魏峰

摘 要：电子商务、电子政务的快速发展，促进了电子文件的产生和应用。电子文件与传统文件相比，有着优越的管理方式和先进的技术手段。本文分析了传统文件和电子文件的含义和异同，并将二者在应用过程中的差异进行了比较，展示了电子文件的较明显的优越性。最后提出了电子档案保管策略，推动电子文件现代化发展。

关键词：传统文件；电子文件；异同

信息化技术的发展极大推动了电子文件的运用。电子文件大规模代替传统文件的趋势不可阻挡。文件保存、流通形式的转变迫使办公建设和档案管理向信息化、自动化的模式转换。只有清晰的区别传统文件与电子文件在使用过程中的差别，各自以科学的机制处理，才能保证档案信息管理工作的顺利开展。

1 传统文件和电子文件的含义

传统文件即较为原始的文件存储方法，主要包括纸质文件、音像文件等。其中影音文件包括音像片、录音、录像、影片档案等形式。

电子文件由数字化设备产生，依赖于网络，它主要以数字化形式保存在磁盘、光盘、网络云端当中。电子文件的种类很多，包括文本文件、数据文件、图形文件、程序文件、声音文件和多媒体文件。

2 传统文件与电子文件异同

1、共同点

传统文件和电子文件都是将信息进行一定转换得来的。再者，二者均对系统有很强的依赖性，与存储设备共存亡。最后，二者在一定的手段下可相互转换，将纸质的档案信息录入数字设备中，或将电子信息转化为音像档案中的照片、音像。

2、不同点

二者技术支持不同。传统文件由传统技术支撑，纸质文件由印刷技术推动。音像文件由化学技术和模拟技术支持，包括照片、影片的化学技术和录音、录像的模拟电子技术。电子文件使用的则是先进的数字技术，与传统文件的模拟技术有本质的区别。

二者复制能力不同。传统文件的复制水平远远低于电子文件。传统文件中的音像档案由于使用模拟技术，复制只能是有衰减的复制，每复制一次就会有信息的流失；电子文件因其数字技术支持，复制技术为无失真技术。

二者操作性能不同。传统文件的后期处理较为麻烦，纸质、石碑文字、图像修改实行性不强，胶片磁带等剪切、处理操作复杂。而电子文件操作起来快捷方便，准确性高。

二者使用成本不同。纸张、胶片等价格昂贵，重复利用率低；电子文件保存在存儲器中，而目前的存储器可擦写次数远远满足用户需求。并且电子文件的处理成本低，长期使用比较下来，其综合成本远远低于传统文件。

3 传统文件与电子文件在应用中的比较

（一）管理上的差异

1、传统文件的整理需要实体系统之间的联系，需要建立完善的实体秩序，保障档案检索的顺利进行。电子文件整理方法需按照相应的管理标准对磁盘载体或网络云终端进行分类、标引和组合，使电子文件存储格式科学有序的保存。

2、另外，当前传统文件的管理有统一的模式；而电子档案的物理结构和逻辑结构往往不一致，导致文件中的文字、图像等在载体上的存放不连续，影响正常的显示输出，因而需要相关部门制定集中统一的管理模式，促进文件的统一。

3、电子文件管理机制是指协调电子文件管理基本要素之间相互关系、确定运行机理并保障管理目标顺利实现的基本原理与方式。电子文件管理更加注重文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调管理内容和管理要求的无缝连接、系统整合和总体效应。此外，电子文件管理还强调“过程管理”，严格控制各个阶段操作者的权限，并做到操作留痕，确保电子文件的真实可靠性。

（二）真实性鉴定上的差异

1、传统文件真实性主要体现在文件办理过程中的维护和文件归档后的维护两个方面。前者需要控制文件的使用范围和相关人员的使用权限，后者需要档案部门采取严格的安全措施。电子文件则不同，归档前文件形成、传输、办理等过程是维护其真实性的关键因素。因此，电子文件一经形成就要立即备份一份给档案部门归档保存。

2、电子文件真实性的鉴定工作包括以下几个步骤：第一，明确分析各类电子文件的组成要素用以确保文件长期真实性。第二，根据预先的标准格式和模板编辑文件。第三，将电子文件转换为非数字文件，采用缩微、打印等方式进行保存。第四，电子文件的移动进行记录，实现数据的记录和文件的著录。

（三）安全保护上的差异

1、传统文件安全性主要依靠库存环境保障，做好防灾措施、加强室内温湿度控制、做好文件后期处理等方式保护。电子文件保存硬件设备即服务器、终端、存储设备和网络设备。这需要保证设备的物理条件，同时相关单位需定期检修保障设备的正常运行。

2、当前保护电子文件安全保存的主要技术途径有：防火墙技术、存取权限限制、信息加密、数字水印。数据加密技术即按照确定的加密变换方法处理未经加密的数据，使其成为难以被受权限限制人员查看、修改、盗取。水印法是利用一定的技术方法，将文件所有者的标志口如印签、花纹等隐藏在电子文件中，保证电子文件拷贝时，标志不被拷去。这些保证了电子文件信息的唯一性。若要保证归档期间电子文件在网上的登记时间无法改变，需要使用数字时间印章法，以使电子文件信息的真实性和原始性不受损害。电子文件的安全保护工作仍需在技术上进行深入的研究和应用。另外维护好网络安全也是对电子文件安全的切实保护。

4 电子文件的应用

从上述传统文件与电子文件的比较可以看出，电子文件当今利用价值远远超过了传统文件，其技术支持为先进的数字技术，具有可操作性强、复制能力强、操作简便、准确性强等优势。人们在办理公务、处理信息过程中，在生产或科研活动中已愈来愈多的采用电子文件进行归档、传输和存储。因此，在档案管理工作的实际应用中，一定要加快文件由传统文件到电子文件的转型。但是，电子文件的管理工作仍然存在很多问题，例如，当前人们没有充分认识到电子文件的意义和功用；电子文件容易被非法改动和损失；电子文件对网络软硬件设备有较强的依赖性，造成电子档案管理工作的难度加大。

目前我国电子文件已经有了较为成熟的战略体制，各机构电子文件已经有了广泛的应用。我觉着还要做好以下几点：一是要进一步提高研发效益对于电子文件的规范化管理的作用；二是要进一步构建具有我国特色的电子文件管理体系；三是要研究出原创的、本土的电子文件应用和管理理论体系；四是要培养电子文件专业人才，在学位教育、在职培训等方面加强电子文件管理的内容。只有这样才能实现电子文件管理的目标即在其整个生命周期有效开发和利用电子文件，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

参考文献

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