新形势下电力企业档案管理如何与时俱进

2015-11-26国网湖南省电力公司怀化市洪江区供电分公司蒋群湖南省怀化市洪江区史志档案局李超

办公室业务 2015年21期

文/国网湖南省电力公司怀化市洪江区供电分公司蒋群；湖南省怀化市洪江区史志档案局李超

一、电力企业档案管理的现状

从2006年起，档案工作开始实施规范化管理。经过几年的努力，基本实现档案数字化管理，使得电子信息档案和实物档案保持一致，有效提高了企业工作绩效。如今电力企业的文书、科技、财务、声像、荣誉等五类档案已全部达到规范化管理标准,而且，随着电力企业的不断壮大以及对档案管理的需求增加，档案库房面积也越来越大。但是，目前很多的电力企业在档案管理工作上都还存在或大或小的问题，阻碍了其发展的步伐。首先，如今的档案管理工作越来越信息化，而电力企业高层仍然没有完全认识到企业档案管理工作的重要性。在整理档案的过程中，由于对档案管理工作的投入很低，导致档案管理手段无法得到质的提升。档案管理设施不全，使得档案没有真正发挥其作用，查阅档案的效率依旧很低。而且，档案的丢失概率还是比较大，如今很多档案都不健全。其次，电力企业的档案管理人员大多没有专业的档案管理工作的经验，责任心不强，工作态度散漫。这都给操作的过程带来了了很多的问题，使部分的档案不能及时地操作整编。档案信息化管理需要计算机操作能力较强的人，而部分电力企业的档案管理人员都是年龄较大的人，不具备过硬的计算机操作能力。由于专业素养的缺失，从档案的收集、分类、整理到存放都存在着难以规范的地方。最后，电力企业的档案利用制度不够完善。档案是一个企业在不断发展的过程中产生的一笔财富，然而，由于受现有环境及客观条件的限制，档案对很多人来说就像是储物间里那些被遗忘的东西一样，更别说对它的充分利用。电力企业需要对档案进行研究，探索一条符合现代化发展的道路来引导企业前进。一个企业的档案何其珍贵，所以，档案管理工作也包括制定相关的档案查阅制度，保证档案的保密性和完整性。

二、做好电力企业档案管理的意义

档案管理作为电力企业管理工作中不可缺少的组成部分，是企业发展的过程中不能够被忽略的一环，为电力企业在市场竞争中占取有利位置提供了保障。发挥档案管理工作的职能作用，是提高电力企业竞争力的基础。档案是电力企业的成长历史，记录了企业发展过程中的点点滴滴。通过查阅档案，管理者者可以找到企业创建的初心，使企业的发展不偏离正轨。在遇到困难时，也可以在这些档案中找到解决办法。好记性不如烂笔头，很多人无法记录下来的数据都可以从档案中找到，从而帮助企业在开展业务时进行数据分析和比照，做出正确的抉择。做好档案管理是确保电力企业信息安全的一个重要方面，我们都明白，档案中往往涉及到了一个企业的商业机密，所以稍有差池，都可能给企业带来巨大的损失。而且，档案不仅记载了企业自身的成长历程，也记录了进入电力企业的每一位员工的成长故事，是一个人值得拥护一生的回忆。可以这么说，做好电力企业的档案管理工作，就是为企业建立起了一个包含整个企业从其建筑到业务到员工的数据库，就是企业的一个最重要的资料库。只有做好档案管理工作，电力企业的工作效率才能从本质上提高，才能使企业的信息安全得到保障，使企业文化得到传扬。档案也就像是一面镜子一样，帮助企业不断的地反思，鞭策着它不断前行，使企业和企业中的人都找到归属感。

三、电力企业档案管理与时俱进的策略

新的形势，赋予了电力企业档案管理新的使命和要求。电力企业要想不被时代抛弃，那么其档案管理工作也必须能够保持与时俱进。通过分析电力企业档案管理工作中存在的不足之处，本文从以下几方面提出了改进策略。

首先，从思想上抓起，改变电力企业所有人员对档案的认识，加强管理者对企业档案管理工作的重视度，使其投入更多的精力和资金在档案管理上。一方面，责任明确，全面落实，齐抓共管，逐步建立健全档案工作岗位责任制。通过将档案工作目标任务量化到各部门工作职责范围内，定期按责任要求进行考核、验收，并将评比结果作为绩效考核的重要指标，减少档案管理人员由于对某一部门工作的不熟悉而在对其档案整理过程中出现差错。从而形成档案管理工作全面落实，责任到部门到人，各部门齐抓共管的局面。另一方面，向上层领导申请加大档案硬件设施投入，确保档案管理工作上档升级，确保硬件设施建设规范到位。电力企业必须给档案管理在资金方面极大的支持，购置符合统一规范要求的档案密集架、电脑、打印机、防火、恒温、防磁柜等设备并对档案室实施改造、维护，增大其档案容量。

其次，实现档案规范化管理。一方面，档案管理人员自身要努力实现档案管理工作由“事务型”向“参谋型”，“传统型”向“开拓型”，“被动型”向“主动性”三个转变。这就要求档案管理者必须具有专业性。积极邀请各兄弟企业的档案工作人员交流经验，到其它他企业或者区档案局等单位学习他们的先进工作经验，对档案工作人员进行培训。另一方面，完善档案管理制度。为了确保档案的完整性，积极收集文件与档案，及时地分类、归档，并做好文件与档案的保密性；对各部门移交的文件填写相关表格并进行清点核对，严格履行交接手续。接受来的文件、资料按要求进行分类编号；档案的借阅、复制的同时按要求填写表格，经领导同意后方可借阅，对借阅的文件与档案，要做到完好无损，及时如期归还。围绕档案管理规范，加强安全防范意识。认真做好档案的保管工作，加强档案库房管理制度的落实。坚持每天检查库房的门窗，保证库房的坚固和安全适用，做好防盗、防潮、防尘等安全措施，定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料进行除尘、消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，确保库房和档案的绝对安全。熟练掌握各类设备性能的操作方法，严格执行设备操作规程，按时进行设备维修保养，经常检查所管设备是否完好。对企业的档案进行科学归档，并整理编写《全宗介绍》《组织沿革》《大事记》《基础数字汇编》等档案材料，实现档案价值。

最后，对档案进行信息化管理。以往的档案管理模式效率低，而且很难实现档案的价值。档案管理的数字化和网络化是势在必行的。电力公司必须要建立自身的办公网络系统，通过网络收集和查阅档案。档案管理过程中必须做好保密工作，对档案的保密进行分级，每位员工只能根据自己的安全等级查阅相关档案。