薛强

摘 要：随着社会信息化的不断深入与发展，我国政府部门对电子政务的建设力度以及重视程度也在不断加深。电子政务以信息资源为基础，能够有效使政府部门工作的效率得以提高，从而将社会的运作成本减少，对社会的发展进步带来一定积极影响。在此背景下，高校的档案管理工作如能有效利用这一发展机会，突破传统档案的服务模式，从而提升档案信息服务质量，改变传统的档案部门印象，就能够使档案事业迈向新的发展空间。

关键词：电子政务环境；高校档案；创新

电子政务是我国国民经济和社会信息化的重要内容，对和谐社会的构建以及科学发展观的践行、全面小康社会的建设有着积极的促进作用。政府管理下的行政事业单位包括高等院校在内，管理工作的重要内容就是对档案的管理，高校电子政务的建设中最为重要的部分就是信息化建设。由此可见，对于高校传统的管理模式应该有所变革，对档案的利用模式也应该有所创新。

1 现阶段的高校档案的作用所在

（一）能够为使用者提供档案原件，其中包括：档案的外借、电话以及室内查询档案信息，对档案信息进行摘抄等。

（二）能够为使用者提供档案复制件服务。使用者可以利用复印以及对档案原件进行扫描的形式对档案进行利用，通过使用复制件，有效保证了原件的完整性，避免遗失或破损。

（三）能够为使用者提供档案编辑以及研究资料的服务。针对某一专题，对档案室库存档案资料进行分析、整合以及编制后，编写出完整的个人材料，具有问题集中、内容准确、文字简练以及概况性较强的优势，可为使用者提供直接的服务；还能够为使用者提供书面证明，以档案内容为依据，也就是所谓的档案证明材料。

2 电子政务对档案利用服务的影响

通过网络技术以建设电子化的虚拟政府，能够使民众随时随地享受各种政府服务的形式被称为电子政务，也就是利用政府机构的调控，管理现代信息技术，从而优化政府组织机构和工作流程，是以网络的共享性为基础建立的。电子政务的应用对于政府信息散集传递政令以及转变职能方面都有积极的作用，并且影响着档案利用服务理念、内容、方式、手段等方面。

2.1 促使档案部门形成开放式服务思想

电子政务是以网络技术为前提，为公共以及单位和政府部门提供信息以及服务的一个平台。将政务透明化以及公开化，并转变为服务型是其的核心理念。电子政务全新开放的模式，能够使档案部门树立全新的、开放的档案服务模式。以电子政务为基础，开展档案的利用服务，就要求档案部门将原传统的、被动的提供利用方式的观念加以转变，建立主动服务的观念，将档案开放利用，服务于公众。有利于档案走向社会、走进大众，以使社会各方面对档案的需求利用得以满足。

2.2 电子政务为档案利用服务提供良好的法治环境

电子政务的建设有较为广泛的涉及面，法律法规的保障就是其中最为重要的一点。有效的整合信息资源、良好的保密安全机制是电子政务运行的重要条件，因此，将会出台一系列有关电子政务的法规制度，从而规范档案信息的利用。然而，当前的电子政务模式与档案信息的利用不能够有效融合，这就要求将现行的规章制度加以改进，以使其需要得到最大化满足。

2.3 电子政务为档案管理的服务提供技术支持

电子政务是以政府网站为基础，依赖于较为可靠的网络技术开展的。例如，在PKI身份认证以及网络安全技术的应用等方面。以此技术为基础，就能够顺利进行网络的档案利用服务，将网络限制档案利用的方面的难题得以缓解，充分表现了网络服务能够有效提高档案服务质量以及效率的优越性。与此同时，在政府系统中最为重要的组成部分就是档案部门，政府对其也加大了投资力度，有效的将档案技术的设备条件加以改进，使档案服务有了较好的技术支持。

3 对高校档案加以有效利用的创新研究

3.1 加强服务理念的创新

1、使档案管理者的参与意识加深，能够积极主动的服务于各项工作。还需通过文件或者校园信息网获取并了解学校的全局统筹以及发展规划。及时为学校的重要的活动提供有效的档案资料，方便高校领导以及管理人员对学校的发展进行一定了解，并作出重大决策。

2、在高校举行重大活动时，应主动为其提供较有价值的原始资料。因在学习进行较为大型的活动之前，都需要进行宣传，学校的档案室因人流较多，会作为宣传的首选之地，其也应影响号召，为专题画册的编辑以及出版做出应有贡献。

3、主动参加编史修志，利用高校的档案编辑具有特色的画册、招生简章或者校史等内容。

3.2 在高校档案利用服务的内容方面加以创新

1、高校档案利用服务能够为高校举行的各项较为重大活动提供有效的资料，以使高校档案的文化以及历史价值得以充分发挥。

2、对高校档案中包含的信息资源进行编辑、深度挖掘，从而服务于学校和教职工的教学、科研以及管理。

3、服务于高校档案举办各种专题展览，使高校档案的教育作用得以充分发挥。

3.3 使档案的利用服务方式转向信息化管理

1、现阶段，信息化以及电子政务迅猛发展，对高校档案实行数字化管理是未来发展的必然趋势。从而使档案信息化建设的速度得以加快，彻底变革传统落后的管理方式，实现现代化以及科学化的管理。

2、高校档案利用服务已经逐步迈向信息化时代，高校档案数字化的技术保障就是计算机技术的应用，可以实现档案资料的快速加工、存储，改变了传统高校档案信息利用的单一性，使其不再受到时间以及空间上的制约，为档案的使用提供了便利條件，同时也使高校档案的利用率以及服务质量得到有效提升。

3、从信息化和电子政务的角度出发，使各高校档案馆之间的联合得以加强，实现联机检索，信息共享，以有效促进交流，优化资源配置，打破传统的封闭状态，为数字化档案的筹建提供支持与帮助。

3.4 对高校档案的利用服务的质量加以创新并改进，使其从合格转变优秀

建立健全高校档案服务的评分系统，从而使档案工作者与档案利用者之间的沟通以及交流更为深刻化，力求达到每一个使用者的要求，档案管理者应利用服务后评分、网上评分及调查等方式，对现阶段高校档案服务存在的问题、所需服务进行了解，完善服务质量以及评价体系，为高校档案事业的健康发展提供基础。

4 结语

综上所述，档案和政务之间息息相关，在现实应用中，电子政务的不断优化，也必然带动档案事业的蓬勃发展。从而将档案信息化的建设与电子政务相融。在电子政务的前提下，能够使档案信息资源更好地整合，使档案利用服务模式得以创新，真正实现社会化，充分体现档案的价值和作用。在电子政务建设浪潮的推动下，有效实现高校档案管理的信息化以及数字化，最终使高校档案利用模式得以建立，使“以用户为中心”的一站式高校档案利用体系得以建立。

参考文献

[1]韩李敏，吴新宇，梁绍红等.略论档案登记备份制度的创新价值[J].浙江档案，2011，（8）：5-7.

[2]李吉阳.电子政务环境下政府档案管理模式的转变[J].卷宗，2014，（5）：19-19.

[3]黄凡珏.基于电子政务环境下高校档案利用服务的创新[J].城建档案，2014，（1）：68-69.