何荣财

[摘 要]随着国民经济的发展，信息化技术水平的不断提升，对职业学校的档案管理工作提出了新的要求。传统的人为的档案管理方法已经不能很好的适应当今信息化的发展。中职学校的档案管理工作已经关系到学校的教育改革和教学质量。学校档案管理信息化在应用过程中也存在一定的问题，研究和解决学校档案管理信息化存在的问题，对于不断提高档案管理的工作效率有一定的促进作用。本文就中职学校档案信息化管理存在的问题进行了进一步的探索，并提出了相应的解决措施，希望对学校的档案管理工作提供一定的帮助。

[关键词]中职学校档案；档案管理；信息化

引言：信息化时代的到来使我们的思想得到了创新，工作效率得到了提高，同样对我们生活工作提供了很大的方便。信息化的好处被应用到各个行业中，随着中职学校办学规模的扩大、办学水平的提升，传统的档案管理工作已经不能满足其发展需求。迫于工作压力，中职学校的档案管理逐渐开始信息化。档案管理的信息化使利用者可以不受时间和空间的限制进行档案信息的获取，在一定程度上实现了信息资源共享。但是由于我们国家在信息化的普及和应用上起步晚，且发展速度慢等严重制约着中职学校档案管理的信息化发展速度，致使信息化管理工作存在一系列的问题，针对存在的问题找出解决措施对加快档案管理信息化有重要的促进作用。

一、中职学校档案管理的现状

目前，由于我国信息化管理理念应用比较晚，导致各种制约因素的影响，传统的中职学校档案管理信息化的水平也亟需提高。很多档案管理人员认为运用计算机进行档案管理可有可无，传统的档案管理模式及观念的思想根深蒂固。但是传统的档案管理模式已经远远跟不上当前高速发展的信息化技术，无形中的传统思想观念就降低了中职学校的档案管理水平。这对学校办学水平的提升，以及学校的改革发展都有一定的阻碍。

二、中职学校档案管理信息化的必要性

1、是适应时代发展的需要

随着信息化理念的普及，行业发展的速度加快，行业规模的不断扩大，致使文件的数量也越来越多，库容量也会逐渐加大。为了较少工作空间的占有量和降低储存和查找文件的难度，要求我们必须加快档案管理的信息化建设。目前社会各个领域运用信息技术手段越来越多，迫于时代发展的要求，我们必须加快档案管理的信息化建设。

2、档案管理空间上资源共享的必然要求

当前中职学校和社会等用户对于信息的时效性需求日益的加大。针对需求的加大要求我们必须利用信息化来拓展档案管理的应用环节，尤其是要突破了档案管理的资源管理模式，便于实现档案管理的资源共享性，对于提高工作效率，实现档案管理的现代化信息化水平有重要的贡献。

3、是适应档案管理形式变化的需要

档案管理形式经过经济时代的发展，逐渐从纸质的储存模式到电子存储模式。传统的纸质管理模式既不容易搜集和管理，也不方便保存，信息化的中职学校档案管理使存储方式发生了根本性的改变，信息化的存储方式不仅有利于信息的保存和查找，更方便大家对信息的利用，大大的提高了档案管理工作的效率、和对信息管理的管理质量。

4、是规范档案信息的重要作用

基于信息化的迅猛发展，现代化规范化的档案管理工作尤其滞后。随着经济技术的发展和交流活动的增多，使得档案管理工作的管理类型和软件也逐渐增多，档案管理工作的好坏直接影响着档案信息的共享性，只有建立具有检索、扫描功能的档案管理，才能实现档案系统的统一性和规范性，也才能实现档案信息的有序流通，对提高档案管理的信息化具有重大的推进作用。

三、中职学校档案管理信息化存在的问题

1、信息化思想意识淡薄，传统观念比较浓厚

目前，许多档案管理人员盲目的认为只要有几台电脑就会实现信息化的管理。并没有从根本上了解什么是信息，信息化的目的和作用是什么，会在工作中带来什么好处。档案管理信息化的理念没有得到根本性的改变，工作中对于电脑的应用也是简单的操作。另一方面对于档案管理信息化的投入少，领导不支持的问题，使档案管理信息化成为空谈。

2、档案管理的存储技术比较落后

落后的档案管理技术严重阻碍了信息化的发展进程。由于当前中职学校的档案管理工作的基础设施比较落后，缺乏具有现代化技术的档案管理设备，不能很好的适应信息化技术对信息处理的要求。另外对于学校档案管理的信息化管理要求不规范，对于现代信息技术软件的应用和信息化管理有一定的难度。

3、缺乏专业的管理人才

就目前的中职学校的档案管理现状来看，档案管理工作需要既熟悉现代教学理念又具备计算机管理能力的复合型专业人才。但是目前大多数中职学校的档案管理人员一般都是年纪比较大或者是单位内部快要退休的职工负责此项工作。即使档案室配备了比较高端和完善的档案管理设备，也无法从根本上实现设备和人员素质的优势互补。

四、中职学校档案管理信息化管理对策

1、强化中职学校档案管理信息化重要性的认识

随着信息化的推进和档案事业的发展，中职学校的档案管理工作也逐渐走向规范化。中职学校的档案管理工作也逐渐加强了认识程度，但是要想从根本上改变传统的管理思想和管理手段就要求我们在档案管理的过程中针对遇到的问题，要有重点的进行解决，不断总结经验进行管理的探索实践。同时还需要加强档案管理的现代化宣传力度，营造档案管理信息化工作的重要性的氛围。制定相应的档案管理条例，通过宣传加深档案信息化管理意识，从根本上树立校领导和管理人员的重视程度和思想解放。对于更新传统观念，树立主动服务，引进新技术和新思想，使管理人员积极的投身到学校的档案管理工作中。

2、充分利用网络技术，建立档案管理信息化的运行机制

档案管理的目的就是充分利用档案的使用和共享价值。目前中职学校的档案管理设备和网络系统性能普遍较低。建设高性能的校园网络系统，充分利用该系统进行档案管理，对于提高档案管理的质量，提高工作效率，更好的实现档案资料服务教学、服务学生。只有运用好信息化技术才能真正意义实现网络的及时准确的目的和功能。利用信息化系统进行档案信息管理可以使学校的信息进行精确的分类。对于需要保密和共享的信息利用技术软件可以很好的进行保存和使用。利用不同的服务器对待不同的档案信息，既保障了信息的安全性，也能给档案管理人员减轻一定的工作上和精神上的压力。

3、加强中职学校档案管理人员的业务培训

要想顺利的改变传统的档案管理手段，除了需要加强中职学校档案系统的规范化建设学校内部不断引进先进设备作为保障之外，还需要加强档案管理人员的业务培训工作。档案管理工作需要人进行支持，档案管理人员的管理素质和管理水平对档案管理工作的信息化落实具有重要的决定性作用。目前中职学校的档案管理人员还存在许多人连电脑最基本的运行程序都不了解，更不要说对软件的操作问题，这些人员对于达到档案管理工作现代化的技能要求还存在很大的差距。因此，为该信息化系统配备一批具有相关知识、精通档案现代化管理业务能力的复合型人才，显得尤为的迫切和必要。要想从根本上解决人才的问题，就要加强档案管理人员的培训，把档案管理技能纳入到学校的管理考核之中，形成优胜劣汰的管理模式。真正实现档案管理的信息化，使档案管理工作在学校改革发展中发挥重要作用。

结束语

中职学校的档案管理信息化给我们提出了更高的要求，我们的档案管理工作也面临重大的信息化挑战。我们只有在档案管理的过程中，及时发现问题并找出解决对策，才能真正意义上促进档案管理工作实现信息化，才能真正实现档案管理工作更好的服务学校改革发展。

参考文献：

[1]关玲.浅析信息化时代高校档案管理的创新思路[J].贺州学院学报，2013.2：99-101.

[2]潘昕，李名家.高校档案服务校园文化建设的实践与思考——基于档案管理现代化的视角[J].华中农业大学学报（社会科学版），2013.2：133-136.