责人、普通医务人员基本人员信息、职称、学历学位、岗位分工、科研成果、奖惩情况、专业技术人员业务考核结果及学术梯队变更情况的文字、音像资料。主要包括学科内专家团队情况，人才引进情况，学科带头人和方向带头人聘任及变更情况，学术梯队建设情况，学科内成员职称结构、年龄结构、学历层次、学缘关系、培训、访学情况，学科聘请的客座或讲座教授情况，学科内创新团队建设情况相关的文字、影音资料。

（五）科学研究档案。科学研究档案包括科室人员的科研课题、论文及成果数据质量，即历年科研课题类别、数量，成果奖励等级、数量。包括公开发表的科技论文、论著及实验原始材料等;研究生的毕业论文及相关实验原始资料;国家级、省部级及其院校级科研课题的申请书、任务书及其阶段小结、结题报告等原始记录和数据，以及科研成果资料;协作项目的协议书，技术转让或申请专利的有关证明。

（六）学术交流档案。学术交流档案指能够记载相关课题座谈、讨论、演讲、展示、实验、发表成果过程中，涉及到的学术活动和参加人员情况的文字或音响资料。包括学科主办或承办的国际、国内学术会议情况，学科成员参加的国际、国内学术会议情况，学科内成员赴其他医院访学、讲学情况，与国际、国内其他单位合作情况，邀请同行知名专家、学者讲学等所产生的文字和音像资料。

（七）医疗档案。医疗档案数据包括门诊人次数、住院人次数、疑难手术例数、平均住院日、新技术新项目等相关数据，是学科医疗活动不可或缺的档案资料，包括病案档案和电子病历档案。能反映医疗工作的真实状况，能为医疗工作者或相关人员使用，能反映出医疗信息及工作情况、群众疾病谱等因素，医疗档案数据必须符合精确性、及时性、整体性和简洁性。

（八）财务资产档案。财务档案由医院财务部门提供的学科经费来源、到账通知单、支出情况、年度报表、决算报表等，由审计部门提供的审计报告，学科制定的经费预算和实施方案等。资产档案是学科建设过程中仪器设备和图书资料等固定资产类的购买及管理的相关材料，包括固定资产管理的规章制度、工作计划和总结、相关统计材料和报表等，购置大型仪器设备和大宗图书资料的请示、可行性研究报告、招投标协议书、合同、验收记录以及设备的保修单、出厂合格证、使用说明书等。

四、加强医院学科档案的系统化管理

（一）树立正确的学科档案管理观念。要做好学科档案的管理，首先，上到医院领导，下到负责具体学科建设管理的工作人员，都要认识到学科档案建设的重要性和必要性，提高学科档案管理的意识，只有领导重视，工作人员的档案意识提高了，才能增强学科工作人员在归档时的积极性、主动性和自觉性，使学科档案的收集、整理和归档工作成为学科建设日常工作中的一部分。其次，要对学科内科研人员进行档案知识的普及，使其了解到学科档案的归档范围、归档流程及查阅方法，明确学科内科研人员在归档方面的责任，消除其归档后利用不便的误区思想。

（二）建立健全学科档案管理的组织机构和规章制度。随着学科建设在医院发展中的地位愈加重要，各学科应设立专职学科秘书，负责学科档案管理工作，明确由学科带头人作为第一责任人，学科秘书具体负责档案管理，定期向医院档案馆移交档案。同时进一步加强学科档案管理制度建设，包括文件移交、接收、归档制度，档案管理借阅制度，保密制度等，使学科档案的管理常态化、制度化、规范化。

（三）提高学科档案工作人员综合素质。首先，作为一名学科档案管理人员，要主动加强政治理论知识学习，只有具有较高的政治素质，在工作中才能有较强的责任心，积极主动地做好档案收集、整理和保管工作，同时对涉密档案按要求做好保密工作。其次，医院综合档案管理部门要加强对学科档案管理人员的培训和指导，使其不断加强业务学习，熟悉档案管理的法律法规和业务流程，认真贯彻落实有关档案管理的各项法律法规，按流程归档。再次，学科档案管理人员要具有创新意识，在工作中要在继承的基础上创新，不断拓宽工作和服务领域，把理论与实践相结合，把档案工作真正融入学科建设工作。

（四）加强学科档案的精细化管理。在档案的接收和收集方面，将分散在各学科、科室和个人手中的各种文件材料，集中到档案管理部门统一管理;办理完毕的文件应该在第二年内整理后向档案室归档，遵循材料形成规律和特点加以保管和利用。在档案的整理和分类方面，按政策法规、制度职责、技术标准、质量标准等门类整理、分组卷，包括归档前基本编目和归档后文件分类、排列和编制档案号。在档案的展现与保管方面，档案的展现是根据医院或科室业务需要，按照一定的主题，系统陈列档案材料，展示和介绍有关档案的内容和成分，可以通过参观得到集中系统的材料，起到最广的宣传作用。档案保管指设置安全的库房和硬件设施，采取妥善的措施，具体方法指用专门的档案装具先统一编号按顺序排列，根据国家相关的档案保管规定，达到国家要求。

（五）充分利用现代化管理手段，实现资源共享。学科档案管理的重要任务就是安全保管学科档案，这不是单纯地收集和保管好纸质档案就能实现的，需要通过计算机及网络管理系统，把纸质档案数字化，分类录入到计算机，做好索引，实现永久保存；学科档案管理另一个重要任务是使档案能够得到科学有效利用，促进学科建设工作的开展，这不仅需要数字化，还需要各部门协同合作，建立资源共享系统，实现学科档案资源在全院范围内共享。

五、促进医院学科档案的有效利用

医院学科档案可以运用在营造科室文化、反映科室人员在医疗技术和业务工作能力等工作中，提高科室核心竞争力。科室根据各年度、月份工作量及其他指标的分析对比中找出规律，深入分析统计，提高学科的科研能力和业务能力。同时，也是科室各种历史活动的惟一合法凭证，具有法律和保险凭证作用，保护医务人员合法权益。

医院学科档案信息的运用步骤，首先在对档案信息加工基础上，编制各种检索工具，包括分析利用需求，明确检索范围;确定检索途径，选择检索工具;把握检索方法，提供档案材料。其次是利用档案，包括以档案原件或档案复制品的形式，综合档案内容编写书面材料的形式具体展现。再次是分析档案信息，编制各种参考资料，以专题性的编研成品形式出现，制定编写计划、收集材料和综合编写。

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