事业单位档案信息化管理的有效途径

2015-11-26河北省岗南水库管理局王丽涛

办公室业务 2015年21期

文/河北省岗南水库管理局王丽涛

事业单位档案信息化管理的有效途径

文/河北省岗南水库管理局王丽涛

社会随着发展脚步的加快，已经渐渐走进信息技术的时代，在事业单位中开展的档案管理工作也受到信息技术的影响，在工作水平及质量方面有了明显的提高。而事业单位中的档案管理工作在未来也必定要走向信息化的管理模式，信息化的管理不仅能让管理工作在质量上得到提高，同时也能让管理工作更加的科学化及规范化。

事业单位；档案信息化管理；有效途径

档案管理工作中承载了非常多的重要信息，因此很多的机构对其也是相当重视。随着信息化时代的到来，事业单位中的档案工作也从传统的管理方式渐渐转变为信息化模式，同时，这种模式的转变也给档案管理的工作增添了挑战。面对挑战，必须要以正确的心态去迎接它，让档案工作更完善，走向真正的信息化档案管理。

一、事业单位中档案信息化管理存在的优势

事业单位如果不能跟上时代的发展，面对将是未来的落后。社会可以说是由很多的整体及个体组成的，事业单位就是其中的一个整体。事业单位如果想要打破上层界限，就要有效的利用信息化的设备，并在原本的基础上有所创新及改革。管理信息化其实就是把信息存放在一个不占物资、体积的空间中。在事业单位中有很多的规章制度，且存在着规律性，档案管理信息化其实也就是这些规律的产物。事业单位中的档案管理只有朝着信息化的目标前进，才能在未来有更好的发展，对信息化的档案管理方式要进行不断的改革才能让其得到完善。在目前的时代中，电子产品无处不在，可是关键的问题是应该怎样去有效的利用它。我们必须敢于创新、发现、使用，让现代化的设备充分的发挥出其价值。就目前而言，基本所有的事业单位都已经开启了档案信息化管理模式，这样的一个工作进步从个人到整体都是跨越式的进步。通过档案信息化管理建设，可以成为推动经济发展的加速器，并且还能够确保事业单位档案管理工作更加稳定、安全的开展。

二、事业单位中如何实现信息化档案管理

（一）为档案信息建设网站。在事业单位中建立起档案网站，在网络中建设信息站点，其实这也是档案信息以网页的方式来进行信息提供及服务。档案管理实现信息化的管理最主要的目的其实是为了实现网上的在线查找及咨询，提供更直接的信息服务，实现及时归档，将原本的档案管理方式转变，更好的实现信息化管理方式。

在建设的档案信息化管理时，首先应该把档案管理的相关体系添加到事业单位的整体管理系统里，真正实现管理的系统化。然后，将事业单位中不同部门的相关信息进行整合，形成统筹考虑及资源共享等，体现出综合管理体系的最大效益。档案管理怎样才能实现网络化，那么档案管理体系中的开发及换代功能一定要进行不断的完善。网络管理的自身条件要不断完善，增强网络中的检索功能，把计算机特有的优势更好的发挥出来，给用户一个优质、高效的网络服务。网络设备一定要标准化，产品选择时一定要严格按照国内外的标准，让产品能得到及时、有效的更新，防止重新开发的情况发生。

(二)事业单位中的信息化档案管理要不断强化。事业单位在进行信息化档案管理的强化工作时，要以增强管理者的综合素质为首要任务，管理者要提高自身的工作意识，计算机技术要积极主动的进行学习，对操作的方式及方法要熟练掌握。事业单位要经常开展管理者培训活动，评估工作要有效开展，对工作上有进步的员工给予奖励，以优胜劣汰的方式促进员工的工作积极性，让档案管理者的工作意识得到增强。只有高素质的档案管理者才能把信息化的档案管理真正的落实到实处，将信息化的管理方式进行深入研究及探索，让信息化的管理体系得到进一步完善。

（三）事业单位中的相关档案信息资源要扩充，基础设备的建设要加快。为了档案的信息化资源得到丰富，档案信息化的管理至关重要。档案信息化管理模式中，从业者可以多利用网络特有的优势，利用搜索引擎进行档案资源信息的整理及收集，对档案信息进行不断的更新及完善，让资源充分发挥出共享性和及时性的作用。事业单位中建设管理信息化设备的脚步要加快，在信息化的管理模式中，计算机是最基本的条件，所增添的工作设备必须质量良好，有长久的使用寿命，避免档案信息出现丢失及损坏的情况。在设备的维护及购买方面，事业单位在投资上要加大其力度，采购设备时要以大存储量的设备为首。为了更好的保护计算机不受影响，防毒软件一定要是专业的，硬盘的性能必须要强大，以保证档案资源不受影响，让信息化的档案管理工作得到进一步完善。

（四）单位信息化档案管理中建设及使用搜索引擎。在进行信息化的档案管理时可以多使用搜索引擎，方便查找档案资源。计算机里边本身就自带搜索引擎，输入了相关的关键字以后可以搜索到所需的资料，不仅节省了时间，还能更好的完成工作。事业单位中在进行信息化的档案管理工作时，可以把计算机中自带的搜索功能合理的运用到其中，将内部的信息建立起搜索引擎，方便从业者进行管理工作，也方便领导了解有关信息，让信息化的档案管理得到进一步实现，让信息化管理特有的作用得到充分发挥，让档案管理工作在效率及质量上都得到提高。