杨沅莹

摘 要：随着现代信息技术的不断发展，网络已经走进千家万户，为人们生活和工作效率的提高提供极大的便利和帮助。在这种形式下，事业单位档案管理工作也应顺应时代和社会的发展潮流，充分利用网络的优势，将信息化技术运用到实际的档案管理工作当中。就目前我国的事业单位档案管理工作情况来看，网络的运用和信息化建设仍存在诸多问题。本文首先阐述了网络环境下事业单位档案管理的优势，进而分析了当前我国事业单位档案管理存在的主要问题，并提出网络环境下事业单位档案管理工作的新思路，以期为事业单位档案管理工作效率和质量的提高提供有效参考。

关键词：网络环境；事业单位；档案管理；策略

事业单位的档案管理工作具有十分重要的作用。它不仅是社会进步的记录者，为维护社会健康有序发展提供重要参考和依据，还能为实现社会公共服务提供重要载体[1]。因此，必须充分重视事业单位档案管理工作，并努力提高其工作质量和工作效率。随着网络的不断发展，网络不断渗透到事业单位档案管理工作当中。然而，就目前情况来看，仍然存在着事业单位档案信息资源未有效开发、档案管理人员的素质水平不高、档案信息安全性得不到保障以及事业单位档案检索效率较为低下等问题。应当充分分析研究当前存在的问题，并采取积极有效的办法和策略，使得网络的优势得到充分发挥，加快事业单位档案管理工作信息化进程。

1 网络环境下事业单位档案管理的优势

1.1 事业单位档案管理中档案存储的优势

事业单位的档案管理需要进行档案的存储和保管。传统的存储方式是进行纸质档案存储，面临着防虫、防潮、防火和防遗失等一系列的安全问题[2]。如果出现问题，则会文件档案的损毁和丢失。运用网络的优势，将档案进行信息化处理，使得档案信息能够通过电子形式进行存储和保管。同时还能进行档案信息的复制和备份，防止一份档案的丢失造成全部信息的丢失。

1.2 网络环境下档案检索和调用上的优势

傳统的档案检索即通过人工翻阅纸质档案进行档案检索，不仅效率低下，耗费大量的人力和时间，还容易造成纸质档案的损坏，导致档案信息缺漏[3]。在网络环境下，建立信息化档案检索系统，通过运用该系统，能够实现档案信息的快速检索和调用，既节约了大量的时间，还避免档案资料受到多次触碰而导致的损坏和陈旧。档案检索和调用效率大大提高，档案资料的安全也得到有效保障。

2 网络环境下事业单位档案管理存在的问题

2.1 事业单位档案信息资源未有效开发

运用网络的优势，进行事业单位档案信息资源的有效开发，建立我国的档案信息资源库，能够大大方便了档案资料的查阅和使用，跨越地域和时空的阻碍，实现档案信息的快速管理和使用。然而，我国的事业单位档案信息并未有效开发，档案信息资源的采集量较低，档案信息资源库资料总量也较少。档案信息资源的开发利用效率较低，使得网络的优势未得到充分发挥。

2.2 档案管理人员的素质水平不高

事业单位档案管理工作人员素质水平不高，是事业单位档案管理面临的巨大难题。由于档案管理工作较为枯燥，许多大学毕业生在工作一段时间后立即辞职，造成管理人员经常更换，导致档案管理工作缺乏经验丰富且能掌握信息化管理办法的人才。其次，人员的频繁更换还造成档案管理上的混乱，档案文件管理体系不健全，文件极易出现损毁和丢失的情况[4]。

2.3 档案信息安全性得不到保障

事业单位档案管理关系到公民的身份信息和事业单位的重要信息，甚至涉及到国家机密信息，因此，保证事业单位档案信息的安全性是档案管理工作重点关注的问题。在进行网络化和信息化档案管理工作时，往往由于信息知识的缺乏和安全意识的薄弱，导致档案信息面临极大的危险。一些网络黑客利用技术手段闯入档案管理系统，进行机密信息的盗窃，造成国家信息和公民信息的泄露。

2.4 事业单位档案检索效率较为低下

网络环境下，利用档案信息检索工具，能够实现档案检索和调取效率的大大提高。然而，一些事业单位档案管理部门在开发运用信息检索工具时，过分关注检索工具的数量而忽略其质量。过多的检索工具造成检索选择上的极大困难，且检索设置过于繁琐造成检索效率低下，影响工作效率。只有精简检索工具，优化使用体验，才能实现档案管理效率的有效提高。

3 网络环境下事业单位档案管理工作的新思路

3.1 逐步实现档案管理工作的信息化

随着网络技术的不断发展，网络的巨大效用将充分发挥，为事业单位档案管理效率和质量的提高提供巨大的推动力。对于目前档案管理信息化程度不高、档案资料信息化进程仍较慢的情况，各事业单位档案管理部门应当充分重视信息化的重要意义，并加快档案管理的信息化进行，使得档案信息资料库尽快建成，为档案信息管理和使用带来更大的便利[5]。

3.2 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的素质关系到档案管理的质量和效率。应当重视提高档案管理人员的综合素质，建立健全档案管理人员的管理体制，明确激励和处罚机制，以保证管理人员的工作积极性。同时，开展定期培训，提高管理人员的信息化知识水平和职业道德水平，使其充分投入到档案管理的信息化工作中，使得网络的优势得到充分发挥，提高档案管理的效率和质量。

3.3 加强档案信息安全措施

事业单位档案管理事关国家机密信息的安全和公民信息的安全，还关系到社会公共服务的有序性和高效性，因此，在发挥网络优势，进行事业单位档案管理的信息化过程中，应当充分重视档案信息安全，利用技术手段进行档案信息安全防护。同时，加强对于档案信息安全性的监管，对于出现的档案信息盗窃和破坏的行为，进行严厉追究，确保档案信息在网络环境下的安全[6]。

3.4 优化档案检索方式以提高检索效率

事业单位档案管理涉及到大量的档案文件，要想对其进行有效管理，在检索和调用时能够大大提高效率，是当前网络环境下必须解决的问题。在进行检索工具的开发时，应重视检索工具的质量和效率，而不是其数量。将大量的人力物力投入用于检索工具的优化上，提高其应用体验效果，简化检索过程和调用过程，方便档案信息的查阅和调用，并加强档案信息的管理，避免信息的丢失和损毁。

4.结语

网络环境下，事业单位的档案管理工作应进行相应的改革和优化，适应时代和社会的发展潮流，实现档案管理的网络化和信息化。应充分认识到当前存在的问题，并通过逐步实现档案管理工作的信息化、提高档案管理人员的综合素质、加强档案信息安全措施和优化档案检索方式以提高检索效率等系列办法实现事业单位档案管理效率和质量的提高，为我国事业单位档案管理工作的可持续发展提供重要保障。

参考文献

[1]蒋前前.关于事业单位档案管理工作的思考[J].山东档案.2013（03）

[2]季萍，徐利.事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案.2012（06）

[3]刘宗华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].中国职工教育.2012（12）

[4]顼迎芳，康旭琴.知识管理对事业单位档案管理的启示[J].长治学院学报.2013（04）

[5]张学利.事业单位档案管理存在的问题[J].才智.2013（09）

[6]杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技创新导报.2011（04）