马岚

摘 要：通过详细介绍档案信息化建设的重要性和建设的主要内容，总结、归纳了档案信息化建设的总体思路，以供相关人员参考。

关键词：档案管理；信息化建设；资源共享；基础设施

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.19.027

档案是社会、政治、经济、文化等各项实践活动的真实记录，是档案管理人员收集、整理的第一手资料，是人类继承和发扬先辈们留下的宝贵遗产的重要途径。档案管理工作来自于人类社会，随着科技的不断进步，档案管理工作文明程度不断提高，而且深入到单位和社区的各个层面，起着积极的作用。人类自从进入现代化科技时代以来，归档对于我们认识世界、传播文化、发展经济均起到了不可古估量的作用。因此，加强档案管理，不断推进档案信息化建设，已经成为档案部门和档案管理人员不断进步的动力。档案信息化建设是档案管理工作迈上新台阶的标志，是档案管理工作实现现代化建设的大力之举。

1 档案信息化建设的重要性

1.1 改善档案管理工作

只有实现档案信息化建设，才能突破档案利用的局限性，使档案管理由原来的单一化走向信息化，使档案的保管和利用职能转变为服务型、管理型职能，从而实现现代档案资源的科学配置和合理管理，为社会提供高效、便捷的优质服务。

1.2 用翔实的档案信息支持决策和管理

完整、可靠的档案信息和独特的综合分析能力可为正确决策提供保障。比如，存放多年的材料不仅为查阅带来了方便，也为科学决策提供了依据。

1.3 为科学研究和知识普及提供服务

信息化档案可以一次保存、多年享用，实现了资源共享。与纸质档案相比，信息化档案要好得多，不仅保存年代久，而且具有较好的时效性。有了信息化档案，人们不仅可以及时查阅一些历史事件，也可以获取丰富的地方特色知识。另外，档案信息化建设对于不断提高人们认识社会、吸收公众信息的能力以及加快社会信息化建设，推动社会进步起着很大的作用。

2 档案信息化建设的内容

档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准和规范建设、应用系统建设和人才队伍建设五个方面。

2.1 基础设施建设

档案信息化建设基础设施包括计算机、程控交换机、服务器、存储器及计算机网络系统、信息数据管理系统、信息存储安全系统等。只有配备先进的计算机设备，才能充分发挥档案信息化管理的高效性。

2.2 档案信息资源建设

档案信息资源建设包括两方面：①馆藏档案的数字化信息建设；②从各部门收集各种电子文件，然后统一归到档案数据库中。

2.3 标准和规范建设

标准是快速、有序、健康地开展档案信息化建设的保障。档案信息化建设规范包括业务规范和技术规范两种，其中，业务规范主要包括数字档案的标准术语、描述资源、档案数字格式、对象数据和元数据等；技术规范主要包括软件和硬件基础设施建等。只有推行标准化，才能保证数据的准确性和有效性。

2.4 应用系统建设

依靠上级档案部门制订的技术指标，选用先进、适用和可靠的档案信息化建设管理软件，这是档案信息资源开发利用和档案信息化建设的技术保障。

2.5 人才队伍建设

加强对档案管理人员的管理和培训，使他们具有高度的责任感和明确的档案思路。各单位要始终将提高档案管理人员的素质放在首位，积极引进计算机网络技术方面的人才。

3 档案信息化建设的思路

3.1 总体规划，分步实施

要使档案信息化建设顺利开展，就要对档案信息化建设有一个清楚的认识。只有这样，才不会盲目投资，避免物力、财力的浪费，给企业造成一定的损失。相关人员应该不断研究、调查、分析、比对，按照上级有关部门以及信息化总体目标和阶段目标，着眼于未来，不断制订长远规划和阶段目标，使档案管理的目标与院系的目标相互协调。此外，相关人员应该在实施规划之前制订详细的方案，分阶段实施。

3.2 突出重点，务求实效

电子文件的管理是当前档案管理的重点。在档案信息化建设过程中，可将数字档案信息资源建设移交给纸质档案管理部门。对于一些特殊数据，需要不断调查，力求准确，切忌急于求成，只追求结果，而忽视了过程。此外，要求档案管理人员总结档案整理中可能出现的各种问题，提前做好预防措施。

3.3 规范流程，强化服务

档案管理是一项烦琐的工作，因此，应该规范档案管理的工作流程。要结合上级部门的要求，细化和梳理档案，重新整理一些过时、散乱的档案；要不断学习国内外的先进管理方法，发展本院的档案管理特色；要不断转变档案管理人员的管理理念，将他们从传统的档案管理员上升到服务型管理人员；合理利用信息资源，不能把资源当作摆设；要先从内部管理做起，及时建立内部档案服务平台，充分利用网络快速、便捷的性能，从而充分发挥档案的信息化作用。

4 总结

档案信息化建设是档案建设的重要组成部分，是经济和社会信息化建设的体现，因此需要档案管理部门不断改革、不断进步，从而带来更好的经济效益。我们有理由做好档案信息化建设。

〔编辑：刘晓芳〕

Superficial Analysis of Archives Information Construction

Ma Lan

Abstract： This paper introduces the importance of the construction of archives information and the main contents of the construction， summarized and summarized the overall idea of the construction of archives information， in order to provide reference for relevant personnel.

Key words： file management； information construction； resource sharing； infrastructure

文章编号：2095-6835（2015）19-0028-01