糜海霞

南京交通技师学院

建立和管理技工院校教务处教学档案的思考

糜海霞

南京交通技师学院

教学档案是教师和学生在教学活动中形成的真实记录，是对教学质量的宏观监督，是提高教育教学质量的重要手段。因此，教学档案的收集、整理和归档工作非常重要，建立教务处教学档案符合实际，且具有重大的意义。

教务处；教学档案建立；必要性

教学档案是技工院校档案的主体，它反映出了学校教学活动的全过程，是衡量学校教学质量和教学管理水平的重要标志，也是学校提档升级和教育教学评估工作的基础和依据。技工院校教务处是统筹管理学校各系部教学活动的部门，对各系部的教学工作进行统筹、指导和管理，对教师进行管理、考核和培养，它是教学档案和资料的最终汇集部门，是学校教学活动的核心部门，教学档案和教务处有着密不可分的关系。

一、教学档案的特点

教学档案是教师和学生在教学活动、学习活动和教学管理活动中形成的，具有保存价值的教学文件材料。教学档案是进行教学管理和教学研究不可缺少的依据和参考，是改进教学工作，提高教育学质量的重要手段，是学校档案的重要组成部分。教学档案的形成，贯穿于整个教学活动过程中，分散在每个教师的手中，时间长容易缺失，需要及时收集、整理和归档。

二、教学档案的分类

技工院校教学档可分为以下几类：（1）教学管理类。主要包括上级部门的各类文件；学校制定的教学工作计划、年度细则；教学工作的各类制度、会议记录、年终总结等；校历、学期授课计划的制定以及教材建设方面；实验实训室的建设等。（2）教学业务类。各系部形成的教学材料，如系部工作计划和总结、教学进程计划、学期授课计划、课程表、教学任务安排表、教材征订等；教师在教学过程中形成的材料，如教学日志、考试试题、成绩评定、学籍卡等；学生毕业实习中形成的材料，如生产实习、毕业学位论文、毕业生质量跟踪；校企合作中形成的材料等。（3）教学人员业务素质类。包括师资比例、师资培训、继续教育、教科研活动成果、青年教师培养、业务考核的材料等。（4）其他在教学活动中形成的有存档价值的材料等。

三、建立教务处教学档案管理的必要性

从教学档案的特点和分类可以看出，教学档案内容的形成覆盖面之广、时间之宽、材料之多，需要人员及时收集、整理和归档。系部教师和管理人员，精力大多偏向于学生教学方面，没有过多的精力放在教学档案的收集、整理和归档上，容易产生教学材料收集不及时，而造成教学档案缺失不全。虽有一部分教学档案按年度会上交到学校档案部门，但除去这一小部分上交的存档材料外，还会有很多日常教学管理过程中形成的教学档案材料需保管，如专业设计开发验证表、专业改造建议书、等级工合格率、成绩合格率、优良率、设备完成好率、学生评教汇总、学期教材使用情况分析、技能竞赛情况统计，以及系部的学期计划和总结等材料。因此，这些教学档案进行分类管理有着很大的必要性。对于学校来说，教学活动是学校的主要工作，安排和管理教学活动的部门是学校的教务处，各系部在教学活动中形成的资料最终将集中到教务处。对于各种检查和教育教学评估，教学方面内容的负责部门是教务处。因此，在教务处建立教学档案管理符合实际需要，且有着重要的意义。

四、教务处教学档案建立和管理的建议

1、学校领导加强重视。从院领导到系领导，要改变对教学档案管理的偏见及错误认识，加强对教学档案管理的重视度，制定教学档案管理制度，加大经费、设备和人员的投入，加强对教学档案重要性的宣传，同时加强对教学档案管理人员素质的培训教育，改善其工作条件，更大发挥其工作主动性和规范性。

2、建立健全教学档案管理制度。结合学校具体情况，建立完善的教学档案管理制度，明确教学档案、日常管理和规范处理等管理细则，对教学档案的收集范围及要求作具体规定，对教学档案的查阅、使用等作具体规定，同时建立纸质与电子文件同步的归档制度。对上交的教学资料作规范性要求，例如，教学资料必须字迹工整，格式统一，签字盖章等手续齐全，内容真实、完整，纸张大小符合规定。对组卷的方法原则和对案卷的填写，以及对资料的装订等都要有明确的规定。对教学档案的查阅、登记工作，对保管期限已满的教学档案的处置都需明确管理规定，严格按规定进行管理，确保教学档案管理的规范性。对教学材料的归档作周期性要求，根据教学材料内容，按学期为周期进行汇总，按年度为周期进行归档。对于具有长期保存价值的教学材料，如年度教学计划和总结、教学规章制度、教改方案和总结、校历、教学进程表、教师业务资料卡等等，按规定移交学校档案部门统一保管。

3、加强教学档案管理人员的素质培养。教学档案管理人员要强化档案管理的意识，主动收集在教学活动过程中形成的资料，随时积累教学资料，才能够保证教学档案的完整性。同时，随着电子化、网络化的来临，档案的形成和存档方式也有了变化，不在是单一的纸质档案材料。因此，教学档案人员在加强对档案专业基础理论知识和专业技术知识的学习培训的同时，还要及时更新知识，跟上时代步伐，及时了解档案学的发展动态，用现代化手段来处理和管理教学档案，完善教学档案的质量，提高教学档案的利用率。

总之，建立教务处教学档案管理，是适应技工院校的实际情况的，能够准确、及时、全面的收集到教学资料，有利于更好的保存和管理教学档案，能够科学有效地保障教学工作顺利开展，提高工作效率，提高学校的教育教学质量。

[1]马达,焦利勇.重视高校教学档案的建立与利用[J].兰台世界,2006,(4).

[2]刘俊.高校教学档案管理和利用策略.北京教育学院学报, 2011,(6).