盛文清

摘 要：档案管理在企业发展中具有至关重要的作用，并且档案管理工作也属于企业知识资产和信息资产管理工作的主要构成部分之一，对企业日后的生产经营的正常开展具有十分重要的作用。本文就针对档案管理的社会化问题进行简单分析，以供参考。

关键词：档案管理；社会化；形式

目前，市场经济的发展推动了企业管理现代化发展，这不仅节约了企业的运营成本，也提升了企业的整体工作效率，使其在激烈的市场竞争中博得一席之地。一些企业为提升档案管理质量，将档案管理工作委托给社会管理机构处理，逐渐形成了档案管理社会化趋势。

1 档案管理的社会化的可行性分析

1.1 提升技术性

从当前时代发展情况来看，社会化的本质即为信息化，且信息技术在社会各个角落中都有所体现，为企业档案管理工作的社会化提供了技术保障。企业可先将档案管理任务交付给社会机构，通过信息技术实现交流及传播，满足企业对档案管理的各方面需求。将档案管理交托给专业社会机构进行管理，可提升管理效率与管理质量，将先进的科学技术和信息技术融入到档案管理工作中，使其更符合社会发展需求。这种托付式档案管理可以让企业在使用最少资金的情况下，掌握最先进的档案管理内容及档案动态，提升企业整体运行效率及经济效益。

1.2 企业外包的发展

内部工作业务外包是社会发展的一种体现形式，同时也提升了社会分工的精细化程度。企业要在激烈的市场竞争中不断发展，就必须要提升内部体系的科学性，保证经济效益。但近年来，我国企业在各方面的需求有了明显增长，工作任务量明显提升，档案管理工作作为一项比较繁琐的必要工作项目，需要企业投入大量的资金、人力才能保证档案管理工作质量，但这种“劳民伤财”的管理模式，和当前时代背景下的企业发展目标相违背，必须通过一些方式对其进行改革，业务外包应运而生。业务外包的出现，为企业解决档案管理工作难点提供了可能，企业可将档案管理工作通过外包的形式承包给专业的管理团队，让管理团队对其进行科学化及规范化的管理，这不仅可以满足企业在档案管理方面的日常需求，还可以将企业的日常运营成本降到最低，有效提升企业运转效率，促使企业更好更快发展。

1.3 健全机构与中介服务

我国已出台专项法律法规，对档案管理机构进行管制，法律法规中对中介机构所拥有的权利和义务都有着明确的标记，以保证其正常运转。企业档案管理工作的社会化是有法律法规作依靠的，这也为企业档案管理社会化提供了条件。市场经济的不断发展，使档案管理中介服务市场也不断改革，在服务内容以及服务方式上都有了明显改变，与之前的工作方式相比，更加科学化与规范化，通过这些方式保证企业档案管理满足社会发展的需求，更好的为企业与社会发展服务。

2 档案管理社会化的表现形式

2.1 集中统一的管理形式

集中统一管理是目前我国企业档案社会化的主要表现形式，因为企业档案社会化管理和之前使用的档案管理模式相比，优势比较明显。可通过集中统一管理的方式来控制企业不必要的资金输出，让企业管理工作趋于科学化，提升其便捷性。在传统企业内部管理工作过程中，企业需按工作级别以及文化程度来划分管理模式，但这种管理模式使企业的人才双向选择明显不适用，如果继续沿用传统的工作方式进行档案管理，不仅会影响企业档案管理工作的实效性，同时还会影响企业的未来发展。集中统一社会化企业档案管理工作模式需将企业档案管理相关部件交予专业管理部门集中管理，通过集中式管理提升工作效率，改变传统情况下工作混乱的情况，让档案管理工作走向集约化和专业化。

2.2 档案管理的集约化

将档案管理工作转向社会化，可全面提升档案管理工作的安全性及准确性，提升档案管理工作的科学性，为企业日常工作的正常开展保驾护航。近年来，我国科学技术不断发展，许多新兴的科学技术都被应用到社会化档案管理工作中，从实际发展情况来看，可将社会化管理的便捷性与全面性纳入档案管理中，简化档案管理流程，提升档案管理效率。自带档案是导致档案遗失的主要原因之一，如果企业出现大量自带档案的情况，必然会提升档案管理工作的难度，可通过档案管理集约化的方式来解决该问题，通过强制性的方式，将所有员工档案集中到社会管理机构中进行管理，没有特殊情况严禁外带。

3 档案管理的社会化发展策略

3.1 企业领导要转换观念，加大资金投入

如果企业领导还认为只要一台电脑、一份数据库就足够了，那么这种肤浅的认识是不可能实现档案管理的社会化。要想实现这一项工作，企业领导必须切切实实转变传统的观念，重新认识档案管理工作的重要性，向国际国内发达的企业学习，重视档案管理工作，在管理上和资金上为档案管理社会化提供充足的投入。具体而言，企业领导在管理层面上要加强档案管理人员队伍的建设，配备档案管理工作的专业人士，开会传达档案管理工作的重要性，使企业员工也高度重视这一问题。另一方面就是资金的投入，比如档案管理系统的开发，这些都需要企业领导的支持，如果没有资金的投入，实现档案管理社会化只是一句空话。

3.2 建立统一的企业档案管理社会化标准

由于传统的档案管理方法比较混乱，标准不一，造成了档案管理工作缺乏一个参考的准绳，如何衡量一个企业的档案管理水平就成为一项比较困难的工作。还有就是不同企业之间奉行不同的档案管理标准，这样的话如果两个企业之间要进行档案信息的交流共享就很困难，因为彼此都是遵守不同的标准，很难理解对方的档案管理标准是什么，这样就在实现企业之间的交流制造不必要的障碍。所以，建立统一化的档案管理标准，不仅有利于自身的档案管理工作的发展，而且有助于企业之间的档案信息交流，为加强企业之间的合作构筑一个平台。

4 结语

总而言之，档案是社会发展的“记录仪”，是社会信息的“储存库”。随着社会的不断进步，随着各项工作的改革发展，档案越来越多地在人们的政治、经济、文化诸多方面发挥着它不可替代的愈来愈重要的作用，因此，企业在实际的经营发展过程中，必须要对档案管理工作有一个充分的重视，全面促进档案管理的社会化。

参考文献

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