叶幼霞

[摘 要]本文介绍了新时期档案利用工作的新方式——档案网络信息服务，分析了档案网络信息服务产生的必然性是档案本身的要求，也是社会发展的大趋势，还分析了档案网络信息服务发展会经过的三个阶段。

[关键词] 档案；网络信息服务；阶段性

档案工作的总目的是提供档案，便于社会各方面的利用，而这也决定了档案提供利用服务工作是档案工作中的中心环节，只有把馆藏的大量档案提供给利用者，满足社会各方面的需要，才算发挥了档案的作用。当前正处于我国高速发展的新时期，档案事业也要开创新局面，与社会同发展，这也对档案利用工作提出了新要求。2014年2月27日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下称《意见》）的通知，《意见》里就提出要“建立健全方便人民群众的档案利用体系”，并列出了5项措施：创新服务形式、强化服务功能、加大开发力度、加快推进传统载体档案数字化与促进资源共享。

可见，加大力度推广档案利用，更好地、最大限度地方便人民群众利用档案是大众所趋。而要建立一个完整的便于人民群众的档案利用体系，则需要各方面的措施，就“创新服务形式”一项，笔者试谈谈自己的观点。此前，公认的档案提供利用的传统方式有阅览室、档案外借、出具档案证明、档案复制品、提供咨询服务、印发目录与举办档案展览这7种方法。然而在计算机网络技术高速发展的新时期，这些方式已经不足以应对用户的需求，更无法完好地体现“方便人民群众利用”这一要求。档案馆应顺应时事开办一项档案利用工作的新方式——档案网络信息服务，以满足新时期的变化。档案网络信息服务是以档案用户需求为中心，以数字化的档案信息资源为基础，利用先进的信息技术手段构建而成的服务形式。档案网络信息服务也就是在网络环境下，档案馆将馆藏档案数字化发布在网站上，用户按需求在网络上自由操作，下载或获得自己所需的档案信息，以达到档案馆提供电子档案信息满足利用者的需求的活动过程。

这种方式的产生既是档案本身的要求，也是社会发展的大趋势。

一、档案种类与载体的转变，要求提供档案网络信息服务

从古至今，随着科技生产力的发展，档案的载体也不断发生着变化，继而产生了各式不同载体的档案：如石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、照片档案、磁带档案、光盘档案等。

而其中随着新时期的到来与科技的发展，档案的种类与载体更是发生了天翻地覆的新变化，从1946年第一台电子计算机诞生开始，档案实现了从实体到虚拟的转换——电子文件产生了，而且在新技术的支持下各种纸质、照片等不同载体的实体档案也可转换成数字载体。这种档案种类与载体的新变化也决定了档案管理方法以及档案提供利用的方式要不断革新，才能适应时代的步伐，档案提供利用的方式也应该随着网络的发展而从传统走向现代，从实体走向虚拟，档案网络信息服务也就应运而生了。

二、获取信息方式的转变，要求提供档案网络信息服务

一个信息爆炸的新时代，每天都有无数的信息产生，并有无数的有用信息等着被发现与利用。档案信息被淹没在这海量的信息洋流里，传统的档案利用手段与方式已经满足用户的需求，只会阻碍档案价值的发挥。2014年7月21日，中国互联网信息中心CNNIC发布第34次调查报告，报告显示，截至2014年6月，我国网民规模达6.32亿，其中手机网民有5.27亿，较2013年底增加2699万人，网民中使用手机上网的人群占比提升至83.4%，相比2013年底上升了2.4个百分点。[1]从此次报告中可以看见，我国网民人数众多，随着不会使用网络的老年人的减少以及网络的普及，全民皆会网的情况亦在不远的未来。人们会越来越习惯网上购物、消费、娱乐，习惯获取信息的快速、方便，厌烦传统的、费时、费事、低效率的获取信息的方式，这就极度要求档案馆要跟上时代的步伐，顺应民心，开办档案网络信息服务。

就现实而言，要全面实现满足用户需求的档案网络信息服务并无法一蹴而就，而应该用“先进带后进，进而实现全国馆际一体化”的方法来完成，而这就需要经过三个阶段：

第一阶段，省、市级档案馆优先发展。之所以第一步由省、市级档案馆开始展开，是因为省、市级档案馆有着较多的资金、技术、人才与设备等软硬件，其中省级档案馆网站更是代表了我国综合档案馆建设的最高水平，它能够较迅速地开展业务，实现档案网上服务。据笔者调查，自1996年北京市档案馆建立网站开始，除台湾省无法统计外，我国其余22个省、5个自治区、4个直辖市和2个特别行政区共计33个省级行政区建立了档案网站，其下所属市级档案馆网站也基本建立。省级档案馆基本都建设了目录级数据库，建设最好的北京、天津、福建等档案网站还提供全文数据库，其中天津市档案网站更是已经上传了1790639条目录和306846条的全文档案。相比之下，其他省级档案馆的全文数据库建设稍慢，而市级档案馆的建设更是参差不齐，但大体的网站架子已经搭起来了，只需慢慢维护与上传、更新数据库就好了。基于此，我国省市级档案馆网站已经有了实现档案网络信息服务的基础，差的只是数字化档案的时间。

第二阶段，由市带县，省内互助。任何先进事物的普及，在发达的省市地区总是容易实现的，而要实现全省普及则不是那么的容易，这里面差着的是巨大的资金缺口与技术、人才以及设备的缺乏。在馆藏档案数量同样大量的情况下，市级以下的档案馆想要光靠本馆的努力实现全馆档案的数字化与网络信息服务是极为困难的事情。从20世纪90年代末我国开始大力普及档案网站至今，我国还有大量的县级档案馆没有建设网站或者建设的质量不高。例如，2008年河南省158个县（区）中，建成档案网站的有26家，仅占16.46%。甘肃省平凉市仅3个县级网站可访问张掖市仅有1个县级网站可访问，县级网站的建站比例偏低。[2]经过近十几年来的发展，我国县级档案网站建设情况的情况仍不大好，可见独自开发得结果并不好。而有些省份则是全省统一建设，如福建省在2003年通过“福建省分布式档案基础数据库建设项目”，统一规划、统一组织、统一投资开发建设，以省馆网站为中心站点，各设区市馆网站为分站点、各县（市、区）馆网站为支站点的三级网络体系结构，全省有1个中心站点、9个分站点、84个支站点，共94个站点。对比其他省市之下，福建省这种省内互助，统一建设的方式更省时间、经费，效果也更好，其他省市可效仿。

第三阶段，全国馆际一体化服务。实现全国馆际一体化服务，用户只需在一个网站上就能查找到所需要的所有档案，而不需要在各个档案馆网站中奔走查找，最大限度达到便于利用的目的，这是档案网络信息服务的最终目标。经过第一阶段与第二阶段的建设，各省已完成馆藏档案数字化的储备，也已能在本馆网站检索、利用，要建设全国一体化服务，应是由国家档案馆牵头，将各省档案资源汇总，建设一个全国档案信息共享平台，在该平台上输入信息检索，得出相关的档案资源链接，然后点击链接到达相应的档案馆数据库并获取信息。

档案网络信息服务是顺应时代要求而应运而生的新的档案利用方式，是为了使用户更为方便快捷地在家就能利用到档案的服务形式。虽然要完美的实现档案网络信息服务的目的不是很容易，这里面牵涉到大量的财力、物力、人力以及技术等因素，但我国档案界已经开始萌发这种意识，并初步建设档案网络信息服务，相信符合用户需求的完美的档案网络信息服务就在不远的未来。

参考文献：

[1] 刘双.手机网民数量首次超过传统PC网民[OL].http：//finance.qq.com/a/20140722/008927.htm，2014

[2] 陈晓晖；赵屹.我国档案网站建设情况综述[J].档案学研究，2013（4）