闫靚

摘 要：档案管理以其系统性、全面性的特点在社会生产生活发展中起到重要作用，有助于规避风险，提高决策效率。进入新时代以来，科学技术的进步给各行各业带来了机遇，也带来了挑战，档案管理工作也不例外，云计算、云系统为档案管理提供了交流与服务的平台，网络技术的发展也同样给档案工作带来了一定程度的风险。本文从大数据时代给档案管理工作带来的挑战入手进行详细分析，提出几点基于这一背景条件下的档案管理方式变革策略，望可供参考。

关键词：档案管理；大数据时代；档案工作

科学技术的进步带来生产生活的变革，这种变革体现在社会生活的方方面面，尤其是计算机技术与网络技术飞速发展带来的数据信息的急速膨胀，进入21世纪以来，“大数据”的概念逐渐被人们所接受，其具有规模性、多样性、高速性与价值性，科学预测表明，至21世纪20年代末全球电子形式存储资料将达到35ZB，十年间将实现40倍增长，这种爆炸式增长是难以想象的，其产生的影响亦是难以估量的，各行各业的管理方式在这一背景下都在发生深刻变革，档案管理作为一项以资料收集整理保存为基础的工作，其任务量的改变今非昔比，探究其管理方式的变革措施迫在眉睫。

1 大数据时代给档案管理工作带来的挑战

大数据时代的到来已经在世界范围内引起广泛的关注，商业、金融、军事等领域在这一背景下已经制定了众多变革策略，档案管理工作所受到的影响虽然滞后，却发展迅速，每年已有档案的数字化量与新增资料的数量呈现几何级增长趋势，给档案管理工作带来了诸多挑战。

1.要求转变档案管理观念

相比于传统档案管理观念，大数据时代下的档案观具有两个显著的特点，即大档案观与大服务观，所谓大档案观是指拓宽档案信息的范畴，将具有保存价值的文件、数据、视频、音频等都视作档案，对前人所遗留下来的文件选择进行数字化，形成基于信息系统与网络技术的统一的电子档案形式。大服务观是新时代提出的新要求，是以人为本理念的体现，相对于传统档案管理工作被动、滞后的特点，大数据时代的档案服务要求兼具多元化、开放性与先进性，以客户的实际需求为导向，需要档案工作人员主动问询、提供建议，实现智慧型、人文性服务，这对从业人员的综合素质提出了较高要求。

2.要求提升档案管理技术手段

大数据时代自身便是以高新技术为依托，在这一背景下实现信息资料的管理也需要技术手段作为支撑。传统档案管理方式以纸质档案为主，从业人员不需掌握各种计算机与网络相关技术，通过手工方式就可完成档案资料收集、整理、编目、保存或是销毁等环节，然而，在以云计算为基础的大数据时代中，档案管理将是各种数字技术与信息技术的集合体，要求建立完备的云档案系统，充分发挥档案的服务价值。“大数据”对档案管理技术手段的需求具体表现在以下方面：

①数据存储容量，随着数据资料的几何级爆炸式增长，如何利用有限的条件存储几近无限的信息资源成为一个愈来愈明显的问题，给现有的存储技术带来了极大挑战。同时，数据资料的形式也呈现多样化发展趋势，从最初的纸张文件发展为现在的文档、图片、视频、音频等等，数据结构的多样化有利于查阅者获得更生动、更全面的信息，但也进一步加大了数据存储技术的应用难度，在存储介质的选择、数据分类、备份方法等诸多方面都存在不少难题尚未解决。

②数据安全，科技的进步是一把双刃剑，网络技术提供了信息存储与共享的平台，却也增大了信息丢失、泄露甚至毁损的可能性，即便是在静态条件下，计算机硬件设备瘫痪、系统出现故障等情况也时有发生，数据丢失的情况屡见不鲜，且这一风险随着软件复杂程度、系统数据规模的提升也在不断增加，成为威胁档案安全性的重要因素；而在动态条件下，信息泄露可能性更大，尤其是机密文件、隐私信息，即便在整理与查阅过程中小心谨慎，也不可避免地会在用户终端上留下痕迹，而这些蛛丝马迹很可能被恶意利用，成为黑客盗取信息的桥梁。

③数据查阅，海量数据资源需要计算平台拥有一流的算法与计算能力，具有强大的检索功能与信息处理功能，其内存大，配置高，这本身就是一种挑战，而如何在这些纷繁复杂的数据资料中获得查阅者所需要的信息也是一个值得思考的问题，目前的档案查询系统时常出现等待时间过长甚至无法响应的情况，效率较低，故建立大容量搜索引擎是必然趋势，这也是档案利用服务首先需要解决的挑战。

2 大数据时代下档案管理方式变革策略分析

1.规范档案管理制度，实现全流程控制

制度是行为的保障，没有一个科学合理的制度进行约束，管理工作很难有条不紊地进行，因此，实现变革首先应制定大数据时代下的档案管理规章制度，规范管理行为。大数据背景下，档案资料繁多、数据种类复杂，需要相应制度对于各个工作环节进行细化，从原始数据采集到加工整理、从信息编纂到上传云服务平台，各类管理行为都需要有章可循，变无序行为为有序管理。

2.加大档案资源整合，实现多方合作

在大数据时代下，信息源复杂，分类困难，目前许多档案资源仍呈现纸质化和碎片化状态，彼此之间流通存在困难，需要采用计算机信息化处理系统实现档案资源整合，使其形成一个完整流通便利的数据库，进而减少不必要的工作流程。在当前形势下，云计算与存储技术是一种较为可靠的方式，通过云计算，数据资源可以得到动态扩展，并且可实现合理配置，为档案管理系统可扩展性提供了可能。此外，还应注重不同机构之间的配合，实现资源共享，通过技术与人才的多方合作，进一步促进我国档案事业整体发展。

3.提高档案管理人员技术水平，强化服务意识

如前文所述，大数据时代下，档案管理工作内容发生了极大转变，从手工操作转变为智能化、人机交互形式，档案服务也不再满足于静态、被动，在这种情况下，档案管理观念必须转变，档案工作人员素质也继续提升。档案管理人员应将自己置于时代潮流中，学习并掌握现代化操作系统与数据模型分析技术，以专业知识和先进技术充实自我，不断提升业务素质。同时，也应注重服务意识，不同于传统的“你来我找”形式，而是主动提供优质服务，满足客户的个性化、多样化需求，创设良好的档案服务体系，真正实现档案管理为所需服务、为社会服务的功效。

参考文献

[1]邢蕾蕾.大数据时代下档案管理发展的有效途径[J].科技展望.2014（21）

[2]张芳霖，唐霜.大数据影响下档案学发展趋势的思考[J].北京档案.2014（09）endprint