王旭

（大庆市让胡路区政府 黑龙江 大庆 163000）

归档文件编目方式的探究

王旭

（大庆市让胡路区政府 黑龙江 大庆 163000）

《归档文件整理规则》中的编目是指编制归挡文件目录。它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。

归档文件；编目；分析

编制归档文件目录是以系统化工作为前提，以反映全宗内归档文件的体系结构为目的，因此必然受到前期分类、排列方法的制约。《规则》规定，“归档文件应依据分类方案和文件号顺序编制归档文件目录”，即应按照分类、排列的结果，逐件编制目录，以系统、全面地揭示归挡文件的全貌；此外应注意，按照《规则》规定，编目应以“件”为单位进行，在目录中一件只体现为一条目录：如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。准确、深入地分析、记录归档文件的内容和形式特征，正确、完整地填写归档文件目录各项目，关系到条目的可靠性和实用性，也决定了归档文件目录的质量。因此进行归档文件整理时，填写目录项目—定要认真、细致，力求做到全面、准确地反映归档文件的特征，为检索、利用奠定良好的基础。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期和备注等项目。这些项目基本包括了构成一份文件的主要部分，概括了归档文件内容和形式方面的各种特征，能够为利用者提供较完备的检索渠道。目录编目的具体填写要求如下：

一、文件号

件号包括室编件号和馆编件号两种。归档文件目录中直接设置为“件号”项，而未区分室编和馆编，是因为在机关档案部门整理归档时编制的目录中，件号是指室编件号，应填写室编件号以求与档案室整理体系相吻合。档案进馆前经过再鉴定、整理后，如果档案整理体系变动不大，则原有归档文件目录可以继续沿用，只须在备注栏中对移出、销毁的档案加注即可，此时的件号作用自然发生变化，成为馆编件号；如果档案变动较大，原有目录已失去检索作用，则应另行编制目录，并按进馆要求编制馆编件号并填入件号栏中，此时的件号指馆编件号。

二、责任者

责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的—个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。它是文件的组成部分之一和重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，也是检索利用档案的重要途径。

填写责任者时一般应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。联合发文时一般要将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立挡单位是责任者的必须抄录，以体现“以我为主”的精神；机关内部文件等“白头文件”，由于各种原因，常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内存、形式等特征加以考证并填写。

三、文号

文号即发文的字号，是发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代写、年度、顺序号组成；填行文号项时应照实抄录，代写、年度、顺序号都不能省略，否则将给查找和利用带来困难。

四、题名

题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心内容的文件特征，是了解归档文件内容起点：实际工作中，利用者多以此为查找线索，档案工作人员也多从题名入手进行查找，因此题名是最重要的检索途径。完整的题名由责任者、问题、文种3个部分组成，例如《国家档案局关于档案安全保管的通知》。也有许多文件将发文机关放在文头中说明，标题直接有问题和文名构成。

一般情况下，文件只有一个题名(正题名)，填写目录中题名项时应照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名：副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，对正题名进行解释说明，如《强化目标管理，推动机关档案工作发展——xx同志在机关档案工作会议上的讲话》。在正题名能够反映文件内容时，副题名—般无须抄录。并列题名即以其他语言文字书写的题名，需要时与正题名一并抄录。

有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“t1”号填写在目录中。

此外，有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明。在正件与附件作为一件时，如果目录中只著录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检。此时也可在正件题名后抄录附件题名，外加“()”号，如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定(附：市民公约)”。日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。文件的形成时间即发文时间(文件的落款时间)。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，有的文件上末注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并填写。实际填写目录时，为避免目期项占用的列宽过长，影响其他项目的填写，可将表示月、日的数字回行填写，即填为两行。

五、页数

页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。计算页数时以文件中有图文(指与文件内容相关的文字、图画等)的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。来文与复文、正本与定稿等作为“件”时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数，如关于xx问题的请示和批复分别为4页和1页，作为件时，该件页数应为5页。

六、备注

备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁，等等：前面在排列、编号部分提到的零散文件排列和档案进馆前再鉴定、整理即属此中的补充、销毁情况。对备注项目的填写应严加控制，以免使目录条目杂乱不堪；另外，如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，对在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备注表中。

以上为归档文件目录的基本项目，各机关单位根据实际需要也可以增加其他项目，但应与同级档案行政管理部门的要求相协调。

[1]稽观桦.《归档文件整理规则》系列谈之八:编目[J].中国档案，2001（11）.

[2]邓茂春.装订──归档文件整理的基础环节[J].湖北档案，2001 (10).