文/山东省枣庄市爱国卫生运动办公室 袁晓红；山东省枣庄市妇幼保健院 商枣河

单位业务档案的信息化管理探究

文/山东省枣庄市爱国卫生运动办公室 袁晓红；山东省枣庄市妇幼保健院 商枣河

档案信息化管理是信息时代的必然要求，是档案事业实现规范、有序、专业发展的必要途径，所以，对于档案信息化管理来说，全面克服档案管理的无序、材料存储混乱、信息不完整等不良现象，探讨最有效的组织管理模式是成功的关键。

单位业务；档案；信息化；管理

一、单位业务档案信息化管理现状

档案信息化管理相对于传统的档案管理有着重要的优越性和实效性，其信息载体从档案实体材料升级为数字化资源，并实现为单位、社会服务。单位业务的信息化管理，就是要把档案工作化繁为简，整虚治乱，特别重视信息资源的实体材料的真实和完整性，包括各类会计档案、照片档案、基建档案、设备档案、文书档案等，全面监控各类档案的审核与备案。事业单位的档案信息化管理进程推动了单位的档案事业向智能化、自动化、技术化不断升级和迈进。

当前，单位业务的档案信息化的推进，使得各单位、部门基本建立了档案存储目录数据库，大大提高了档案的查找和信息共享的速度和效率，同时，避免了对实体档案的大量寻找和翻查，很好地保护了档案原件的完整性。但是，当前事业单位的业务档案信息化管理过程中仍然存在很多的不足与缺陷。首先，尚存某些事业单位因为单位的贮存介质资源的不允许和限制仍不实行内部的电子档案管理，加之数字化管理对设备的规格要求也非常高，这是单位进行档案信息化管理事业受阻的重要客观原因之一；其次，信息管理软件等级低，局限多。很多的事业单位倡导无纸化办公，引入了O A等信息平台承载单位内部各种业务信息，但该类平台受档案类型限制较多，兼容性较差。同时，该类平台的设计和研发过程缺乏档案管理人员的参加配合，而软件开发公司则因为缺乏对事业单位内部特征的了解使得开发出的软件比较大众化和简单化，不能有针对性地结合各单位的自身实际情况和需求，信息共享程度差。加之黑客、病毒的肆意横行使得平台的维护和信息保护管理面临技术水平的挑战；最后，在档案信息化进程中，数字化和电子化资源的管理不完善，信息的存贮路径不统一，使得有些员工在共享好资源时贮存在本机，资源的利用价值大大降低。

二、完善单位业务档案信息化管理的有效途径

（一）加大对单位业务档案信息化管理的投入。首先，事业单位要有足够的经费在经费输入，购置业务档案文书材料存储设备，对于不同种类的档案比如设备仪器档案、科学档案等要专门归档专位贮存，同时要建立档案的目录检索和多媒体数据库，便于快速定位和查阅所需档案资料；其次，对于实体档案的收集和保存要确定完整，注意清理和维护，保存、摆放要科学、合理，规范实物销毁年限和重要档案坚持特殊保管原则。最后，购置需要的档案信息化设备，比如计算机、光盘刻录机、打印机等，不同类型的设备对应档案管理工作的各个环节，不可忽视。同时，要注意突发事故对信息化资源的损毁，应建立一定的应对机制。

（二）组建专业团队，科学、准确转化档案材料的数字化信息。

档案管理越来越受到企事业单位的重视，比如很多高校的档案管理人员门槛逐渐提高，不仅是专业对口，技能过硬，学历要求也严格，足以说明档案管理并不是简单地对档案摆放、整理的苦力活，特别是信息化管理的需要的人才又更加全面，所以对于从事档案管理的人员，必须具备全面的知识完成日常的档案归档，同时也要有能力去提高档案的管理效率。而在档案实体转变为数字化信息的过程中，要求档案管理者有着专业的技能去实现实体到数字信息的升级，结合内部单位购置的信息平台，以合理、精简、科学、准确的方式来完成各类标签的设置和信息的简化等，并实现与信息平台的对接，为单位员工提供服务。

（三）引入档案管理软件，规范电子文档的分类管理。档案的信息化要求通过信息平台来存储档案数字化信息，所以对于如何高效管理这类信息以便查阅和保证信息的安全、真实、完整是信息化进程的重要任务。首先，根据单位的实际需求，购买和使用符合有针对性的高效、高质、简单、实用的档案管理软件，比如易度档案管理系统，该系统是由广州润普网络科技有限公司专门为档案管理设计开发的软件系统，对于档案的集中管理非常便利与安全。同时，规范电子文档的管理，从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。最后，专人负责电子文档的日常检查和管理。设定每一位职工使用电子文档的权限，不能擅自更改和破坏，专人专岗负责对电子文档的日常检查和维护工作，对于一些重要的有价值的电子材料应该多种途径备份，比如纸质抄录等。

总之，单位的档案信息化工事作为内部档案事业规范、专业、有序转型的必经途径，能够有效地加快档案管理、降低管理成本、提升档案信息使用价值。事业单位的业务档案管理信息化进程困难重重，任重道远，需要单位所有员工的高度重视和全力配合才能创造良好的环境，需要档案管理团队恪守尽职，爱岗敬业，方能有效推进单位的业务档案信息化建设。