吴凌艳

摘 要：时代发展迅速，新时期的档案管理工作也随之越来越重要。良好的档案管理制度，可以有效的提高单位的工作效率和工作质量。该文从档案及档案管理的含义出发，首先对档案管理工作进行分析，研究了档案管理系统的系统原理，对档案信息进行具体分析，就需求分析了档案管理的功能和运行性能；分析了档案管理工作的重要意义、基本原理，并结合实际，对新时期如何科学化、規范化、现代化的做好档案管理工作提出了自己的一些见解和看法。

关键词：档案 档案管理 科学化 现代化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）08（c）-0212-02

1 档案及档案管理

档案是指在在各个工作中逐步形成的有着保存价值的各种形式与载体的历史记录，对于领导决策有着依据性，是对工作查考的凭证，也是科学研究与基础设施以及设备建设的可靠性资料。档案管理是对于档案实体与信息进行收集，整理，保管以及鉴定和统计，并提供利用服务。

2 档案管理工作的重要意义

（1）档案管理工作为社会经济科学发展提供第一手资料。有句俗语说得好，“空口无凭，立字为证”。在档案学中，我们能够把这里说的“字”与档案材料相结合。档案之所以能有这样的作用，最主要的特点是在于它有着其原创性。具有其它资料不可替代的功能和作用。档案资料对于单位来说，如同一面镜子，它详细真实地反映了逐步发展的整个历史轨迹，它以各种不同的形式真实而客观的记载着管理过程中的每个环节，它是劳动的智慧和经验的结晶，是认识和把握发展客观规律的重要依据，是宝贵财富。档案见证了历史变迁，为社会和经济的进步提供了重要的参考资料。它再现了历史，是原始的第一手的资料，具有其他资料所不具有的真实性、可靠性和说服力，对参照现实、学习历史、吸取经验教训、教人育人、制定政策规划具有非常重要的作用。

（2）管理档案工作成为社会实践服务的重要平台。档案作为一种重要信息载体，提供多种档案的信息，已经在人类社会的生活与生产中深深地扎根，与人类社会的发展几乎同步，并且随着社会的文明程度的提高会逐渐深入到人类社会生活和生产的各个领域，对经济快速发展，精神文明建设以及科技的进步等都有非常重要的作用。

（3）做好档案工作可以提高国家文化实力。随着时代的发展和进步，文化已经成为民族创造力和凝聚力的源泉，并间接影响着国家的综合实力。档案涉及到社会、政治、经济、文化等不同领域，真实体现了民族的优秀文化，并蕴涵着丰富文化发展的资源，是一个民族的文化的根本，提供了坚实基础和良好素材，有助于文化创新。对于一个区域，档案能够丰富文化底蕴、拓展文化发展空间、提升文化品味，有助于文化建设。

3 档案管理工作的系统原理

系统原理，是一种从系统的观点出发，把对象放到系统的形式中，在要素和要素、系统和要素以及系统和环境的相互联系和作用中，精确地综合考核对象，正确处理系统中各部分之间的关系，实现整体优化系统，以更好地处理问题的方法。档案管理中应用系统原理，应明白：第一，系统原理植根于任何事物都具有的系统属性，事物组合形成系统这个有机整体。第二，系统的生存和发展是在与周围环境发生联系和作用的过程中进行的，它的变化性导致对系统进行调整和管理是必要的也是可能的。第三，档案管理是对档案进行合理分析、协调各个环节的关系及与周围环境关系的过程，这是应用系统原理的体现。第四，管理档案的目的是为优化系统整体，增加管理效益，此即系统原理应用的最终目标。运用系统原理于档案管理活动，分析整个档案管理活动以及管理活动所涉及的许多因素与环节，比较科学的协调档案管理系统里的组成的各个部分，将档案管理系统的各个要素相互统一，并且能将整体功能放大，大概就是我们研究系统原理的根本目的。在档案管理中要坚持系统原理，就要按照系统的基本特性去从事档案管理，系统最主要的特征是目的性、整体性和层次性，在档案管理中必须予以充分注意。

（1）档案管理的主要环节。档案主要涉及的方面有整理收集，鉴定保管以及统计利用。具体环节包括档案的收集与整理，价值的鉴定，信息的保管，信息的编目以及检索和统计与编辑研究和档案信息的提供利用等八个环节。

（2）档案管理的发展。近年来，我国的经济和社会得到了快速发展，使得各行各业也得到了迅猛发展。档案可以清晰、完整的反应出历史的发展过程。档案工作是一项记录历史、服务社会的工作。由于我国的档案资料较多，档案资料成为了人类认识、掌握发展规律的最主要依据。我们可以借助档案资料，帮助我们认识过去、把握现在、预知创造未来。实现创新管理档案工作，要从增强档案管理工作人员的创新意识与创新管理档案工作的模式、扩宽档案管理服务的途径、充分发挥档案管理人员的主体作用等方面开始着手。档案管理的发展是一个从非独立到独立系统、从简单到复杂、从经验到科学、从手工到电子化管理、从封闭到开放共享的发展过程。

（3）档案管理的性质。从主要作用和基本性质的角度来看，档案管理是一项具有管理性、服务性和政治性的管理工作。由于档案管理是专门负责管理各部门运行中形成的历史文件的一种管理工作，具有管理型性；由于其档案管理的目的是更好地为社会提供信息服务，所以具有服务性；由于档案管理会涉及到国家政治和经济利益方面，所以档案管理有一定的保密要性，档案共享具有相对性，因此档案管理具有一定的政治色彩。

（4）档案管理的要求。档案管理工作要以档案的完整性、便利性、安全性为管理原则。档案数量要统计归纳齐全，防止档案缺失；档案数据之间要有一定的排列逻辑，方便按照检索规则快速检索；档案本身不被损坏，能长期利用，对于涉及国家利益的档案还要注意保密性维护。另外，由于档案是对历史的客观反映，因此档案管理者还要注意维护档案的真实性，保持档案原始性不被破坏。

4 新时期如何科学化、规范化、现代化的做好档案管理工作

随着时代的变迁，档案管理任务越来越重、信息服务功能越来越强，档案管理工作凸显出越来越重要的地位和作用，同时，档案管理需要面对很多急需解决的问题，比如是文件与档案数量逐渐增多，给保管与提供利用带来了困难。管理方式手段的落后也能直接影响文件与档案的质量等，只有坚持不断的变换档案的管理理念，探索和更新档案管理手段，实现文档管理科学化、规范化、现代化，才能更好地发挥档案的文化价值，促进档案事业蓬勃发展。

（1）树立档案管理创新理念。创新是一个民族进步的灵魂，也是国家发展的动力源泉，同样，创新也是档案管理工作领域持续发展的动力。在信息和网络高速爆炸的时代，管理档案工作要跟得上社会经济发展的步伐，就要做到与时俱进、跳出固有思维，以新的方式应对新的问题，使档案管理工作更好地适应信息化时代的经济和社会发展，服务与社会主义经济建设。思维必要先于行动解放，实现我国档案管理工作领域的创新也必须要解放思想，转变观念，不断尝试使用新科技带来突破。档案管理者应不断转变观念、开拓创新、与时俱进，树立档案管理创新理念，研究新形势下的档案工作的新规律与新特点以及社会对档案工作的新的需求与要求，确立资源优势理念及公共文化理念等档案管理新理念，努力实现档案工作在理论、体制和机制上的创新。

（2）培养档案管理新型人才。档案工作在知识经济时代不可能仅靠专业知识完成很多问题的解决，而是需要综合多学科知识，这就要求新时期档案管理者不仅具有一定的协调能力、写作能力、计算机应用能力和管理能力等良好的综合素质，还要注重培养档案在专业上创新人才，使之掌握现代化的管理才能，提高全方面的素质，在档案管理工作中不仅要成为“专才”，还要成为“通才”，以更好的适应在业务知识、科学知识以及管理操作等方面的更高要求。

（3）完善规划性的档案管理。第一，提高案卷的质量，增加档案工作的规范性与标准性。实践工作证明，能否完整收集案卷的材料，是影响和决定档案价值的重要的因素，所以在收集档案材料中要多加注意，检查制发公文是否符合审批权限，能否履行签发手续，以及公文标题是否准确，抄送单位和主送单位是否准许，有无日期，落款与公文是否一致等；公文字迹要牢固清晰。缮印公文，草拟公文，各种记录、签字、报表、批注等，都应保证字迹清晰、鲜明，不可使用容易褪色的纸张、墨水笔种，方便日后长期保存和使用；使用合理文种要，规范拟制格式，行文避免使用不規范的字和滥用简称，方便日后使用现代化检索手段进行检索。第二，推进档案工作标准化、规范化的关键是实施“以我为主”的归档立卷原则，即要以该单位形成的文件为主归档文件。这原则是我国在文书归档立卷实践中形成的，对档案工作的标准化、规范化和现代化都非常重要。依照此原则，确立立卷归档工作的重点，在工作中要区分资料和文件，尤其是辨别形式与内容有许多相同的地方，具体问题具体对待，以减少档案管理中的重复度，提高档案利用度。第三，坚持“以我为主”的归档原则。科研人员在完成科研项目后，由于档案意识较差，在收集科研成果档案时只注重收集科研项目的结果性材料，主要是科研项目中的研究成果，诸如：著作、论文等，而很少关注和收集科研项目实施过程中形成的材料。此外，科研人员将科研成果视为个人财产，不愿意上交或推迟上交许多珍贵材料，如：专利证书、获奖证书、论著等材料，有些科研人员认为自己的科研成果用来申报专业职务，不愿将原件归档。这使得科研成果档案在为连续性研究提供使用和参考时，出现一些材料不完整的问题。

（4）加强档案管理现代化、信息化。第一，正确处理现代化管理与手工操作的关系。管理档案的基础工作，如：建档管理、案卷整理和验收、档案文件搜集的鉴定等，主要靠手工作业，因此，我们要使现代化技术与传统技术有机结合起来，在积极引进现代化新技术的同时，也要重视传统技术的改造和研究。第二，强化信息化硬件建设，确保档案管理实现智能化、多元化。随着发展新技术，档案的载体已变得多样化，除传统的胶卷、纸质、图片等，还出现了数码音像制品和磁盘、光盘等为载体的，因此，各级政府需加大财政投入，引进先进技术和设备，实现档案管理设备现代化。第三，提高档案管理人员主动性。根据马克思主义，意识有能动性，一定的社会意识就有相应的社会能动作用。所以，档案信息化在一定意义上就是“观念信息化”。因为社会档案意识在档案信息化建设中有能动作用，对档案信息化建设有推动作用。

总之，档案是社会发展的“记录仪”，也是社会信息的“储存库”，从大处说，档案是人类重要的历史文化遗产，是人类文明史的见证，更是社会的宝贵财富；从小处说，档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，做好档案管理工作意义重大。随着现代科学技术的进步，实现档案管理现代化已是必然趋势。因此，每一位档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，把档案管理工作提升到一个新的水平。

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