王献飞

摘 要：高校档案利用是高校档案事业发展的动力，如何做好新时期高校档案利用工作，是摆在我们每个高校档案工作者面前的重要课题，本人结合自己的工作实践，对新时期高校档案利用工作的意义、利用工作方式、目前利用工作存在的不足及如何使档案利用工作适应新形势等方面进行了分析探讨。

关键词：高校档案；利用；认识；体会

高校档案是高校领导及师生员工从事教学、科研及一切管理活动的真实记录，是学校的宝贵财富。这些档案之所以被我们采用科学手段保留下来，是因为它具有承载有用信息、记录历史经验及教训、指导现实工作的重要功能，可以满足人们对档案信息资源的利用需求。而档案的这一功能是通过利用工作体现出来的。各类档案只有提供利用才能发挥出所含信息的实现指导和历史研究的巨大作用，实现其自身价值。

早些时候档案利用工作是直接传递档案信息为各项工作服务的工作，这一工作直接面对用户，把档案工作其他环节的工作成果呈现给利用者，他在整个档案工作中占有极其重要的位置，是全部档案工作的生命力所在。作为承担档案利用第一线任务的利用科学，高校档案工作者必须对利用工作的重要性具有足够的认识。下面我就从档案利用工作的意义、利用工作方式、目前利用工作存在的不足和如何使档案利用工作适应新形势等方面，谈一下自己的认识和体会。

1 高校档案利用工作的重要意义

1.1 提供档案利用是实现档案工作目的的有效和直接手段

档案工作包括收集、整理、保管、鉴定、统计、利用及信息化等多个环节的工作，在通过了专兼职档案干部进行了大量工作之后，才得到宝贵的规范化的档案信息资源，获得这些资源的最终目的不是存储，而是提供利用，是要让档案中蕴含的有用信息在指导现实工作和进行历史研究中发挥作用，高校档案工作者所从事的提供利用工作正是承担了这样的使命，是以不同的方式把档案信息直接传递给利用者，使利用者通过利用档案，创造出新的物质和精神财富，从而实现了档案的利用价值，实现了档案工作的目标。比如为领导决策提供依据性和参考性文件，解决学校大事；为教学评估、实验室评估、“211”工程验收、职称评定，为个人提供学历、身份、工龄、工资、房产土地所有权等档案材料，提供可靠地真实依据，解决自身的社会和生活问题。

1.2 档案利用工作是对外联系的窗口

档案利用工作每天面对的是来自校内外的各级各类人员，高校档案馆利用部门是名副其实的窗口单位，我们通过提供各类档案服务，和各类利用者建立了联系，又通过他们和他们的所在单位建立了联系，一方面使利用者了解了我们的档案工作，扩大了档案工作的宣传，另一方面也是我们不断地了解利用者的需求。只有建立了这样的联系，才会使档案馆与利用者形成一种相互依存关系，是档案工作有所作为，更好的为学校和社会服务，这样档案工作才会有新的活力。

1.3 档案利用工作可以有效促进档案业务建设

档案利用工作是检验前面各个环节工作质量的一个关口，在提供利用的过程中，可以发现各类档案是否齐全、完整；电子目录和档案实体是否相符等等，据此提出补充、修改、完善意见，这对提高各类档案的归档率和案卷质量必将起到重要的促进作用，因此说，提供利用工作是推动档案基础业务建设不断完善的一种动力。目前高校档案馆在档案的利用中，要结合各个时期档案利用工作的特点和规律，对常用的档案目录进行了整理，归纳出符合自身的档案利用特点，在利用中编制各类简便的检索工具，如：针对本、专科、成人教育成绩单、毕业证号、学位证号、三联单、博、硕录取名册、休学、复学等内容编制检索工具，装订成册，放在所需库房，提供查询；统一学位档案案卷目录（博士、硕士）整理了党群、行政目录（以前手写 ）。并对考研题进行加工整理，主要通过按学院、学科合理的进行编序列号，区分年代、分类组装成盒，做到了随用随取。与此同时，又做出了与之配合使用的查考题的目录索引，一年一本合订成册。另外在档案管理方法上，（在三联单档案盒外贴上标签，注明省份，在不用看案卷目录的情况下，直接取卷，根据不同时期档案利用工作的中心，临时调整不同档案位置，比如录取名单等，放在最近的地方，以提高利用效率，过了这个阶段又放原位置）利用者填写成绩单小卡片，考研题小卡片等。以上这些做法，在利用过程中节省了时间，减少了人员堆积，使高校档案馆的利用工作方便、快捷、准确、有序。

2 提供档案利用方式

档案利用方式是多种多样的，应当根据需要和条件选择适应的提供方式，或者多种方式并用。其中主要包括：

2.1 档案原件外借

这是最基本的服务方式，在档案工作现代化程度较低的时期，这种方式最常用。这种方式的凭证性、依据性最强，就是在当今信息化时代，也有很多需求是必须提供档案原件的。这种原件外借具有一定风险，就是丢失和破损的风险，应当慎重提供。必须建立建全制度，做好借、阅的档案登记与记录工作，同时对外借档案要建立催还制度。

2.2 制发档案复制件

这种方式用的最为普遍，高校档案馆利用部门每天大量的工作都是在提供档案复制件，如学生成绩单、各类的录取名册、考研题等等，以前档案利用部门在工作中更多的是以档案原件制成复制件，现在经过数字化工作，信息部门对部分利用频率高的档案进行扫描、上传、存储成了电子全文，就可以在不动原件的情况下，从网上检索，直接打印出所需档案复制件，本、专科成绩单已经实现了这种检索利用，是非常便捷的。

2.3 出具证明档案

目前高校档案馆所提供的档案信息加工品，主要是根据档案原件开据的档案证明和出具学生办理出国留学等手续所需的中英文对照件。对于高校档案馆来说，这两种方式每天都是离不开的，工作的关键是对原件的查询一定要真实、准确。

3 目前提供利用工作存在的问题和解决办法

3.1 存在的问题

主要的问题是利用方式有些滞后，一度固守传统的服务方式，虽然有些高校档案管理系统运行已有多年了，但一直没有在系统上做综合查询方面的尝试，这里除了存在有些工作环节缺乏协调的原因外，主要原因还是缺乏创新意识，没有激發出改革传统服务方式的愿望，观念上没有适应新形势，由此造成服务方式上的单一，同时服务上也缺乏主动性。

3.2 解决办法

（1）增强创新意识，力求多接受新事物，多在信息服务上动脑筋，增强服务的主动性。档案数字化是高校档案馆今后工作的重心工作，数字化的根本目的是利用，当前应适应馆内实际，对新的“管理办法”和“分类”要认真学习，深刻领会。做好对新的“分类”法的实施准备工作。

（2）积极学习信息化管理技能，力争在最短的时间内尽快掌握查询方法，不光学会查询本、专科成绩单，对其各类档案也要学会检索，体现档案综合查询，实现档案查、借、阅的计算机目录检索工作，以全新的方式为校内利用者提供快捷的档案信息服务，发挥档案在学校各项工作中“无可替代的作用”。

总之，高校档案利用是高校档案工作永恒的话题，在高校改革不断深入和网络技术快速发展的今天，它赋予了新的内涵，值得我们去深入探索，大胆实践，我们每一个高校档案工作者要深入实际，开拓创新，力争把高校档案利用工作做好做扎实。