金益

摘 要：本文针对电子档案的运用与管理论题，说明了电子档案含义；阐明了电子档案的运用是形势发展的必然及科技学术电子档案整理程序；论述了电子档案的管理措施。

关键词：电子档案；运用；整理；管理；保护

1 电子档案含义

电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。电子档案涉及的“档案源”包括：电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件），档案化的电子信息（版式数据文件），结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）等。

2 电子档案的运用是形势发展的必然

电子档案与以往各种载体的档案一样都是人类社会活动的真实记录，必须保障电子档案的原始性、可靠性、完整性和可读性因此收集、整理、利用好归档电子档案，是摆在我们面前的一项重要任务我们必须做好电子档案的归档和电子档案的管理工作。电子档案这一新生事物越来越被广泛的运用到各个领域当中，作为档案管理者就必须认清电子档案性质，搞好电子档案在档案工作中的运用。

电子档案将成为未来社会现行文件的主导形式 ，纸是我们过去文件的主导介质，现在从总体上看也还是以纸为主导介质。电子档案和计算机是密不可分的。综观这几年，随计算机的科学计算、数据处理、实时控制、辅助设计、智能模拟、数字通信等功能日趋完善，特别是中文信息处理、计算机图形学、数据图象处理、计算机辅助技术、计算机多媒体技术、计算机控制、信息系统以及计算机仿真等又都各自发展成为一个领域，使计算机在整个社会、经济、文化、军事以及人类生活各个领域的应用愈加普遍，也可以说已成为现代社会不可缺少的一部分。具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息（表证单书），必须能够具备档案的属性：“直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息；是直接形成的历史纪录”，且必须具有文件原始记录性和具有历史再现性。

电子档案整理的好坏，影响电子档案的使用性和考察性，这就要求档案工作者必须务实、认真、仔细地做好电子档案的整理。作为一名档案工作人员不能只停留于以前的工作程序和方式，要不断的加强档案管理知识的学习，扩充档案管理方面的新知识，以便更好的统筹规划档案库，以有利于对电子档案的分层分段与初期编辑与整理。必须对所在的单位，做好各种档案的归类。

3 科技学术电子档案整理程序

科技电子档案档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案等分类管理然后再按项目归档。简单介绍以下三种：基建档案：基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫拊，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。设备档案单位引进技术和购置各种设备时，商家提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子档案方向发展，而且单位的管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子档案的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子档案软盘、光盘或其他载体的同时，应该附E电子档案内容说明和注意事项。科研档案：科研档案要先根据科研项日进行分类，再根据科研项目里的相关内容进行规划分层归档整理。

4 电子档案的管理措施

电子档案的管理技术对档案管理界来说是一个全新的课题，电子档案虽具有体积小、便于存储、易于共享等优点，但是要想将其长期、完善的管理却需要很多复杂的技术处理进行维护。电子档案与以往各种载体的档案一样都是人类社会活动的真实记录，必须保障电子档案的原始性、可靠性、完整性和可读性，因此收集、整理、利用好归档电子档案，是摆在我们面前的一项重要任务，我们必须做好电子档案的归档和电子档案的管理工作。电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理，以及电子信息和实体档案的关联管理。

1、阅读环境的维护。从电子档案的依赖性可以看出，它不仅依赖于计算机的硬件和各种存储介质，还依赖于系统软件、文字处理软件等，那么要使电子档案顺利的服务于梢案工作，就必须先搞好硬件环境与软件环境的维护。

（1）硬件环境的维护。硬件环境的维护也就是我们对计算机及其辅助设备和仔储介质的维护。这方面的维护要依据厂家机器设备的各利-维护说明，一般都有温度、湿度、防磁等指标的规定包括正确的操作方法等，我们都要无条件的依据这些硬件说明书止确的去操作来维护电子档案所依赖的硬件环境，尽最大可能的去延长它们的使用寿命。

（2）软件环境的维护。在电子档案软件环境的维护中，首先我们要有一套完善的软件环境备份以便软件环境发生不可修补的问题时能够立即重新安装。其次我们要有一套完善的防病毒体系以防黑客、软件病毒的侵扰。最后就是我们档案管理人员要定期定时的进行软件环境的清查与防护。只有这样电子档案的软件环境才能做到更好的维护。

2、及时建立完善的数字化副本做到正副完全一致。

（l）定期建立数字化副本。由于我们存储介质有严格的维护保存指标难免在我们管理的期问会有损伤，且这些科技物质也有寿命的界限，所以我们必须定期建立电子档案的数字化副本，以免存储介质在损伤和寿命殆尽之时我们仔放的电子档案也无法读取。

（2）软、硬件更新与升级时，更换并备份所有电子档案为最新存档格式。科学技术是不断发展的，我们在工作中难免会遇到过去的电子档案利用现代的软、硬件环境无法读取与打开。这就需要我们审清软、硬件更新与升级形式，涉及电子文档以前不便打开的，要提前做好更换与备份所有电子档案的最新存档格式，便于适应科学技术发展后的电子文档阅读。

（3）定期整理与检查存储介质的保存情况。现在的存储介质是多种的，有：移动的和不能移动的，移动的有移动硬盘、优盘、光盘、磁盘等，我们要根据本单位的存储介质情况定期对其进行规划、整理与检查，使存储介质的利用更加充分与合理，更为妥善的更大限度的服务于电子档案的存放。

电子文件是随着办公自动化和网络化的不断普及，在社会活动中形成的，是以计算机硬盘、磁盘、光盘等化学磁质材料为载体的文件材料，其特性与使用方式跟纸质文件不大相同，信息数字化是电子文件的最本质的特征。因此无论是电子文件的日常应用管理，还是作为档案来管理，都必须采取认真、严谨、科学、可行的方法进行管理。endprint