探讨新医改下医院档案的管理改进方法

2015-11-26云南省临沧市人民医院办公室赵莉娟

办公室业务 2015年15期

文/云南省临沧市人民医院办公室　赵莉娟

探讨新医改下医院档案的管理改进方法

文/云南省临沧市人民医院办公室赵莉娟

【摘要】医院的档案资料是现代化医院管理的重要内容之一，它记录着医院各方面的发展内容，能为医院制定科学化的发展战略提供可靠的依据。由此可见，医院的档案资料是一种宝贵的信息资源，对不断改善和发展医院的医疗卫生事业有着重要的意义。本文分析了在新医改时期下，医院档案管理工作存在的不足之处，并就如何改进管理方法提出一些策略建议。

【关键词】医院档案；管理；改进方法

一、医院档案管理工作存在的问题

（一）管理体制落后。现在大部分的医院都有建立起规范的医院管理制度，但这些管理制度大多是针对医疗、护理、行政方面的，而针对档案管理方面的制度是比较少的，即使有也是相当不完善的。对档案资料的管理，有不少医院的做法是根据管理人员的经验和理解去操作，既没有在统一标准下规范管理，也没有制定针对档案管理人员的绩效考核制度，这就使得档案管理工作效益处于无监管状态，从而造成管理不严。

（二）现代化管理设备不足。对于医院来说，为了提高资源配置的经济效益，更愿意将资金和硬件设施投入到医疗方面，而对档案管理硬件配套方面的投入则很少去重视，这就使得档案室设备陈旧、管理技术落后，跟不上医院现代化管理的进程，从而降低了档案管理的效率。比如，计算机技术的应用，现在已经普遍应用到各个领域了，但是档案管理方面却不去应用这项技术，不少医院还依然采用传统的方式来管理档案，收集、整理、借阅等都还是采用手工方式，繁杂又耗时间，严重制约了档案管理工作效率的提高。

（三）档案利用意识淡薄。档案资源要去开发利用，才能发挥出它的作用，对一些档案进行深层开发，挖掘一些有价值的东西，才能发挥出它的使用价值，从而能够为临床、教学、科研工作方面提供更好的服务。但现实是，更多的医院只关注和重视医疗建设方面所带来的经济效益，把更多精力投放在医疗能力水平的提升上面，而忽视了档案管理工作能够带来长远利益的作用，这就导致了档案资源开发利用率的低下。

（四）档案信息化程度低。随着计算机技术和网络技术的广泛运用，档案管理工作也应该运用这些技术来促使档案资源的信息化，提高管理效率。但现实中，档案资料还是以纸质的形式为主，很少有音频形式、电子书形式的档案资料；管理手段方面，目前也仅是停留在信息检索功能上，没能建立管理网站以实现其共享性，大大降低了开发利用的效率。

（五）管理人员素质低。由于医院对档案管理工作不太重视，一般很少有配备专业、专职的管理人员，一般都是由其他部门的人员兼任，人员变动比较频繁，一方面，兼职人员本身不具备档案管理应该有的素质和能力，做不到专业性的管理操作；另一方面，兼职人员没能全身心投入到档案管理的工作中，几乎不会去思考该如何做好管理工作才能发挥档案资料的价值。档案管理人员素质低、理论知识和能力都有限，缺乏史料和学术研究的能力，是远远满足不了当下档案管理的需求的。

二、医院档案管理改进方法

（一）完善档案管理体系和制度。首先，医院要设置科学的档案管理职能机构并明确档案管理人员的职责，改变以前零散的管理方式，规范化、统一化管理模式和标准，档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密等方面的工作都需要建立相对应的规章制度。其次，将档案管理作为推动医院现代化管理发展的重要内容来抓，将其列入医院的整体发展战略规划中，并在每个人员身上得到落实，要求全员干部职工都要转变观念，加强档案开发利用知识的学习，让他们都能认识到档案对医院建设发展的重要性；最后，将档案管理工作纳入科室管理责任制，明确科室领导的责任，将档案管理工作的效益与科室领导的绩效相挂钩，这样就可以促使领导加强对档案管理工作的监督，逐步实现档案管理工作的制度化和规范化。

（二）加大现代化管理设备的投入。提高档案管理效率就必须要有良好的管理设备来作支撑，因此，院方要加大现代化管理设备的投入。首先，要根据档案资料的情况和统一的规定，配置专门用于存放档案资料的库房，并做好保障库房安全的设施；其次，配备档案管理工作所需用到的相关设备，比如打印机、复印机、扫描机等等有助于提升现代化管理水平的办公设备，并使用专门用于档案管理的专业软件；再者，配备整套的档案管理扫描录入系统，改变以往单纯靠人工输入的落后方式；最后，将档案资料引入医院的局域网内，通过网络环境，将档案资料共享各相关部门，以便为医疗、教研提供更多的服务帮助。

（三）提升对档案价值的认识。档案资料本身并不会发挥作用，只有充分开发起来才能发挥出其作用，如果仅仅只是保存起来，就跟一堆废纸一样。人是利用档案资料的主体，所以医院全体职员都要转变观念、更新思想、充分认识到档案资源的价值作用。首先，要让档案管理人员树立正确的业务指导思想，端正工作态度，充分认识到档案利用价值和服务性质，主动积极、多渠道地开发档案资源，挖掘档案资源的深层价值，从而来为医院的经济效益和社会效益提供更好的服务。其次，要积极开展对档案资源的学术研究工作和编研活动，深层次开发和加工档案信息，以便为档案资源的使用者提供更多方面、多层次的有效信息。最后，还要建立起信息利用之后的反馈管理机制，与各级医院建立起广泛的联系关系，实现信息资源的最大化共享，进而充分的发挥出综合经济效益。

（四）实现档案管理的信息化和网络化。当今社会是计算机网络广泛运用的时代，医院的档案资料管理也要与时俱进，实现网络化和信息化，以与社会发展接轨。与传统的纸质资料和手工查询等管理手段相比，信息化的档案资源有更多的优点，比如可以保存更长的时间，不会发生腐蚀、霉变，占用空间小，不需要占用库房，可以保存更多的资料，查询便捷，易于信息的传递和共享等等。要实现医院档案资源的信息化和网络化，首先，要做好档案资料的基础管理工作，要对档案资料做好全面的收集、鉴定、分类、归档等工作。其次，医院档案的门类是多种多样，有文书、人事、病案，基建、设备等门类，医院档案的信息载体有文字、图像，也有音频，在信息化时需要分门别类的按内容输入电脑，确保信息的有序性。再者，对各类资料数字化处理之后，通过局域网将这些档案资源共享给医院的相关职员，以便被更好的开发利用。最后，由于网络环境的易受攻击、易被感染的特性，还需要对信息化资源进行维护和管理，保证安全性，这就需要采用专业的软件系统，以实现数字化档案资料的安全、可靠以及自动化、现代化。

（五）提升管理人员的专业素质。人是档案管理的主体，管理人员专业知识是否完善，素质能力高低都会对档案管理效益产生直接的影响，所以为提高档案管理的质量，就必须要有管理能力强和专业技术过关的管理人员，作为管理人员本身应自觉提升素质和能力很重要，同时医院也要定时给予提供必要的培训。首先，管理人员要具备一定的档案管理的理论知识和专业操作技能；其次，医院要定期组织培训，帮助管理人员提升管理能力，在人员结构上要有递补人员；最后，在网络化和信息化时代，管理人员必须具备使用计算机和网络的能力，并掌握现代化办公设备的操作方法。