郭娟

[摘 要]无论对企业员工个人还是对整个单位来讲，档案管理都发挥着重要的作用。而随着现代社会、经济、信息化的高速发展，使传统的档案管理方法面临着严峻的考验。本研究首先介绍档案管理工作对事业单位管理的重要性，分析当前我国事业单位档案管理工作中存在的问题，最后从现代社会的角度，针对性的提出解决性的策略。

[关键词]事业单位；档案管理；改善策略

随着经济的不断发展，事业单位在机构精简、行政体制与人事管理等方面进行了不断深入的改革，这便使得事业单位档案收集、归档、流向等管理工作出现了新的问题。如传统档案整理、统计的方法效率低下，事业单位对档案管理制度不严格，人力资源设施的不完善等等都是现阶段档案管理中存在的问题。当前事业单位的改革正在如火如荼的进行，从中小型向大型单位的转换，而在保证事业单位高效、快速运转的过程中，档案管理都具有重要的意义。

1.档案管理在事业单位中的重要性

档案作为一种信息资源，在经济社会发展中具有重要作用。对事业单位来讲，档案管理是一项重要的文字工作。对个人来讲，档案记载了员工从学校到单位全部的学习、工作、奖惩等全部经历，一份档案就像员工的简历一般，可以作为单位评定、选拔人才、进行奖惩的有效凭证。[1]对于单位来讲，是事业单位全部的核心型文件，其中含有企业的很多秘密信息，不经个人及单位同意，任何人均不能私自泄露。档案管理工作的优劣也可以作为评定一的事业单位工作体制、员工能力、单位实力的重要指标。

2.现阶段事业单位档案管理工作的不足

2.1传统档案管理方法的滞后性

自档案出现以来，从最早的竹制记录发展到纸质记录，再到现代信息技术条件相爱的电子记录，档案管理形式的每一次变化，都使档案管理效率■到巨大提升。而当今在很多事业单位仍然沿袭传统的档案管理方法，更多的依赖人力来完成工作，无论是档案信息的搜集、档案本体的整理及校对都使由档案工作人员亲自进行。对于一个大型的事业单位，企业的档案相应的也会非常多。如果大都依赖于人力来完成，必然会导致工作效率的低下和人力资源的浪费。

2.2事业单位缺乏完善的管理机制

档案管理工作不是一项独立的工作，事业单位的档案管理是一项综合性、持久性的工作。而档案管理的不完善除了传统方法的使用外，单位缺乏完善的管理机制也是诱因之一。单位内部缺乏自上而下的管理机制和自下而上的监督体制的有效结合。因为管理体制的缺乏，档案管理工作人员往往不能接收到上级管理机关对于档案管理的意见与下一步的工作安排。[2]而自下而上反馈的断流，使得这些问题都难以向上级反映，长久下来，积累下来的问题必然会影响到档案管理工作的效率。另外事业单位从属于政府管辖，而政府工作人员也没有尽到自己的职责，没有定期对档案管理工作进行审核和检查，工作中的问题也没有及时的被发现和解决。

2.3人力资源设施的匮乏

事业单位对于档案工作的管理，从根本上来讲还是对人力资源的管理。当期那事业单位人力资源的分配不均和高素质人才的缺乏是英系那个档案工作的一个重要原因。传统的理念往往认为，档案管理工作对于知识水平要求不高，仅仅需要文案型工作人员即可，因此导致单位内部很多岗位需要换血。档案管理对工作人员的要求不是简单地识字这么简单，他还需要具有文字分析、资料搜集与管理、计算机应用等多方面的能力。对于一些刚刚毕业的大学生来说，他们往往因为缺乏实战经验，面对如此多的文案，不知从何下手。而对于那些经验丰富的年老职工，又因知识水平的落后，计算机应用能力的缺乏，而使得工作效率较低。因此档案管理也同样需要高素质的人才，在掌握一定知识的基础上，能够运筹帷幄，稳重不慌乱，才能将文案型的工作做好。

3.加快事业单位档案管理进程

3.1实现档案管理的数字化进程

传统档案管理方法的滞后性，使得人们开始反思，开始寻求更加高效的档案管理方法。近些年来，随着信息科技的发展与革新，数字化的理念逐渐深入人心。数字化的档案管理不仅可以解决传统技术水平上的弊端，还可以在此基础上大大的加快工作效率，从而提高企业的经济效率。[3]具体来讲，首先，将档案搜集与汇总工作集中到计算机来完成，进行归档处理。并且将必要的信息融入单位的工作体系中来。从长远来看，档案管理的数字化是一种必然的发展趋势，同时也是一向比较复杂的管理系统。另外计算机网络信息存在安全性的问题，在工作时，要做好信心安全管理工作，防止信息的外漏。

3.2完善档案管理的体制性建设

体制性问题是阻碍档案管理工作发展的根本所在。针对事业单位管理体制的问题，首先需要建立各个管理部门，针对各项档案管理任务都分配相应的管理人员进行管理，并在上下级工作人员之间做好信息的传递和交流。另外形成完善的管理制度是必要的，包括自上而下的严格管理和自下而上的完善监督。在制度制定上要遵循简单明了，实用可操作的原则，这样才能更好地发挥规章制度的指导性作用。立的各项规章制度必须要具有合理性和科学性，其规章制度必须要符合本单位档案管理工作实际需要。另外，为了激发档案工作人员的积极性，单位要做到奖惩分明，对于表现积极、工作上进的个人要给予奖励，在起到鼓舞作用的同时，对其他员工也起到激励性的目的。当然，对于工作拖沓，不按时完成任务量的工人，也要进行惩罚，只有奖惩分明，对一个单位来讲才能更好地进行管理。

3.3加强人才建设与培养

在人力资源建设方面，对于日后计划从事档案管理的人员来说，要在学校将专业知识学好，并具备基本的英语、数学、计算机知识能力。充分利用好寒暑假的时间，到一些相应的单位实习，这样既可以将书本上学到的知识应用到实践中，也可以在实践中积累经验。当然，事业单位也可以举办一些知识性的讲座和能力培训，将一些新兴的知识、方法、技术等信息向大家传播，并单位员工提供一个交流实践的平台。

4.结语

通过上述简单介绍，可以基本明确档案管理在事业单位中的重要性，它不仅记录着每位员工的成长、也见证了整个单位的发展。虽然当前来看仍然存在很多问题，但是通过针对性的分析，这些问题还是可以解决的。

参考文献：

[1]李衍秀.事业单位档案的信息化管理与改革方向[J].办公室业务，2011，14（21）：153-198.

[2]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用，2013，34（11）：453-548.

[3]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2012，15（52）：256-290.