文/山东大学第二医院 侯雯

档案管理中电子信息化管理模式的应用研究

文/山东大学第二医院 侯雯

档案管理是企业管理中的重要构成部分，目前，我国的信息化发展水平以及科学技术都在飞速发展，相应的电子信息技术也进步飞快，且已在各个领域被广泛地应用。电子信息技术应用于企业的档案管理中，更加方便了企业对于档案的管理。电子信息化管理模式的应用，改变了以往纸质版档案的弊端，其是利用磁盘将文字资料以电子图纸、文书、报表的方式储存，更加方便了管理与查看。本文将具体阐述电子信息化管理在档案管理中的优势以及具体作用，希望为以后的研究提供参考以及借鉴。

档案管理；电子信息化；管理模式

电子信息化管理模式就是管理信息化的电子文件，虽然不具备传统纸质文件的直接可读性，而是需要借助例如计算机一类的设备才能够阅读使用，但是相比于纸质文件而言，其的处理与传递的速度效率却略胜一筹，而且还可以实现实时共享，并且不会受到空间的限制，保存时不需要像纸质文件一样有专门的大面积的空间，但是对温湿度以及电磁干扰的要求较严格，总结来说，就是一种较便利的储存文件的方式。

一、档案管理的发展进步

目前信息技术等行业的不断发展进步，一些能够应用于企业办公的软件逐渐被研发出来，例如，Microsoft Office软件已经广泛应用于办公中，促使了企业对于档案管理方面进行了变革，电子信息化管理模式成了企业档案管理中的主要方式。

现代化企业管理中，计算机应用于档案管理中，可以生成、签发、归档、存储以及检索档案，将传统纸质版形式的存在转变为机读形式的存在，是一项重大的变革。在对信息进行应用时，就可以在档案信息的系统中检索，以找到自己需要的信息，保证检索信息的真实、规范性。

相比传统的档案管理，电子信息化管理模式改变了其原有模式下管理分散且封闭的弊端，传统的档案管理方式虽然在一定时期发挥了其的作用，但是随着现代化的发展，已经无法满足公司日益发展的需要。所以，就需要保留原有管理模式优势，在此基础上积极改进、更新，以建立适合于企业发展的电子信息化管理模式，以使档案管理的质量和效率得到提高。

二、电子信息化管理模式下档案管理的优势

电子信息化模式下的档案管理改变了传统的记录模式，将文字、声像等信息通过计算机数字编码进行处理，进而变成数字记录形式的电子文件，具有快捷且可更改、可共享以及储存方便的优点。实现了档案管理的自动化、信息化以及智能化。电子信息化模式下的档案管理具有许多优势：

（一）可以共享档案管理与办公自动化系统的资源。将办公自动化的系统与档案管理中的系统对接，使资源得到共享，信息实现一体化，实现档案的归档以及利用同步进行。

（二）检索档案可以更加快速和精确。在传统的档案管理中，档案的检索需经过管理人员人工查找，不仅花费时间较多，且效率不高，而且会出现误差，但是将电子信息技术应用于档案的管理中，利用其高效、精确的特点，优化档案管理模式，在具体使用时可以进行模糊查找以及精确查找等多种查找方式，使查找更加方便、快捷，同时也加快了管理人员的工作效率。

（三）使档案的时效性得到保障。改变了传统的档案加工流程繁琐且时间较长的缺点，使档案管理人员的工作得到减轻。

（四）使档案的管理效率得到提高。使档案的生产到利用都实现了自动化管理，管理流程得到了优化。

所以说在社会信息化快速发展的前提下，利用电子信息化管理模式来管理档案是必然趋势，但是目前来看，在一些企业中，档案的开发以及利用方面还有严重的不足有待改进，还需做好电子信息化的管理以充实档案资源的管理。

三、电子信息化档案管理的具体任务

档案管理一般都包括以下内容：

（一）收集。借助计算机存储载体收集并储存电子档案，再利用计算机将收集的电子档案汇总并形成数据库。

（二）整理。将收集的电子档案使用编号方式进行整理，并应用计算机进行整理，使电子档案的排列具有逻辑性，并且可以制作目录以方便查看。

（三）鉴定。利用计算机鉴定电子档案的可存取性、生成条件以及安全性，具体表现在鉴定软件的环境、是否存在病毒威胁、是否可读、以及介质状况等，在鉴定环节的难度比较大，需要工作人员加大重视力度。

（四）保管。对电子档案的保管条件应依据介质的不同而不同，一般对于装具的选择方面需严格控制，需选择防磁、防光、防尘、防有害气体，且需控制好温湿度环境。对于介质相同的电子档案应该制定相关的管理规范。

（五）统计。需依靠计算机的自动统计功能来管理档案，从而减轻工作人员的工作量，并使效率以及准确性得到保障。

（六）利用。完善档案网络化检索以及阅读模式。

（七）编目。一般通过计算机或者网络进行异地编目，将所有档案工作者的力量集中起来，以使编目的质量以及效率得到保障，从而促进行业交流。

（八）保密。虽然电子版的档案较传统的档案有较多优势，但是也存在容易泄露的弊端，所以做好档案的存储以及传输的保密工作尤为重要。一般需重点注意黑客的侵入导致数据的篡改以及窃取。所以，对档案需分级保存或者设置使用者的服务权限等方式进行保护。

四、结语

综合以上分析，社会经济以及信息技术的发展促进了档案管理工作的进步，同时，也对档案的管理工作有了更高层次的要求，现代化企业管理中，使用电子信息化的管理模式是档案管理的必然趋势。档案的管理人员也应顺应发展趋势，将成熟且先进的管理经验运用到实际工作中，以使自身的专业水平得到提升，以使档案的电子信息化管理工作更加的完善，为企业的发展壮大做出一定贡献。

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