刘海俊

摘 要：学籍的背后是学生的成绩、奖惩等在校的具体情况，对于学生有着很大的作用，对于学籍的管理也一直是学校管理的重点内容。我国的小学、中学实行义务教育政策，学生数量相比以前大幅提升，而随着高校扩招政策的实施，大学生的数量也在不断的攀升，所以对学校学籍档案管理也就有了更高的要求。本文重点分析我国的学校学籍档案管理中存在的问题，并提出对学籍档案进行数字化管理的对策，同时对数字化管理的方法进行研究。

关键词：学籍；数字化；档案管理

中图分类号：G717.24 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）10（a）-0000-00

信息技术的发展已经进入了成熟阶段，数字化已经逐渐取代了我们生活很多常见的用品。比如说，以前学校教学用的是黑板、粉笔，但现在却已经实现了多媒体教学。政府办公在传统上必须是有办公人员在办公室，而需要办事的人要亲自到办公室，现在各级政府几乎实现了电子政务，在网络上办公，其效率非以前可比。很多企业、单位在进行管理时也借用了这样的模式，即电子化办公、电子化管理的模式。而在档案管理领域，因为档案管理工作本身的繁琐性与细致性，人力与信息相比，劣势逐渐显现，数字化管理取代人力管理已经是一个趋势。所以学校对学籍档案管理的关注点不应该是是否运用数字化管理方式，而是如何将数字化管理方式引进并根据学校自身情况作出创新。我国许多学校尤其是高校都已经实现了数字化管理，但是管理不彻底或者是运用不当，依然有很多的问题存在，本文对这类问题进行总结，分析出学籍档案数字化管理的方法。

1问题

1.1学籍档案数字化管理不彻底

学籍档案数字化管理不彻底主要体现在两个方面，第一是数字化管理方法的引进不彻底，学校只是简单改变了原有的传统管理方式，并未对数字化管理方法有足够的重视。第二是学校领导的观念错误导致管理偏向于硬件的添置，而忽视了对软件的应用与开发。要实现数字化管理，硬件固然不可少，但光有硬件而缺乏一个管理系统，显然也无法真正实现数字化管理，硬件放在管理室也不能发挥应有的作用。

1.2管理系统不完善

我国已有不少的学校建立起了学籍档案数字化管理的平台，但该系统大多是新建的没有经过实践考察的。这就导致很多系统往往在使用过程中出现漏洞，尤其是学籍档案数字化管理人员在使用系统时感觉不顺手、不方便，但因自己不是专业人员，不能够对系统进行修改和完善，数字化管理系统便进入了一个系统不合理、无法修改，进而导致系统进一步被破坏的怪圈。另一方面，有些学校会购买系统，这样做可以减少开发系统的环节，但是依然会存在一个问题，购买而来的系统无法与学校自身情况相契合，使用起来也就无法尽善尽美。

1.3人员的专业水平欠缺

学校要实现完备的学籍档案数字化管理不是一个简单的过程，要建立这样一个管理体制，所要花费的时间、财力自不必细说。换个角度来看，所需要花费的人力也不少。首先，需要管理系統的设计者，对于设计者的要求很高，不仅仅是要求有丰富的经验，还应该懂得管理知识、计算机知识。其次，需要管理者，即能够使管理体制良好运行的工作人员，这类人员就更加需要专业的档案管理知识和计算机知识。很多学校在学籍档案数字化管理的人员配备上明显是欠缺的，学校管理者也没有对学籍档案数字化管理有足够的重视，人员的欠缺也就在情理之中了。

1.4资金不足

学校对于资金的管理一直是管理的重点，管理者大多把经费进行分类，但因为对学籍档案管理的重视不够，分到档案管理上来的资金实在是少。在管理者心目中，学籍档案管理毕竟是末端的事情，其重要程度往往不能和其他事情相比拟。没有足够的经费，就无法构建一套完整的管理系统，先不说管理系统本身的专业性需要多少的经费了，就拿客观条件而言，要完善档案管理，所需要花费的金额就绝对不少，需要的是有专业性的人才。而如果经费有限，这样的人才就无法得到，管理也就无法完善。

2对策

本文所提之对策主要是针对本文所提的几个学籍档案数字化管理中的不足，对策主要包括学校领导的重视、系统的完善、资金扶持和人才引进培养方面。即便学校学籍档案进行数字化管理之后对人力的需求减少了，但并不代表机械可以完全取代人力在档案管理中的地位，所以本文所提的对策的重点在于人才的培养方面。

2.1给予足够的支持和重视。

学校管理本身具有一定的繁琐性和复杂性，管理者会面对很多的繁琐的事，但无论如何，也应该分出时间来应对学籍档案管理的事务。一般而言，学籍可以看成是一个日记本，记录着学校所有学生的学习情况，它的重要性不言而喻。所以每一所学校的管理者都应该对它重视起来，也唯有这样才能促进管理的发展，才能更加细致、安全的进行学籍档案管理。

2.2制定并完善学籍档案数字化管理系统。

制定学籍档案数字化管理和完善学籍档案数字化管理需要考虑两个方面的内容，第一是必须要严格按照《档案法》等相关法律法规中的规定来进行，要从意识上改变对学籍档案管理的看法。第二是要结合学校自身情况，每所学校的情况都有所不同，所以学校管理者就应该要结合学校具体情况制定出适合学校的学籍档案数字化管理系统。尤其是在硬件方面，更应该考虑到学校自身的情况，根据学校的具体财务状况来进行硬件的配置，硬件不要求多，但都应该让它们的作用得到发挥。

2.3建设专业化的队伍。

1）队伍的科学搭配。

学校进行学籍档案数字化管理最重要的一点就是管理队伍的组合搭配，让不同的性格、不同知识面的人员组合在一起，可以实现“1+1>2”的效果。这对管理者的眼光要求更高一些，他必须是能够熟练运用人力资源学的知识。而就学籍档案管理而言，应该要考虑到几个方面，首先是知识结构，就知识结构而言，管理人员必须要有人是学习档案管理类的专业人员，能够熟练运用档案管理的理论知识，如果队伍有一个人拥有档案管理的经验，管理起来岂非就更得心应手？除此之外，还应该有比较年轻，充满着干劲与朝气的员工。他们的加入会给档案管理注入新鲜血液，会让管理效果增加。

2）定期组织培训。

学籍档案管理的工作人员要掌握档案管理的知识和计算机知识，而数字化管理的知识随着科技的进步也在不断的变化，这就要求工作人员要有一颗学习的心。学校要鼓励他们根据自身情况参加学习，提升档案管理的知识和计算机水平，以适应计算机技术的发展。同时，学校可以组织培训课程，鼓励工作人员参加。相比之下，组织培训课程更加方便，毕竟学校的教师队伍中就有相关专业的老师，由他们来进行培训更加方便。

2.4 加大资金扶持力度

学籍档案数字化管理的首要前提就是要有足够的资金支持，有了充足的资金作为依托，管理系统才能进一步发展。而这一内容的前提是要有资金可用，学校学籍档案不会产生经济效益，所以只能通过政策扶持和校友的捐赠等手段来获取资金，因此档案管理部门应该要与学校领导进行深入的交谈，要要学校领导意识到学籍档案数字化管理的重要性，并且提出申请资金扶持的理由，资金的渠道多样，向上级分管财政部门申请、学校内部投入、学校校友捐赠等方式联合运用。有了足够的资金就必须要运用到该运用的地方，首先是硬件的购买，其次是软件的开发，最重要的应该是人才的引进。

3总结

我国的学籍档案数字化管理还不完善，几乎是处于刚起步的状态，所以就要求学校领导能够有所重视。数字化管理已经是档案管理的必然趋势，随着经济、科技的发展，传统的管理方式已经不能满足人们的需求，必要要遭到淘汰，也唯有数字化管理能够接替传统的管理方式并将学籍档案管理在其根本上进行改变，让学籍档案从单纯的保存变成合理的利用。

参考文献

[1] 柳萍.数字化校园环境下学籍档案管理方法与技术研究[J].档案建设，2011（2）.

[2] 林梅珍.高校学籍档案数字化管理建设的思考[J].福建教育学院学报，2014（1）.