文/漳州城市职业学院 倪岩娟

基于心理学视角的高校档案意识研究
——以学院办公室档案工作实务为例

文/漳州城市职业学院 倪岩娟

高校档案管理作为高校行政管理的一项基础性工作，档案意识的发展是衡量高校档案管理水平的重要指标。随着新形势下对档案工作的新要求，人作为行为的主体，必须适时转变档案管理的传统观念，真正内化以人为本的职业意识，以管理者的职业意识影响使用者的利用意识，从微观的心理学层面入手探讨高校档案意识的内涵和问题，从而探索出一条高校档案管理的新思路和新途径。

高校；档案意识；档案管理；心理学

高校档案全面、真实地反映了学校的发展历史，不仅具有凭证、参考和借鉴的作用，而且是校园文化建设的有效载体，具有文化育人的功能。它作为学校管理工作的一项基础性内容，渗透了党群、行政、教学、科研、财务、基建、资产等学校管理的各个层面。近年来高校档案管理出现所谓的“失范”“失位”“失语”等现象，其中，档案意识问题一直受到档案学界的关注。基于档案工作的服务性特点和“以人为本”的档案管理新理念的提出，以人为主体的高校档案意识的发展对于高校档案工作的影响不容忽视。

根据前人研究分析，高校档案工作中存在问题的原因是多方面的，然而不外乎从主观因素看，档案管理者的职业意识薄弱和档案使用者的利用意识不强是重要的内因。如何调动高校档案工作关系内的不同人群的积极参与意识和主动利用意识，提高和培养高校档案意识就显得非常必要。结合高校档案工作实务中遇到的困难和问题，有别于以往对高校档案意识的研究大多从中观或宏观的层面进行分析，笔者尝试从微观的心理层面探讨高校档案意识这一主题中涉及的人的行为和心理过程。

一、高校档案意识概念

（一）档案意识及其内涵。目前大多数学者对档案意识的表述是从哲学对意识的定义衍生出来的，即档案意识被界定为人脑对于档案的主观能动的反映。而在心理学上，意识被界定为人的觉知状态，即对自身、对外界的环境事件以及自己与外界环境事件关系的觉知状态，是心理的过程和属性。心理学认为，意识是一种能力，“这种能力使人们在对经验的背景上，有选择地分析客体和事件，对客观现实进行主动的稳定的认识”，表现为知、情、意三者的统一。因而，档案意识作为意识的一种具体形式，更多表现为档案意识的主体对档案的觉知状态，包含三个层面的含义：即在个人经验的基础上，1.对档案的主观认识，即了解程度和理性追求；2.对档案的情感，即对档案的感受、态度和评价；3.对档案的意志，即对档案价值的评估、利用和预期。三者始终贯穿于整个档案工作过程中，相辅相成。

（二）高校档案意识主体。意识的主体是人，档案意识的主体也是人。档案工作涉及的人包括档案管理人员、现有和潜在的利用档案者。因此，高校档案意识主体应包括：高校档案管理人员（领导决策层、专职或兼职管理员）、学生、教职工及其他校内外有业务联系的组织机构或人员等。微观层面的高校档案意识研究的落脚点应是高校档案涉及人员心理层面的分析与探索。

二、高校档案意识的现状分析

（一）高校档案意识的文献分析。说到对高校档案意识现状的表述，提到最多的关键词是“淡薄”“薄弱”“缺失”“不强”等。笔者在中国知网数据库中，以篇名为字段，以“高校”或“高职院校”或“大学生”与“档案意识”合并精确检索，查找从1 9 9 4年到2015年5月的期刊内文献，篇名涉及“培养、提升、强化、增强、提高、淡薄、薄弱”等词组，直接暗示高校档案意识较低的文章有1 0 3篇。从这一统计数据来看，学界对于高校档案意识现状持较为负面的评价，大多从发现问题-分析原因-提出对策的分析思路，围绕存在的一些管理宏观层面的共性问题展开论述。

对高校内不同人群档案意识的研究也不少，分类大同小异，一般按角色和职业区分进行探讨。谢鹏在《高校群体档案意识探析》中提到：高校中领导群体、部门档案员群体、师生群体三个典型群体对档案及档案工作的认识。这三个群体大致涵盖了高校档案意识的主体。许多对策也是针对不同群体的任务和功利性取向展开论述的。

（二）高校档案意识问题的心理学分析。以我院档案查询服务和档案收集工作为例。近年来毕业生回校查档频次逐年增加，有关基建、资产、财会和校史馆建设等资料是校内查档次数最多的内容。究其心理层面的原因，高校档案意识薄弱和对档案认识不足是主要表现。“轻档”：无论是学生，还是教职工，不知档案做什么用，或者认为档案与我无关之类的想法的大有人在；“缺档”：即不重视个人信息资料的准确填写、保存和归档，或是有档不归、借档不还等情况，造成档案资料的缺漏；“失档”或“弃档”，对档案流转的失察，比如有的学生在毕业后没有意识到档案对其入职的重要性，对个人档案的去向置之不理，真到需要时才问“档案去哪儿？”了。以上这些情况直接导致档案资料的不齐全，常常无档可查，大有档案用时方恨少的懊恼和悔恨，更不用说对查档双方造成的心理挫败感了。

1.高校档案的刻板印象从档案部门的定位和工作性质来看，档案工作与其他党政、教学工作相比，与人有距离感，敬而远之，神秘，与自己无关，好像不是很重要等这些认识，存在于大多数人的意识里。档案部门的隐形人角色和档案工作者的资料保管员角色在高校档案工作持续边缘化的过程中被不断强化，并已一种固定、僵化的形象植入人们的观念中。社会上对于某一类事物产生一种比较固定的概括而笼统的看法，在心理学上被称之为“刻板印象”。这些刻板印象不仅存在于领导、教职工中，甚至是部分专兼职档案员中也不乏存在这样的观念，它们带有明显的主观偏见，影响人对档案工作的社会推理与判断，以对档案工作者的某些职业特性来推测档案的价值与性质，阻碍了人对档案的充分了解和认识，进而影响对其服务性功能做出正确的评价。其不良后果在收集档案的环节中尤为明显，不是懈怠应付，就是归档材料不全或不规范，长远的负面影响则可能造成高校档案部门发展空间的窄化和功能的萎缩，甚至阻碍学校校园文化建设的发展。

2.高校档案的身份认同身份认同从心理学的意义上而言是“关注心灵意义上的认同、归属”，“档案身份认同不仅仅指档案这一客观事物在社会中的价值，还包括从事档案工作的人的职业技能或条件”。就目前高校档案来说，档案因其时滞性在学校事务中的贡献率和利用率很难量化和评估，档案工作者的专业素质不高也是自我身份认同和社会认同无法实现的重要原因之一。这种身份认同感的缺失实际上就是档案及其从业人员对其自身社会角色定位的模糊性和档案与社会的心理相容度不高的表征，从而影响档案从业人员对自我职业价值的肯定和对高校档案工作的归属感和责任心。

三、高校档案意识培养策略

高校档案意识薄弱很大程度“制约了社会潜在档案行为的现实表达”，高校档案意识的培养和提高在一定程度上代表着高校档案工作的进展和学校校园文化建设体系重要一环的构建。从心理层面去探索高校档案意识培养的途径应聚焦于如何改变人们对高校档案的刻板印象，提高档案的社会认同感即“知名度”和档案从业人员的自我价值感。笔者回归到档案意识的内涵，从档案意识的知、情和意三个层面来探讨培养策略。

（一）消除刻板印象，强化正确认识。消除对高校档案意识的刻板印象，关键是变信息的笼统性和模糊性为信息的准确性和清晰性。根据心理学的“接触假说”，只有增加对档案的接触频率、广度和深度，才能达到消除档案刻板印象的目的。这需要在档案宣传和档案服务利用上做文章，在很大程度上取决于档案工作者的主动性，包括行动上的能动性和认识上的积极性。行动上的能动性要求档案工作者走出去，加强档案部门与校内其他部门的交流合作与情感联系，拓宽档案宣传渠道，多种形式宣传普及档案知识，如：把档案教育纳入新生入学教育，建立档案与大学生就业指导的联系机制；认识上的积极性意味着档案工作者要克服心理倦怠，重塑职业形象，提升职业技能水平，改进工作方法，同时对其协调沟通能力、组织能力、创新能力提出了更高的要求，如：空间观念的转变，改变固守档案馆（室）的“守株待兔”，借助档案与其他事务的关联性，依托信息化媒介平台，充分挖掘档案空间的延展性功能。

（二）借鉴态度转变，寻求身份认同。如果说认识是档案意识培养的第一步，寻求认同则是档案意识情感层面的工作。社会态度转变策略能够帮助高校档案实现自我身份认同，它包括宣传说服、行为改变态度、群体规范等。也就是说，以提高服务质量为目标，发动高校所有人成为宣传说服中信息的传递者；秉着服务大众的宗旨，通过展示、讲座、主题活动等吸引公众视线；加强和完善相关高校档案各项工作制度机制建设。这是一个不断强化-教育-再强化-再教育的螺旋式态度转变过程。

认同的更高层次是把档案视为一种需要，而需要是引起动机的内在条件，因此激发了解利用档案的动机水平也是档案态度养成的途径。正如孙立新所说：应挖掘档案的作用和价值研究，使人们了解我们对档案的需要，而不是一味地呼吁社会关心，“只有贡献得越多，索取的底气才会越足。”因此，可以从档案形成过程中蕴涵的记录意识、档案形成后的保存备查意识、档案利用时引申出的证明意识三点去发现档案价值，满足公众的档案需要。这种需要也是档案工作者的需要，因为档案价值的实现也是档案工作者社会价值和情感依托的体现，从而获得马斯洛需要层次论所说的“归属与爱的需要”。

（三）把握价值导向，提升社会意识。档案社会意识是档案从业人员对档案社会价值和档案功能的认识，是档案从业人员的社会责任感和使命感。档案社会意识是基于档案服务性、工具性价值而言的。对内，要建立档案与个人生活、工作息息相关的心理联系；对外，档案要积极参与社会、学校事务，实现档案工作的社会化。档案工作者有责任去推动档案社会价值的实现，开发档案的多元价值,引导社会各方多元开发利用档案 ,从而增强高校作为社会实体的服务导向作用。

四、结语

高校档案工作决不能闭门造车，需要探索一条把高校档案意识发展纳入高校教育管理体系的路径。近年来高校档案管理理念逐渐变“以档为本”为“以人为本”，注重扩宽档案的服务与利用功能，注重提高档案从业人员的职业素养，引导人们用发展的眼光，开放的态度看待高校档案工作。从档案意识的改变入手去进一步拓宽高校档案的生存空间，提升高校档案的价值水平，从而有助于高校校园文化发展，“这些意识与档案的产生、发展关系密切，因档案而得以大大强化进而渗入到整个社会的肌体，是档案输送给社会的精华养分。”

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