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浅议档案信息电子化存在的问题与对策

2015-11-26青岛市城阳区海洋与渔业局赵建火

办公室业务 2015年15期
关键词:电子化问题对策

文/青岛市城阳区海洋与渔业局 赵建火

浅议档案信息电子化存在的问题与对策

文/青岛市城阳区海洋与渔业局赵建火

【摘要】21世纪伴随着信息技术的不断发展,档案信息电子化的应用也得到了快速提升,当今时代对于文件的起草、签发等都是利用计算机来完成任务,档案信息电子化在应用中也存在许多问题,本文对档案信息电子化存在的主要问题进行分析,档案信息电子化的解决对策做出论述。

【关键词】电子化;问题;对策

档案信息的存在形式是以计算机读取文件,提高了档案信息管理的效率,在单位应用越来越广泛。

一、档案信息电子化存在的问题

(一)档案信息电子化缺乏通用性。虽然我国的计算机型号比较多,但是缺乏通用性,设备比较单一,导致各自开发的软件不能互相协调利用,虽然计算机软件系统在不断地更新,但是功能却比较少,管理系统不能满足文件检索和信息管理共用,档案信息电子软件不统一,出版信息编辑比较迟钝,档案系统在运用中和网络建设不一致,对于中文所处的环境多种多样,数据库违背了一致性原则,由于数据在交换中比较复杂,限制了档案信息电子化的发展进程。

(二)档案信息电子化标准不统一。就目前而言,即使我国计算机发展水平比较先进,但是我国规范化的特征是档案信息的基础工作,在系统开发中违背了应该遵守的规范制度,导致计算机在移植中存在许多问题,在使用计算机过程,对于病毒问题不加以防范,计算机软件的寿命会缩短,档案信息系统的执行和网络建设执行不规范,对用户而言需求量比较大,在组织管理中比较困难,不能满足档案信息电子化的统一标准。

(三)计算机应用领域狭窄。我国部分经济发展落后的地区,档案部门没有能力配备计算机,一些小的档案管理机构还停留在纸质状态,在使用纸质进行档案管理中忽视了效率。

(四)档案信息人员技术落后。纸质档案向档案信息电子化变革,档案信息量相应增加,档案信息电子化的程序比较复杂,造成档案管理者没有意识到社会发展状况,信息处理人员技术比较落后,对于计算机的使用方法不了解,没有能力去胜任计算机开发系统工作,对于档案管理缺乏认识,限制了档案收集效率,档案管理人员对现代化档案信息处理速度比较慢,因而对档案信息电子化工作缺乏信心,甚至出现有些员工面对新技术的产生,对档案信息电子化厌倦心理,不注重原始档案管理,对于遗失的重要档案不进行总结。

(五)档案信息容易被篡改、丢失。有些工作人员会主动地篡改档案,电子化的档案被改,不会留下任何信息,有的人会故意删除优盘上的重要信息,我们很难找到篡改证据,对于档案信息电子化,档案的保密性原则受到了严重的挑战,大部分信息会遗留在计算机的网络设备上,同一个计算机终端,对于其他网络终端传输,数量不受限制,现在的办公软件,普遍使用计算机,许多重要的资料在网络中都能找到,当计算机软件被病毒所侵,保存在计算机的资料可能会丢失。

二、档案信息电子化的解决对策

(一)提高电子化的标准。计算机提供有价值的档案信息,必须要发挥计算机的功能,在利用中去除缺点,发扬优点,提高电子化服务,提高文字加工效率,档案信息电子化被广泛的应用到管理领域,档案信息接近科学技术,实现了信息共享性,时间不再受制约,在注重电子软件发展的同时,要注意软硬件发展要相互结合,在电子档案搜集中要注重规范性,档案信息要保证安全,适应社会发展局面。

(二)减少档案信息电子化投入。新的技术可以促进电子化的发展,在档案信息电子化的投入中,可以选择一次性的投入,减少信息加工费用,期望政府在档案信息电子化有过多的投入不现实,对于较多的档案信息可以选择拷贝,在处理数据格式中采用统一性原理,达到数据交流中更加方便快捷的效果,政府应该出面,把档案信息管理纳入标准化管理理念的信息体系当中,开发部门组织要进行统一协调,减少重复开发软件现象,鼓励标准化管理,拓宽电子化的服务范围,提高档案信息电子化的地位,进行系统维护,延长系统软件的使用寿命,实现计算机向数字化模式发展。

(三)扩大档案信息电子化的使用范围。对于发展落后的地区,政府应该重视档案管理部门的发展,对档案信息管理工作进一步加强,采用合理的方法投入资金使用,配备必用的设备工具,开发系统软件,培养高素质人才,鼓励使用档案信息电子化,可以避免环境带来的麻烦,减少工作时间,重视计算机的使用标准,政府对档案管理部门领导开设定期的汇报、评语,运用最新科学技术成果,了解档案信息电子化的真实情况,实现档案信息电子化的推广。

(四)提高档案管理人员的素质。实现传统档案向档案信息电子化发展,离不开现代化的高技术人才,从整体提高管理人员的素质,加强档案管理人员的思想教育,有些档案机密性比较强,档案管理人员要严格遵守档案管理原则,管理人员之间相互监督,把档案信息管理工作落到实处,重视优秀人才的成长,培养竞争理念,掌握计算机的基本知识,建立一支师资力量强悍的队伍,管理人员要热爱本职工作,提高信息人员的技术水平,进行定期的培训,档案信息处理中出现的特殊情况,档案管理工作者要积极地采取先进的方法处理,对档案要及时保存,对保存的档案做好标记,从多个领域进行优秀人才的聘用,提高档案管理效率,降低纸质使用率,培养科学创新理念,在掌握文件管理方式以外,还要了解和自己工作相关的其他知识,充实自己的知识领域,把管理学掌握扎实,制定严格的管理制度,在工作中不拖拉,为档案管理做出贡献。

(五)减少电子档案篡、改丢失的现象。为了减少档案信息的篡改、丢失现象的发生,在保存档案之前必须进行核对,建立法律法规体系,宣传电子档案的重要作用,档案必须真实,管理人员要守法懂法,国家档案管理部门在管理中要做到遵守合法性原则。

对于计算机文件数量的增加,文件保存系统要更加科学,定期的对系统进行维护,对于电子文件要精细分类,牢记档案管理的规则,按照科学的方法进行保存。

三、结束语

档案信息电子化比纸质档案更加科学化,在档案管理中担任着重要的角色,提高了工作效率,适应了时代的发展,成了信息发展的必然趋势。

参考文献:

[1]陈园芳.档案信息电子化存在的问题与对策[J].卷宗,2014(7):1-1,2.

[2]王媛.浅谈医院电子化档案管理中存在的问题与对策[J].兰台世界, 2013(z3):58.

[3]冯静.试论企业档案数字化管理存在的问题及对策[J].科技致富向导,2013(1):219.

[4]李新宇.浅析档案信息电子化的发展趋势及应对策略[J].兰台世界, 2013(2):26-27.

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