龚筱芃

随着我国高等教育的快速发展，招生规模不断扩大，高校基本建设进入快速发展时期，随之而来的是大学城建设、新校区建设、原校区旧房的维修与改造等一系列基本建设如雨后春笋蜂拥而上。

国家投入大量的资金建设教学实验楼、科研楼、办公楼、图书馆、学生公寓楼、体育场馆、生活辅助用房及配套基础设施、道路、地下管道、绿化景观等，随之产生大量有保存价值的基建档案资料。它不仅是高校基建工作的真实记录，而且是以后高校发展过程中建设规划、管理及改建、扩建、加固、维修的重要依据。它记录了学校建设发展的历史轨迹，其应受到重视。

1.高校基建档案概述

高校基建档案是指高校在基建管理和基建工程项目从立项、设计、施工、竣工交付过程中，直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、图纸及声像等不同形式的文件材料。高校基建工程档案是对工程建设过程真实、系统、完整的反映，记载和反映了建设项目活动的全部过程，是高校建设与发展历史的再现。

2.高校基建档案的分类

高校基建档案一般可分为依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收文件、监理文件、基建财务文件等七大类。

2.1依据性文件。包括工程项目建议书、上级批复和计划批文。

2.2基础性文件。包括工程地质、勘察报告、化验试验报告及说明。

2.3工程设计文件。包括初步设计、施工图纸设计、设计评价及审批。

2.4工程管理文件。包括建筑红线图、建筑工程规划许可证、施工许可证、招标文件、投标文件、承包合同、产权证书等。

2.5施工竣工验收文件。包括开工报告、会审纪要、工程技术要求；施工组织设计、技术交底、安全措施、技术措施；隐蔽工程验收记录、砂浆、混凝土试验报告、水泥、砖检验报告、钢材机械性能试验报告、混凝土工程施工记录、主体结构验收记录；竣工验收报告及图纸；分部工程质量评定、单位工程质量综合评定、观感质量评定，等等。

2.6监理文件。包括监理合同、监理规划、监理月报、监理通知和监理工程评价。

2.7基建财务文件。包括设计变更通知、工程预算、结算和审计结论。

3.高校基建工程档案具有范围广、专业性强的特点

高校基建工程档案是一个庞大的系统工程，涉及面广、涉及单位多：规划、设计、勘察、测量、监理、施工、水、电、气管理、消防、环保、质检等许多部门及土建、安装等诸多专业。

4.高校基建档案具有历史记录作用、凭证作用和参考作用

4.1历史记录作用。高校基建档案记载了学校内各建筑物的具体位置、开工时间、竣工时间，施工面积和工程造价等，真实反映了建筑物建设的全过程，包括工程投资计划、工程立项批文、工程地质勘查、工程图纸设计、工程招投标、合同的签订、工程施工进程、工程竣工验收、工程决算及工程交付使用；其资料和文件包含大量的图纸、图表、文字、影像等资料，把整个工程建设过程具体地、直观地、清晰地显现出来。

4.2凭证作用。高校基建档案有大量依据性文件（学校上级部门对工程的立项批文、地方政府相关部门的各种批文如土地、规划、消防、抗震、防雷、质监、环保等部门的相关批文），这些文件真实地记录了当时工程建设的历史情况，对以后的房产办理、工程事故处理、工程纠纷、土地纠纷等起着非常重要的依据和凭证作用。

4.3参考作用。随着时间的变迁，当学校对已建工程项目进行维修、改、扩建时，真实、完整的基建档案资料可以作为重要的参考依据，可以对以往的工程情况进行分析研究，快速、准确地制订具体的施工方案。既可以避免设计的盲目性，少走弯路，节省时间，又可以减少工作量，加快工程进度，提高工作效率。

5.加强基建档案管理的一些措施

要做好高校基建档案管理工作，必须提高认识、健全制度、规范管理、加强学习、相互配合。

5.1领导重视是做好基建档案管理工作的关键。搞好基建档案管理工作，需要领导重视，领导实实在在的重视和支持是搞好档案管理工作的关键，只有领导重视和支持档案管理工作，才能将基建档案纳入工作计划，进行统一管理。

5.2完善基建档案管理制度。完善基建管理的各项规章制度，是做好基建工程档案归档的前提。制定一套切实可行的规章制度，并经常进行检查、督促，将基建档案工作纳入日常管理工作中，使档案工作做到“有法可依，违法必究”，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提。

5.3组织本单位档案人员及其相关的管理学习。认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规，在各部门间达成档案共识，自觉增强责任意识，不断提高业务水平，做到积极主动，提前拟订计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量。同时要求档案管理人员要根据工程进度，积极主动与参建单位的档案管理人员联系，积极配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集。

5.4加强档案管理人员素质培养、提高科学管理水平。“关键在人”是基建档案工作的核心，做好基建工程档案要把提高档案管理人员的素质放在重要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部门作为基建档案的管理和使用部门，档案管理人员更应当自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。在具体工作中，基建部门的领导要注重加强档案管理人员素质训练、加强科学管理，从基建管理和档案管理两方面进行专业知识的学习和培训，不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力。

5.4.1档案管理人员要加强自我学习，提高自身修养。就是说，从事档案工作必须具备基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质直接影响档案工作的效率和档案的质量，档案管理人员除了要参加常规的专业培训外，还要特别加强现代化管理知识培训，不断调整知识结构，学以致用。不但要了解档案管理的基本知识和基建专业的基础知识，还要熟悉基建工程业务流程、归档范围、分类原则及学校基本建设现状和长远规划等。要从工程立项、招投标开始提前介入建设工程，切实了解工程进度，掌握第一手资料，做到心中有数。档案工作者要不断努力，注意提高自身修养；端正思想，认清形势，不断学习，注重积累。要把自学作为提高自身素质的一个重要途径。通过自我学习，与他人交流，扩大知识面，并注重学习过程中的探索与积累，把实际工作与理论有机结合。

5.4.2档案管理人员要了解基建工程项目建设的进度状况，适时邀请学校档案管理的专业人员组织基建文件材料归档业务培训，主动参与基建项目竣工验收，认真做好基建档案的接收、保管和提供利用服务。按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，分阶段、分层次、有计划、有步骤地对工程管理人员进行业务培训，不断提高管理人员的整体素质。

5.5高校基建档案管理工作是一项长期而充满挑战的工作，需要各部门的支持，同时也需要人们引起足够的重视。注重加强各档案工作者之间、相关专业人员之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交流，使他们尽快吸取别人的先进经验，及时查找自己的不足，把好的经验应用于自己的实际工作中。

基建档案管理部门要加强与参建单位的联系和协调，要相互学习、相互配合才能做好基建项目档案的指导、监督工作，由于基建档案牵扯单位较多，常涉及政府部门、设计单位、施工单位、监理单位等，因此需多方密切合作。

5.5.1.档案管理工作看似简单，但实际上具有很强的专业性和技术性。档案管理人员必须具备广博的知识，因此档案管理部门必须足够重视，从工程项目建设开始，应该组织承包单位学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的标准、格式和要求，严把档案质量关，系统掌握工程项目开工前、工程项目进行过程中、工程项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既要瞻前顾后，又要紧抓过程。

5.5.2.施工单位作为档案最直接的接触方，施工单位能否适应档案管理相应的要求及标准，树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。必须及早对相关施工单位档案管理人员开展文件整理、档案管理、交工技术等进行培训，树立档案思想，增强建档、归档意识，熟悉其归档要求、收集范围、整理标准等。

5.5.3.基建工程管理部门的工地代表、工程监理单位的管理人员要密切注意工程变更，及时查验、监督监理和施工单位做好技术变更记录和竣工图绘制。档案管理人员必须积极参加，与工程管理部门密切配合，共同进行，监理单位和施工单位要把完整的、系统的、准确的施工变更数据和有关信息及时完整地反馈给甲方工地代表，确保基建工程竣工档案是准确完整的第一手资料。

6.结语

基建档案是高校的无形地宝贵财富，是高校基本建设工作的真实记录和历史凭证，也是基建工程今后的维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据。随着时间推移，人们会越来越认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要性。因此，我们必须做好基建档案的管理工作，把好质量关，不断提高业务能力和服务质量，使高校基建档案为高等教育事业发展提供更好的服务，为国家的经济发展作出更大的贡献。