闫丽丽

摘 要：现如今，我们科技的进步，计算机的广泛使用，办公自动化的普及，过去传统的用相机、纸墨来完成的那些办公手段，如：科技情报、图形、文字、图纸、文献资料、公文、商业信息、影像等都可以通过电脑操作同步完成，为此电子档案和文件产生了并广泛使用。电子档案是随着我们科学进步产生的必然条件，为此，对电子档案管理的加强势在必行。

关键词：策略；电子档案；困境

先如今，我们社会科学的不断发展，电脑的普及，大规模计算机已经运用到了办公自动化的地方，很多的企业公司，政府机关都在逐步的将办公自动化带入到公司各个领域中，档案方面的管理已经朝着现代模式进行管理，为此，电子档案已经成为档案管理的主要的形式，也是管理工作的主要内容。这些电子文档加之传统的纸质文档，汇接成为资源信息流，为我们国家、社会提供了宝贵的信息资源。这样一来很多的办公工作都可以通过计算机结合网络来办理的，所有的文件从一开始到结尾基本上都用不上纸和墨。都是通过计算机技术和应用管理才出现的电子文件，与此同时，也有新的问题产生：加强电子档案管理的必要性是什么：

1 特殊属性之电子档案

1、载体和内容是可以分离的。对于过去的档案管理来说都是用原始文件进行归档的。电子文件的出台，从很大的程度上打破了传统的管理观点。载体和内容是可以分开管理的，也是电子档案区别于传统纸质档案的重要的特性之一。

2、依赖于计算机系统。电子档案都是在计算机系统中完成操作的，它对计算机是有依赖性的，如果离开了它，电子档案将一无是处，没有依据。为此它对于计算机的依赖主要表现在：（1）数字编码（2）硬件（3）软件（4）技术设备更新（5）加密。

3、非常的快捷、可以相互共享、高密度性。通过计算机的使用，文件管理的产生也在发生在改变，不同于传统的纸质文档，它可以完全的通过计算机进行快捷、有效、多方位的整理组合在一起，然后进行分类的管理。文件管理也可以根据不同的客户的不同需要，通过计算机系统将文件合理的组合在一起并分类。通过计算机这样的现代化系统，一个文档资料可以让很多的人，甚至在不同的地方同时使用，这样一来打破了传统的档案管理，不受局限性，提供了使用的效率及价值体现。

4、不安全、不稳定。电子档案都是通过计算机系统来完成的，它本身存在有独立的特点，比传统的管理方法更具有不稳定性的因素。所以很难保证在真实性、安全方面、完整以及原始上不被损坏。在计算机上显示的原始性很难被确认甚至判断是否是原始资料。其生成的形式是由实态转化为虚态，存在一致的生成过程、传输过程以及接受过程，也可以被认定原始，也可以被认定是复制的结果。在真实性方面来说，很容易失真。在通过传统档案方式转化成电子档案的过程中，如果稍有闪失很容易失去真实性。此外，电子档案可以被原来的复制，一旦修改后没有任何依据认为是篡改的。

2 电子档案管理的问题所在

1、信息的安全性。档案信息在操作流通的过程中，由于网络现代技术存在着不安全因素以及系统本身存在着很多的漏洞，给黑客很多的可乘之机，病毒的传播，信息的被盗取，这样电子档案的安全性很难保证，也给广大人民和社会带来了很多的损失。现如今计算机网络技术还不够健全，还未能解决这样的安全问题。

2、文档的原始性问题。在计算机上显示的原始性很难被确认甚至判断是否是原始资料。过去的纸质的档案管理都是通过文字内容这样的形式出现的，人们一目了然，很容易便捷的通过自体、字迹、内容痕迹做成纸质资料文件，很容易判断其原始性特点。然而电子档案则是有实际转变为的虚拟形式，很难保证期原始形态，存在一致的生成过程、传输过程以及接受过程，也可以被认定原始，也可以被认定是复制的结果。

3、文档的真实性。电子档案很容易失去其真实性，在将传统的纸质档案通过人工操作变为电子档案的过程中，一但有任何的闪失就会导致信息档案的真实可靠性。电子档案的真实性从开始到结尾都会伴随于其中，为此维护保证其真实性是一个长久的过程，出错的几率要远远的大于传统的档案管理模式。电子档案可以被原来的复制，一旦修改后没有任何依据认为是篡改的。

4、电子文档的完整性。只要是电子形式的档案或者是文件，其内容的完整性是很难保证的，电子文档往往都是可以被任何人参考使用的，如果不及时的去监管，信息很容易丢失。电子文件的整体结构都是很复杂的，存储的形式存在多样化，很容易是信息遭到损坏。其背景的信息随着文件的整理处理不断的增加，其形式多样化、存储方式比较分散、很容易失去信息，这样一来导致了很多的电子文件来龙不明。

5、文档的安全性。电子的数据很容易被篡改资料，为那些非法的行为提供了便利的条件。

“黑客”的侵入可以将电子信息任意的去做修改导致非法篡改，很大的程度上损害了电子档案的真实安全性。

3 档案工程策略

1、使用技术手段，让电子档案的真实有效性、原始特点、完整性、安全可靠性得到保障，提供其可靠性。

（1）元资料和背景信息的合理采用。在将纸质文件转化成电子文件的时候，应该用一些技术措施将采集描述的电子文件结构内容背景信息以及过程管理中的元数据，作为验证电子文件真实性、完整性、原始性的重要依据。

（2）签署的技术。通过签署的技术可以保证其真实有效性，有两种：第一，数字签名。第二，光笔签名。

光笔签名是签字使用者使用一种特定的光笔直接签字到输入板中，在银屏上会出现的一种“光迹”。

（3）信息的有效认证。在人们查阅使用这些电子档案的时候，特别重视的是这些电子信息在传输或者存储过程中文件是否没有漏洞，完整的，是否存在被人恶意修改或者改变的，然而信息认证可以帮助使用者打消这些顾虑。最为常用的办法为，先将这些电子文件信息分段加密进行认证。

（4）身份的有效验证。为了防止那些无关紧要的人随意的进入系统，就要对那些电子文件的相关用户进行验证身份。通过管理员的代码证来进行验证。最为常见的办法就是有一个“通行字”，代表其身份。“通行字”可以通过各种数字或者符号等来组合而成，只有计算机系统和该用户知道的“通行字”。

（5）防火墙。这是一个高端的技术，可以有效的控制非法入侵，在其他的网络和某个机构网络中间设定这样一个障碍，可以有效的制止其他的网络用户非法的进行访问，可以有效的阻止他们进入、也防止本系统网络信息被非法的输出。可以将防火墙的技术合理的实现，主要有数据包过滤、代理服务、应用网关等。

（6）防止写入的办法。现如今，很多的电子文件可以设定为“只读”的文件。这样的技术可以让其他的用户只能读取，不能做任何的修改或者是恶意的篡改。这样的存储办法，可以保证信息不被修改，保证了其原有资料的真实可靠性。

（7）备份工作。要将每个电子文件都要复制为三套左右，一套将提供人员的查阅，一套作为备用管理，最后一套可以进行异地的封存保管，可以保证不可抗力所导致的突发性事件的产生。例如：各个天灾人祸等的损坏。

2、使用统一和通用文件格式

在保存这些电子文件的时候，就要保证这些电子文件和计算机软件系统的永久兼容，将其电子文件格式保存为统一通用的形式，不仅仅可以被现在的系统兼容，也可以被未来的计算机操作系统软件兼容。

3、对电子档案的文件结构及时更新

当更新这些操作系统的时候，要保证这些电子文档的阅读性是长期的，不断的更新那些档案来确保软件支持性，并保证在这些电子档案的各项特点不变的基础上，更新档案的文件结构，以便适应这些新的环境，保证阅读的长期有效性。

4 结语

电子档案是现在科学进步的结果，是社会不断进步的必然趋势。为此，我们还需要不断的去研究开发电子信息管理以及管理过程中存在的问题，不断的改善，从而才能将电子信息档案做到更高的安全管理，才能毫无犹豫的被广大用户所使用，服务于我们的社会。

参考文献

[1] 王继龙. 浅议电子文件的原始性[J]. 科学之友（B版） ， 2006，（12）

[2] 唐雪妍. 浅谈电子档案的管理[J]. 兰台世界 ， 2006，（15）

[3] 李红梅. 关于电子档案管理的几点思考[J]. 山东档案 ， 2007，（02）endprint