文/济南大学档案馆 刘海凤 关玲 吕文华

数码摄影、数字存储技术的普及和快速发展，使照片档案的整理方法发生了很大的变化。必须更新知识结构，创新照片档案整理的程序、方法和手段，对收集起来的照片进行科学的筛选、分类和存储。下面我们谈谈自己的体会，供大家参考。

一、对整理者素质的基本要求

1.高校照片档案属于纪实摄影图片的范畴，整理者应具有较高的政治思想觉悟和事业心、强烈的社会责任感和使命感，并以遵循公平正义和善良为准则，

2.作为整理者，应具有一定的文化和艺术修养、对照片中所显示的事务和视觉形象有敏锐的洞察力。其中文化和艺术修养包括：文学、色彩学、绘画、摄影技术等基本功底。

二、照片整理的基本原则

遵循照片自身的规律和特性，在坚持择优汰劣、慎重剔除的原则下，形成一套适合照片档案筛选和整理的方法。

1.数码照片在拍摄时没有储存压力，摄像者又寄希望于百里挑一，因此，形成了大量的照片堆积，致使利用率大大降低。采用先筛选数码图像后冲洗照片的程序，不仅能够避免重复整理，还能防止造成人、财、物的浪费。

2.照片整理中的一项重要工作就是照片的筛选，筛选的基本标准一般是构图、曝光与清晰度。时间了然，地点清楚。但是，一张照片的价值不能仅用美学的观点去衡量，重要的是要具有一定的社会意义和历史文献价值的，是对教职工参与学校及社会工作和活动的真实的记录。有些照片主题明确，内容丰富，具有重要的历史考证和使用价值，虽然拍摄效果较差，也应该保存。有的照片有很高的观赏价值，内容也贴近事件和活动的主题，可以选择具有代表性的予以保存。以上两种情况应当选择本组照片中的精品和清晰度高的照片和底片整理存档。

3.首先鉴别数码图像（底片）、照片的内容是否真实和突出主题，是否准确的记录了学校建设和教育事业的发展，真实反映了人与人，人与自然，人与工作的关系和某一人物、事件和活动。其次再鉴别是不是原版的数码图像（底片），如果既不是原版数码图像（底片），又不能反映具体事件和活动主题内容，应果断剔除。在数码图像（底片）鉴别完后，针对照片的筛选结果，重新对数码图像进行编辑，并依据编辑好的数码图像，冲洗照片。

4.对收集来的零散照片和底片，应注意检查照片和底片是否有划痕、粘连变质、发黄褪色、折叠变形等情况。对损坏较轻，可以修复或复制的，应当及时修复和复制。并留存数码图像。对损坏严重，没有保存价值的照片和底片，应在相关领导同意及监督下剔除或销毁。

照片档案的筛选和整理是一项专业性较强的工作，因此要求整理者不仅要有较强的责任心，还要有一定的专业知识。在整理过程中，任何人都无权私自销毁任何一张归档照片。

三、照片整理过程中的分类与编目

1.首先结合本校各项工作的性质和特点，通过照片所反映某类事件和活动的整体内容和活动之间的有机联系。进行实体分类。就是根据每张照片的主题，针对有密切联系和相同内容的照片，把内容相近的几组照片组合在一起的过程。采用照片档案实体分类的方法，可以保持照片档案在形成过程中的相互联系，体现照片档案记载的活动内容的整体性。有利于以后查考和利用。

高校照片档案采用“年代一问题“分类法比较合适，根据高校的工作性质和特点可采用两种分类的方法，第一种分类方法是将照片档案分成七大类，即综合类、教学类、基建类、人物类、外事活动类、科研产品类、文体卫生类。第二种分类方法是将照片档案简单分为两大类，分别为党政综合类和教学管理类。第一种分类方法的优点是：分类精细，同一类别内照片档案的内容相近关联度较高。缺点是整理筛选及档号编制复杂，工作量较大。第二种分类方法的优点是：分类集中，整理筛选及档号编制比较简单，工作量较小。建议在高校照片档案整理过程中固定采用第二种分类方法，严禁交替采用两种方法。

2.数码实体（底片）的分类方法与实体照片分类的方法一致。将数码图像（底片）按照实体照片的分类原则，与实体照片对应编号，底片装入纸袋后在封口处标注档案号或编号再归档保存。将已筛选编辑完成的数码图像（底片）与实体照片对应标注档案号或编号后，将其刻成光盘或存入其他数字存储器中保存。

3.将筛选整理好的照片、数码图像（底片）分类完成后，可再按问题划分成一个个保管单元，每个保管单元和保管单元中的照片和数码图像（底片），应按其形成时间或过程的先后顺序，结合其内容的重要程度排列。每张实体照片和数码图像（底片）都必须有一个按顺序排列的档案号。在一个大类中，只按保管单元和保管单元中照片的形成时间一个顺序在编制档号及目录，在编制档号及目录过程中再给每个保管单元编写一个概括的标题或编号，并按顺序确定其所在的全宗及目录号。

照片档案的分类编目格式与文书档案分类编目格式基本相同，即由全宗号-年度-分类号-档案号组成，实体照片与数码图像（底片）的档号必须一致，其区别在于代表声像档案的S X采用大小写方法予以区分，即实体照片档号采用大写S X，数码图像（底片）档号采用小写s x。目录编制完成后，用铅笔或碳素笔在实体照片背面右下角、传统底片的封口处和数码图像下方标注档号。这样才能达到规范管理、合理有效的编制各种检索工具，提高查全率和利用率的目的。