闫伟

随着信息社会化的发展，电子文件在日常工作中的不断应用，档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强。电子档案的管理与维护，是一项极其重要而复杂的工作。因此，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，制定技术方案和工作模式，采取有效措施，确保电子档案的安全可靠，为利用者提供快捷、安全、完整、有效的信息和服务。如何提高电子档案的管理水平，笔者认为应从以下几个环节入手：

1.规范公文制作和控制程序

对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。

2.解决好对所归档的电子文件材料进行技术处理问题

从科学技术发展的趋势来看，新型文件材料的电子归档势在必行。这就要求档案工作者必须深入到现行文件材料工作领域，对所产生的大量电子文件材料的接收、鉴别乃至归档、存储工作进行实践和指导，以便保护电子文件材料的原始信息，了解文件材料信息重新组合的来龙去脉，使纸质档案的形成、积累、鉴别、整理等方面的要求能够在电子文件档案之中全部反映出来。……