文/安徽大学档案馆 理文 顾伟

“学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的全部文件材料”讲的就是高校的教学档案。高校教学档案主要包括教学管理活动中产生的综合管理性材料、招生管理材料、教学计划及课程教学实践文件材料、学籍管理材料、学生奖惩材料、学科与实验室建设相关文件材料、自编教材、毕业生学位文件材料等。以安徽大学档案馆为例，这些档案的查询利用约占我馆日常查询利用档案的80%以上。因此，高校教学档案作为高校档案中数量最大、查询利用最多的一类档案，教学档案的信息化水平直接影响高校档案馆（室）档案查询利用效率和档案信息服务水平，它的信息化程度既决定了高校档案馆（室）的信息化程度，同时也是高校综合管理水平的重要体现。

根据教学档案管理工作实践情况，笔者认为在高校教学档案管理信息化建设中，应注重以下几个方面：

一、明确高校教学档案信息化建设的内容

高校教学档案信息化是指以高效教学档案信息资源建设为主体内容，将先进的管理理念和现代信息技术结合起来，实现教学档案信息资源社会效益最大化的过程。从这个概念我们可以得出，实现高校教学档案信息化，其中，教学档案信息资源建设是核心，社会化、现代化、网络化的档案服务是实现教学档案信息资源社会效益最大化的途径。

（一）高校教学档案的信息化资源建设。高校教学档案信息资源是“指存贮于不同介质、处于不同阶段的数字档案信息，包括在线和脱机的电子文件和数字档案。”在此项工作的建设中，许多高校实现了教学档案目录数据库的建设，但是大部分并没有建立目录、全文的一体化的档案部门，不能在计算机网络上传输档案的信息资源，因此难以共享教学的资源共享和提供档案利用服务。因此，在教学档案信息化过程中，应把资源建设的重点放在教学档案数字化与教学电子档案的收集上，实现教学档案“目录与全文一体化”，其中，最重要的是对利用率高的招生工作材料、学籍管理材料、学生奖惩材料和毕业生材料及学位材料的资源建设。

（二）如果拥有现代化的信息技术与设备，就能够推动高校的信息化进度。其实现代化的信息技术与设备是建立在现代信息技术的物质条件上，比如数据的处理、信息的储藏、网络通讯等等技术手段。现代化设备和信息技术是高校教学档案信息化管理的物质基础。一方面，专业化、规范化的档案管理软件与信息化、数字化处理设施与设备是高校教学档案信息化建设的必要条件；另一方面，现代化的信息技术与设备也是实现教学档案信息化的目的，处理与实现教学档案信息服务的传输工具。

（三）社会化、现代化、网络化的高校教学档案服务。教学档案信息化建设的目的是实现教学档案信息资源社会效益最大化。随着人们档案意识的增强及档案效益的显现，高校教学档案利用呈现出社会化、现代化、网络化现象：对于利用的对象，社会公众与学校的师生对于教学档案的需要迫在眉睫；对于利用的方式方法，不断开放的教学档案与不断增多的电子档案，造成教学的档案必须要突破时空界限，采用电话、传真、电子邮件、网上自助查询等多种服务方式，真正实现教学档案信息资源的共享。

二、标准化的档案管理软件是高校教学档案信息化的基础和支撑

目前，市场上的一些软件在某些功能设置的方面有一定的缺陷，特别是教学档案管理的一些软件。教学档案管理的一些软件本身自带的功能有限，并且大家很少使用其次要的功能，使用方法繁琐等问题，以上出现的这些问题在教学档案的信息化建设中带来了很多困难。所以，建设教学档案的信息化最基础的就是建立健全一套标准化、实用的档案管理的软件。这一类软件必须具备一下这些条件：

（一）活性的软件数据库管理系统。整理、收集、分析对教学所涉及的数据信息，都是由教学档案管理的软件进行。同时这也体现出了数据库的重要性，数据库是教学档案信息化的前提与基础。并且，教学档案软件的搜索与分析，也必须要有强大的数据库，以供索引时的需要。来实现教学档案目录和全文的管理。由于不同类别的教学档案需要著录的数据项目不同，只有数据库管理系统具有一定的灵活性与扩展性，亦能够收集到足够的档案信息资源，从而满足不断更新进步的教学需要，达到教学档案信息数据的广泛收集，这也是高教的教学档案信息化建设的必备条件。

（二）档案的软件要使教学的文件与档案的管理实现一体化。实现管理的一体化是以文件生命周期理论为基础，对教学类电子档案进行前端控制与全程控制，实现办公自动化环境下的文件与档案一体化管理，也就是实现从教学类的最小级别文件到整理成教学的电子档案信息的所有的步骤与过程。

详细地说，高校档案的管理软件上面设置的接口，要有效地的教学相关的其他部门紧密衔接好，这样方便实现一体化的模式。由计算机形成或者由计算机辅助软件的整理好的教学类的电子文件，经过网络的传输归纳到系统的数据库中，经过专职工作人员接收后进行整理与分析，然后归纳整理到数据库中。使用这一个现代信息化的设备，使教学的电子文件及时、有效、安全的管理收集到数据库中，当然也是教学的相关部门整理档案比较容易，提高了工作的效率，同时也会避免很多不必要的小错误；此外，高校的档案管理部门也能通过高校办公自动化系统随时了解教务处等相关部门的教学档案的管理活动，并且给予及时的指导与调整，这样工作会做得更加有效、迅速。

（三）软件应衔接高校教学综合类管理系统，实现教学自动化的档案业务。档案的统计、坚定、损毁、编审、分析等等档案基本的业务工作，都要要求专职工作人员的不断跟踪统计与分析，以便于领导做出决策时提供所需的要求与条件。这一种教学档案管理的软件，可以方便工作人员随时进行统计档案数据和打印数据表格，实现教学档案业务办公自动化，实现网上办公和信息共享，这样，教学档案管理人员能够从繁琐的事务中节省出时间和精力，从事更多的业务学习和创新。

三、高校教学档案信息化的重点是教学类电子档案的管理

目前许多高校档案馆（室）把教学档案信息化的重点要放到了纸质档案数字化上，这在很大程度上提高了档案利用效率，保护了纸质档案的安全。但是把教学档案信息化几乎等同于对教学纸质档案数字化是片面的，忽视了对教学电子档案的及时收集归档，就容易使有保存价值的教学电子文件丢失或失真，造成大量的重复劳动(扫描、翻拍)。

加强对教学类电子档案的管理，一方面要以运用前端控制理念，把教学类电子档案资源建设作为基础工作，另一方面要以教学电子档案标准、制度的建立提供保障条件。

(一)对教学的电子文件与管理的档案加强力度，需要运用高端的控制理念。教学类电子文件主要是由高校教务管理系统产生、运转和处理，因此，在教务管理信息系统设计的初始阶段，就应该把教学类电子文件需要的管理要求完全表现于相关联的系统设计过程中，例如电子签名与印章的加盖、优先设计电子文件的数据等等功能；另一种情况是，在开展教学档案信息化建设之前，学校教务管理信息系统已经设计完成或已经投入使用，那么应当在学校档案管理软件中预留出接口，及时把高校档案管理信息系统与高校教务处、各院系等相关教学部门的计算机管理信息系统对接起来，将高校教务部门管理系统中应归档的数据和电子文件完整、高效的归入高校档案管理系统中，以保证教学类电子文件的及时、完整归档。

（二）及时制定出高校教学档案制度与规范。高校档案部门应加快建立教学电子档案的归档的制定，使教学类的电子文件总结到学校的教务处等相关部门进行整理与归纳，并且相关部门的工作人员要做到定期检查与考核收到的电子文件，并将教学电子文件归档情况列入本部门及部门领导的年度考核指标中。

四、高校教学档案信息化建设人才是关键

随着现代信息技术在高校教学档案管理工作中的运用，档案管理工作的新理念和管理模式的不断提出，使得高校教学档案工作的管理环境也发生了较大变化，高校教学档案工作人员知识结构、业务技能和服务模式，已不能满足现代档案管理和利用需求。因此，在教学档案信息化管理进程中，档案队伍迫切需要充实教学档案专业人才队伍，保证和推进高校档案事业的发展。

（一）教学档案管理人员要具有良好的职业道德素养和较强的服务意识。教学档案内容对于学校本身来说涉及教学检查、评估和优秀教学质量评奖等方面，对于学生来说涉及从入学以来的各种登记表、成绩、毕业学位、奖惩记录等，这些材料的保存是否完整、齐全关系到学校、教师和学生的荣誉和声誉；教学档案的利用方面涉及毕业生就业，这直接关系到档案利用者切身利益。因此，教学档案工作人员必须具有高度的责任感和服务意识。

（二）加快培养教学档案信息化管理人才，建设一支具有良好的信息素养和运用信息技术的技能的队伍。2002年国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中专门强调了对档案工作专职人员的教育，要跟进各级档案部门领导的学习力度，深刻理解教学的重点知识，例如与档案信息化建设紧密相连的计算机知识、数字化信息技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等。

教学档案管理信息化建设，一方面需要信息化管理人才完成信息处理、信息分析、数据库维护、计算机软硬件管理、网络环境维护、提供信息服务等一系列日常工作；另一方面，随着信息技术的快速发展，高校教学档案信息化管理中还会出现新问题、新技术，需要我们的教学档案管理人员去应对。

（三）教学档案管理人员要具备档案信息化管理理念和部门协作的精神。首先，树立档案信息化管理理念是做好高校教学档案管理的关键性因素。高校教学档案管理者要不断增强创新意识，改变传统落后的思想观念和服务模式，其次，教学档案信息化建设绝非一人之力所能完成，也并非高校档案馆（室）一个部门可以独立完成的，它需要的是各高校教学档案管理部门之间、高校教学档案管理部门与高校内部各部门之间、各高校之间协作，进行教学档案信息化建设的沟通交流与资源共享，才能真正地实现高校教学档案信息化管理。

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