薛春凤

摘 要：文档分离给档案工作带来很多困难，不但造成大量有重要价值的文件流失，档案部门馆藏质量降低，还会阻碍档案部门发挥参考服务作用，导致信息服务功能降低。随着办公自动化在企业的普遍应用，文档一体化也成为了提高工作效率，加快办公现代进程，实现全面科学的“文件连续体”档案全程管理的必经之路。

关键词：文档；一体化；管理；生命周期

早在19世纪80年代，我国档案学界专家就已提出要改革将文件与档案分离管理的传统体制，并于1993年正式提出文档一体化管理的思想，即文书档案连锁法。电子文件的涌现将文档一体化的研究推向新的阶段，电子文件生命周期理论和文件连续体理论相继提出，并成为信息时代，数字环境下文档一体化管理的新支柱，是档案工作者从更高层次来认识文档一体化管理的含义。

施行文档一体化管理是企业发展的必经之路。随着企业的发展壮大，纸质文件传递收到时间和范围的局限，已无法满足企业管理需求。而文档一体化则能够提高企业公文流转以及日常事务工作的管理水平，因此充分理解和应用文档一体化管理在企业信息化、管理中起着不可替代的重要作用。

1 实施文档一体化的背景和现实意义

1.1 实施文档一体化的背景

大亚湾核电站总经理在评价核电站运行情况时曾说：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文档管理系统。”他将文档管理列为保障企业安全、优质、高效的关键，可见文档一体化管理的重要意义。信息环境下的企业文档一体化是借助计算机技术和网络通信技术，保持文件处理和档案管理的连续性和整体性，组成一个综合的管理系统，并对文件处理和档案管理信息进行存储、控制、加工和传输，以实现对文件和档案管理的整体优化。

经济全球化和信息化对企业来说既是挑战也是机遇。随着以计算机为代表的全球科技现代化、网络化、信息化的迅猛发展，电子文件的大量出现，高效、便捷、优质的数字化工作模式越来越受到人们的青睐和推崇。尤其最近几年，办公自动化的普及和应用，电子文件已成为文件的发展趋势。它不仅节约纸张，减轻了文件管理部门的工作负担，更重要的是进一步提高了办公效率。企业应抓住这个机遇，采取积极应对措施，加速推进文档一体化管理进程。

1.2 实施文档一体化的现实意义

文件的主要功能是现行效用，档案由文件转化而来，但它是文件的特殊阶段，具有长远的参考服务价值。两者之间既有区别又有密切的联系。文件管理是档案管理的起点，档案管理则是文件管理的发展和延续。文件管理的质量将直接影响到档案管理的成败。因此档案工作应提前介入文件的管理，对文件的形成、积累工作进行监督、检查和指导，是文件从形成、办理到归档、保管、利用等过程实现一体化。而随着计算机应用的普及，文件管理和文档管理这两个不同阶段和性质的工作连接的更加紧密。

就目前我公司文档管理而言，与文档一体化的目标还有很大的差距。在历次型号产品进行质量复查时，都需要相关人员手工翻阅、查找、对比、记录大量的纸质原始数据，才能完成复查报告的编写工作。如果文件从形成、办理到归档、保管、利用等过程实现一体化，则能实现快速检索、查寻、对比、记录等工作，节省大量的人力、物力，从而实现高效、便捷、优质的工作效率。

2 文档一体化理论基础

2.1 文件生命周期理论

文档连续管理的概念虽由来已久，但中国学者对文档一体化的研究是在20世纪80年代中期文件生命周期理论传入中国后逐步形成。文件生命周期理论最早由欧美档案学者提出，他们对文件和文件中心作出了理论解释，并逐步扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理。这被世人认为是现代档案学成熟的重要标志。我国著名档案学家何嘉荪指出：“文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存，经历了一个完整的运动过程。研究文件运动的这一发展过程及规律的理论被称为文件生命周期理论。换言之，研究文件运动全过程的演变规律、阶段划分、各阶段特点与联系、以及相应管理行为的理论就叫做文件生命周期理论。”文件生命周期理论的立论基础是文件价值形态的变化规律。对此，美国档案学家谢伦伯格就曾把成为公共档案的文件的价值归纳为：“对于原机构的原始价值和对于其他机构及非政府使用者的从属价值。”虽然各国档案学者根据本国国情，对文件运动过程进行了不同的划分，但无论具体划分如何不同，其基本内容是一致的：文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的生命运动过程，具有完整性和连续性；文件在其生命运动中表现出完整性和连续性；文件在其生命运动中表现出不同的价值形态而划分为若干阶段；不同阶段的文件与其服务对象、保存场所和管理方式之间存在着内在的对应关系（见表1）

2.2 电子文件生命周期理论

自20世纪90年代中后期，随着计算机与网络技术的应用，电子文件开始普及。电子文件拓宽了文档一体化管理研究与实践，使研究更加深入。电子文件生命周期理论应运而生，并成为数字环境下文档一体化管理的新支柱。

电子文件生命周期理论是由国际档案理事会电子文件管理委员会在1997年的一份有关电子文件管理的报告中提出的。它借鉴了软件工程学中软件生命周期的划分方法，将电子文件的整个生命周期划分为3个阶段：概念阶段、产生阶段和维护阶段。其中概念阶段是指电子信息系统的设计、开发和安装阶段。电子文件生命周期理论基本思想与文件生命周期理论大致相同。电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程。但是电子文件生命周期理论认为这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中。电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；对电子文件生命全过程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。

3 企业文档一体化的策略探讨

企业文档一体化的建设是一项涉及企业全局、复杂的综合性工程，存在許多不确定因素，必须提高认识，建立完善管理策略，才能使信息化环境下的企业文档一体化得到更好的发展，更好地为企业谋利益。

3.1 建立高效的文档管理机制

（1）调整目前的档案行政管理机构，用行政手段对上网文档信息的安全进行强制管理。（2）提高公司文档一体化的管理效率。目前，公司在文件形成、办理到归档还存在许多不协调的问题。如工艺文件由各单位工艺人员编制，以纸质形式下发；而装配后记录、签署完整的纸质工艺文件和多媒体记录资料则交质量处。质量处对纸质工艺文件进行归档，多媒体记录资料再转交档案资料处归档。这就给实现工艺文档一体化带来了很大的困难。因此，在加强档案行政管理的同时，公司档案、技术、质量和其他部门需要加强合作，解决文件从形成、办理到归档、保管、利用等过程实现一体化的问题。在统一指挥、分工协作的基础上，各司其职，通过共同努力保证文档一体化的顺利实施。工艺处信息办可开发文档一体化管理系统软件，通过公司核心网，与各部门的办公自动化系统和通信网络系统进行有限制性的连接，以人工智能实现自动控制，达到高效管理。

3.2 规范公司文档一体化管理的标准及法规体系

（1）制定各类管理标准。在信息化环境下，进行文档一体化管理，必定涉及许多尖端科学技术，如网络技术、监控技术、加密技术等。（2）加强立法，制定严密的法规体系。只有通过法律才能赋予“前端控制”的权力。在信息化环境下，电子文件的法律效力，网络安全问题等都需要法律从根本上解决。

3.3 培养信息化环境下公司实施文档一体化高素质人才

随着信息化环境下公司文档工作中新问题的不断出现以及文档部门在公司中所承担的角色转变，现代企业对文档工作人员素质的要求亦相应提高。目前文档工作队伍的整体素质与信息化的发展要求存在较大差距，尤其缺少计算机管理文档的“复合型”人才。

4 结束语

随著时代的进步，电子文件的产生和大量涌现，文档管理模式必须不断进行改革和创新，解决好公司各类文件从形成、办理到归档、保管、利用等过程实现一体化的不协调问题。这样才能够满足现代社会的发展和文档工作的需要。文档人员应该根据时代的要求，从实际情况出发，建立起适合自身的文档一体化管理模式；提高文档一体化的管理意识；进一步完善各项管理制度；拓展专业知识和相关的技术知识；切实有效的推动文档一体化工作的进程，这样才能够充分发挥文档管理部门的作用，并最终为公司决策提供更加高效而快捷的服务。

参考文献

[1]甘中华. 论信息化时代的文档一体化[J].西南农业大学学报，2003（12）

[2]何嘉荪.文件生命周期理论及对我们的启示[J].档案学通讯，1991（6）

[3]谢伦伯格.现代档案——原则与技术[M] .黄坤坊等译.北京：档案出版社，1983

[4]傅荣校，王相华.理论核心问题：原则与内容——文件生命周期理论于文件连续体理论比较研究之二[J].档案学通讯，2004（4）