梁小洁

摘 要：随着现代化社会迅速发展，档案资源的运用逐步被人们所熟知，在社会发展中发挥着重要价值和作用。同时，由于档案资源被广泛利用，这也就意味着档案保密这项工作至关重要，在档案管理中占据关键性位置。这项工作好坏与否，对党和国家以及人民群众利益起着重要保障作用。除了要重视档案资源开发和利用外，也应该加强资源共享，提升档案保密管理工作质量，使档案资源在最大限度上被安全使用。

关键词：档案保密 管理与利用 措施

中图分类号：G273 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）06（a）-0182-01

档案资源中档案管理性质使得档案资源存在极强的保密性质。其中，特别是在社会发展中，档案资源管理与保密工作直接影响着本单位最根本利益和安全。檔案保密贯穿档案管理全过程，在档案管理中的地位不言而喻。

1 完善档案机密等级划分工作

档案管理过程中，相关资料的机密等级并非一成不变，而是随着该领域形势变化以及时间推移不断在进行优化调整。在调整时，必须严格遵守《保密法》中的各项规定，确保档案机密等级准确性，以此来为实现机密等级规范、标准化奠定坚实基础；档案等级划分是由制发机关来进行，制发机关应根据国家机密等级制度及该领域形势变化，并且保证是在行政部门指导下，对机密文件进行等级划分。最后将变更结果上报管理部门，以此来明确机密档案主体；根据《国家秘密保密期限的规定》中的要求，可以得知必须构建机密单位与资料库管理部门间的联系制度，形成强有力的机密档案管理，来实现档案管理机密等级制度化。

2 改善档案管理过程中的安全问题

2.1 档案库管理制度

档案库管理作为档案保密基础和关键。从档案管理安全及保密性出发，档案库应该根据国家与相关事业单位需求来进行管理建设。从保密性的角度来看，在对库房进行保密管理时应遵循以下几点原则：库房应该制定完善健全的管理制度；各库房应分别对相关专业人士进行管理；库房应与办公室以及阅览室隔开，同时，库房不适合设在较低楼层；库房内应放置防虫药物，避免室内温度潮湿；库房的门窗应该特别加固，安装防护装置以及全方位摄像监控，防止资料被盗，避免安全问题出现。建设完善库房制度，是实现库房安全的最根本基础。

2.2 提升管理人员素质

档案管理人员在档案资源管理进行过程中一直处身于比较特别的位置。建设完善健全的管理制度，提升相关管理人员专业素养，在一定程度上能够有效保障档案库资料的完整与绝对安全。保障档案资源的绝对安全，是从事档案管理专业人士基本工作内容，也是对资料库进行管理最基本目的。这要求管理人员对工作需要高度集中，严格遵守相关规定。他们对国家机密与事业单位内部文件保护存在相当大的责任。正因为档案管理该项工作具有绝对保密性，在对待员工要求上相对就更加严格。该领域相关文件中就有明确规定，要求相关管理者必须拥有极强的社会责任感，对事业高度集中，同时，能够将国家利益放在最前线，把个人利益归于国家利益之后。在工作过程中，不能因个人工作疏忽而丢失档案库文件，使档案库内容缺失或被不良分子剽窃。在进行档案管理时，应该有条不紊，不急不躁；档案资料排放应该整齐规范，有依可寻。档案管理人员相关工作是艰巨的，同时也是光荣伟大的，只有完善这一基础工作，才能够在最大限度上保证资料库的完整和安全。为党和国家工作奠定基础。

3 档案开放的管理和监督

首先，相关单位应制定健全的资源借阅制度，以此来加强保密档案借阅制度建设。建设完善，简明的借阅制度在管理人员进行工作时能有效利用时间，为工作带去便捷，在实践中总结经验教训，不断优化相关规章制度，确保档案安全。机密资料被借阅时，应严格遵守规定进行手续办理，确保清单的准确无误，之后再由直接领导人以及项目负责人进行签字核实，确保每一个步骤都要透明严格。同时，也要求借阅人自身素质以及约束力要好，能够严格遵守规章制度，禁止向他人泄露国家以及事业单位个人机密与技术劳动成果。不得丢失，泄密，私自复印、损毁、修改机密资料，更不能发现缺页现象。管理人员在发现问题时，应及时向相关部门报告并进行最大限度补救。机密资料借阅时长不能超过7 d，当过了约定时间却无法及时归还时，还应当办理相关续借手续。一切按国家相关规章制度严格执行。

4 明确保密管理与利用关系

保护国家机密不仅仅是每个公民的职责更是相关档案管理人员的义务。档案管理的主要职责，就是为了保护国家重要机密，不被不良分子以任何方式进行窃取。日常工作时，管理人员应准确并客观对工作智能进行转化，同时，对上级领导决策进行服务。对机密档案进行保护是为了使档案库资料能够得到更好利用。在一定程度上，资源运用在时间及地点上存在一定局限性，但对少许资源只是进行保存而不使用，时间长了该资料将会失去自身价值，那么那时候它的存在也将毫无意义。与此同时，人们对档案进行管理利用时，必须保证机密档案是在被保护状态下被使用。在使用过程中，对此进行反复，无限度使用也会给国家以及相关事业单位带去利益上的伤害。国家和事业单位对档案进行保密的目的是为了对企业和社会服务。因此，对从事档案管理工作者来说，对资源进行保密与使用都相当重要，应该正确处理好档案保密管理和档案利用两者间的关系，将档案保密和档案使用进行有效结合，才能够最大限度发挥档案使用价值。同时，这也要求管理人员自身对工作具有使命感和责任感，管理者在这过程中也扮演着重要角色，也是国家建设的推动者。

5 结语

由于当前社会处于经济全球化，各国与各企业间交流日益密切，同时，相互之间的竞争也异常激烈。为了适应现代化社会发展进程，国家与国家都拥有自己的机密档案。因此，机密档案在保管和利用过程中的安全性和保密性工作至关重要，国家和企业都必须加强对机密档案的管理，只有加强对档案管理的使用，国家与企业才能得到更好发展，才能从根本上增加经济效益。

参考文献

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[2] 牛静平，关翠集.档案保管利用过程中的保密工作[J].陕西档案，2014（4）：55-56.

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