档案信息化建设的几点思考

2015-11-26中国兽医药品监察所张欣玉

办公室业务 2015年21期

文/中国兽医药品监察所张欣玉

档案信息化建设的几点思考

文/中国兽医药品监察所张欣玉

本文结合笔者所在单位档案信息化建设的情况，对档案信息化认识提出了个人见解，并当前现状及存在的问题进行了总结，最后结合问题提出了几点个人思考，旨在提高档案管理工作人员对信息化建设的认识，进而更好地推动档案信息化建设，促使档案管理水平、服务质量得到同步提升。

档案；信息化建设；思考

伴随着物联网、互联网等网络应用的快速普及，世界随之进入到了大数据时代，面对复杂多变的数据信息，唯有实时信息化管理，推动档案信息化建设，才能够实现对档案管理水平、管理质量的提升。现将笔者在档案信息化建设中，发现的问题及解决对策总结如下。

一、对档案信息化的认识

在人类快速发展的进程下，社会逐渐从工业时代转变为信息化时代，知识呈现为爆炸式飞跃增长，这使得国际以及国内的竞争，逐渐转变为信息化的争斗，信息成了当前社会进步和企业发展的重要财富。档案管理要与时代发展相适应，更好地服务社会，满足实际需要，实现信息化建设是必经之路。档案信息化建设是社会实现信息化的重要进程，档案信息化建设落后，那么势必会致使社会信息化受到影响，甚至可能对我国社会化现代化宏伟目标的实现造成阻碍。例如，在信息化时代，各个地区都已积极开展电子政务建设，这是国家管理整治体制改革和现代化建设的重要措施，在电子政务建设中，档案信息化可以说起到了至关重要的作用。为此，加强档案信息化建设是社会发展的必然趋势，是提升档案管理水平，提升档案服务质量的关键。

二、当前档案信息化的现状与问题

尽管自2 0 0 7年起，我所就开始实施网上办公系统O A，且运用服务器对收发的文件进行储备，从某层面上来看，我所的档案数字化建设起步相对较早，较好地实现了档案数字化信息整合，同时与纸质档案进行同步保存，形成了良好的“双轨制”。但随着时代的快速发展，我所档案信息化建设问题日益突出，主要表现为人才匮乏、资金不足、设备落后三方面。人才匮乏，由于在以往的档案管理中，我们多以纸质管理和基本的电子系统管理为主，面对着信息化建设，计算机专业知识的匮乏问题随之呈现，尤其是不仅具有较高档案管理能力，同时还具备计算机专业知识的复合型人才。资金不足，在实施档案信息化建设的进程中，需要投入大量的人力、物力和财力，但就当前实际情况来看，我所虽然重视信息化建设，但资金的投入却无法支撑信息化建设的运作。设备落后，为了保证信息化建设，提升档案信息化的安全性，对软硬件设备的要求必然更高，但目前我所的设备非常落后，仍然以以往的老旧设备为主，这为档案信息化建设造成了极大的阻碍。

三、实现档案信息化的措施

（一）提高人才综合素质。对档案信息化意识进行强化，促使全员档案信息化建设认知程度得到有效提升，首先需要对档案室工作人员的相关业务技能和专业知识进行培训，并加大对档案信息化知识的宣传教育力度，例如，定期或者不定期制定与档案信息化相关的宣传页，并将其发放到工作人员的手中，使档案管理人员能够更加深入的了解档案信息化建设，进而促使更多的工作人员均能够共同参与到档案信息化建设中来。除此之外，通过招聘等方式吸纳更多优秀人才进入我所参与档案信息化建设，尤其是具有档案管理工作经验和专业计算机知识综合人才，我们可通过提高福利待遇等方式，吸引他们参与到档案信息化建设中来。

（二）纳入资金计划。档案信息化建设是无法离开软硬件设施建设的，而这些建设又需要大量的资金投入，并且伴随着档案信息化建设的推进，资金的跟进也是保证项目适度超前性和建设连续性的关键。为此，各级领导在重视起档案信息化建设的同时，将资金列入各级财政预算中，通过逐年投入的方式来解决档案信息化的建设问题和运维经费问题。此外，还可通过合作开发、服务外包等方式，实现对档案信息化的创新发展。鼓励各级信息化部门积极开展信息化建设技术攻关，逐级为信息化建设提供相应的科研经费支撑。

（三）政务网上办公系统和档案管理系统相结合。由于档案信息化建设最终目的是服务社会，为此，进一步推动政务网上办公系统和档案管理系统的相互结合是档案管理的重要工作。我们可以在以往档案信息系统与办公软件O A的基础，推行深度、广度和无纸化办公，若单独的建立档案信息化系统，势必会导致建设成本增高，并且耗时往往更长，为此，我们在档案信息化建设中，为了节省成本，可借助办公软件O A共享系统平台，通过信息资源共享来实现对档案信息化的建设。此外，我们应当加强机密信息的保护，通过算法加密的方式，对机密信息设置使用权限，控制机密信息接触者的数量，以此来实现对档案管理安全性的保障。