王卓

目前，人事档案管理走向社会、为社会公共利益服务是档案管理事业发展的需要，也是推动社会发展的需要。笔者认为，由于人事档案区别于其他类型的档案，具有十分特殊的属性，这就要求认识档案管理部门在推进人事档案管理改革、面向社会服务于社会公共利益时，应当重点把握好以下原则：

一、动态管理原则

动态性是人事档案管理的本质属性，在人事档案管理过程中要坚持动态管理的原则。一方面，人事档案作为一种人力信息资源，是一种动态的资源。在整个社会发展过程中，随着生产力的发展，人力信息资源处于一个不断产生、积累的过程，随着时间的推移呈现出不断丰富、不断增加的趋势，人事档案管理也就要不断地为国家，为社会积累、开发人力信息资源和提供丰富的人力信息资源利用服务。另一方面，就人事档案相对人个体而言，人事档案信息是具有动态性的。人事档案及人事档案信息随着个人的出生、成长变化而不断发生变化。在个人的出生、成长过程中，随着人事档案相对人受教育程度的增加、技能的提升、岗位的升迁等，人事档案信息内容不断地丰富。因此，人事档案管理要根据人事档案相对人各方面情况的变化，主动、及时地收集反映人事档案相对人动态变化信息的材料，系统、准确地再现人事档案相对人的真实面貌。

二、系统管理原则

1.从组织体系角度分析。人事档案管理工作是我国组织、人事工作的一个重要组成部分。作为一种重要资源，人事档案信息在我国行政决策、社会管理中发挥着十分重要的作用，为实施我国“人才兴国”战略提供了重要信息基础保障。《中华人民共和国档案法》规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”，中共中央、国务院《关于进一步加强人才工作的决定》明确了“党管人才”的原则，我国现今普遍适应的《干部档案工作条例》（1991年4月2日中央组织部、国家档案局发布）中也规定：干部档案由具有干部管理权限的组织实行统一管理，分级负责。人事档案的管理应在党和政府的统一领导下，由政府通过制定相关的法律法规、政策方针对人事档案管理重大问题进行统一规划和调控，统一提供人事档案公共信息利用服务。对我国人事档案实行集中统一管理，是人事档案属性和建设中国特色社会主义人事档案管理体系的重要体现，也是我国人事档案管理的总原则。

2.从人事档案管理环境分析。人事档案自形成伊始就不是，也不可能是独立的卫士。在社会发展过程中，人事档案管理不可避免的会受到许多因素的影响和制约，包括社会因素、法律因素、技术因素，人的因素，等等，这些都影响着人事档案管理服务的内涵和人事档案管理服务的能力。为什么在封建社会时期人事档案毫无疑义就是君主控制臣民的工具，而在当代社会关于人事档案知情权等问题却不断被提出？这与社会因素等的变化、发展不无联系。同时，人事档案管理本身也包括了对人事档案实体、人事档案信息、人事档案管理设备、资金、人员的管理，它离不开人事档案（或人事档案信息）的形成者、形成事由，及技术因素等。因此，人事档案管理过程中应注意与其周围环境的协调。

3.从人事档案信息内容角度分析。针对人事档案本身而言，全面反映人事档案相对人特征的信息是系统的，缺少了人事档案相对人成长过程中某阶段信息的人事档案不能全面反映人事档案相对人的整体面貌。人事档案管理是一个庞大的系统工程，在管理人事档案和改革人事档案管理的过程中，应当要注意用系统的观念对其自身及所处的环境进行全面、系统的分析。人事档案管理不是单纯地累积和保管人事档案材料，其核心是以原始的人事档案材料为基础，对反映人事档案相对人特征的信息进行重新组织、系统加工和优化，并提供人事档案信息利用服务。

4.从人事档案来源分析。一方面人事档案信息依附于特定的载体而存在。人事档案信息是在人事、组织等社会管理活动中形成的反映人事档案相对人主体特征的历史记录，人事档案信息依附于纸张、磁盘等特定的载体。另一方面人事档案信息依赖于组织、人事等社会管理活动而产生。公民如果没有参与到组织、人事等社会管理中，那么也就不可能形成人事档案信息。人事档案信息来源于组织、人事等社会管理活动，同时又为组织、人事等管理活动提供参考和依据。因此，在业务上，人事档案管理必须接受人事、组织等管理部门的指导。

三、人本管理原则

公民是国家的基础，保障公民权益是国家的根本目的。坚持“以人为本”，就是要把人民的利益作为一切工作的出发点和落脚点。在人事档案管理坚持人本管理原则，一方面人事档案管理服务工作要面向广大公民，重视与人民切身利益相关的档案材料的价值，建立覆盖广大人民群众的公共人事档案管理体系，让广大人民参与到人事档案管理的过程中来，接受人民的监督，通过多种形式为广大人民提供有效的公共人事档案信息利用服务，不断满足人们合理的人事档案信息利用需求，维护和保障社会公共利益与人民的基本权利。另一方面，在人事档案管理过程中，人事档案管理人员要本着以人为本，为民服务的思想，认真对形成的人事档案材料及其信息的准确性、真实性进行科学地鉴定与审核，鉴别其真实性、准确性，人事档案相关表格中记载的职务、职称、奖惩情况等都应与档案材料保持一致。同时，加强对反映人事档案相对人特征的客观性档案材料的收集，减少或控制主观性材料在人事档案中的比重，更要避免将随意性的材料混入人事档案。

此外，在人事档案管理过程中坚持人本管理原则，还体现在对人事档案管理人员的尊重和保护。一方面要加强人事档案管理人员队伍建设，另一方面也要从思想上和行动上关心和爱护人事档案管理人员，促进、满足和维护他们自我实现的需要和权利，尽可能地发挥人事档案管理人员的自身优势，最大限度地为社会、为广大公民服务。

四、适度保密原则

人事档案中记载并反映了人事档案相对人众多方面的特征，如果这些信息被某些人非法掌握、存储并传播，可能会对人事档案相对人造成巨大的物质损害或精神损害。此外，人事档案相对人所从事职业的特殊性，记录人事档案相对人工作经历、专业技能等的人事档案材料的某些信息可能会反映出相关职业领域的秘密，一旦泄露，会给国家、社会及组织造成不可估量的损失。因此，新的历史环境下，强调人事档案管理面向广大社会公众，为社会公共利益服务，不等于人事档案信息可以不加区别地随意向社会上任何组织和个人无条件的公开与利用。开放公共人事档案信息资源，必须以保障保密范围内的人事档案信息安全为前提，对确需保密的人事档案信息必须采取严格的措施进行保密。