吴昱

摘 要：随着信息技术发展，工程图纸档案数字化工作已经成为工程档案管理中非常重要的一个环节。本文主要结合笔者所在的市政设计研究总院档案室工作实际，对工程图纸档案数字化工作中碰到的问题，具体的操作方法以及工程图纸档案数字化对工程档案管理的重要意义做一些阐述。

关键词：工程档案；档案数字化

随着信息技术的发展，软、硬件技术不断成熟，工程档案数字化工作也成为了各个工程设计院档案管理中一项重要工作。笔者所在的上海市政工程设计研究总院档案室从2006年开始工程图纸档案数字化这项工作到现在已经有9年时间，从最初原始的单纯扫描加硬盘保存到如今借助计算机技术建立了一整套规范化操作流程为全院提供了一个便捷高效的检索利用平台可谓是有了质的飞跃。

1 图纸档案数字化试点及推进过程

在数字化工作伊始，由于受限于经费，只能先行试点一小部分图纸。面临的第一个问题就是优先数字化哪部分图纸档案。试点工作既要能够快速摸索出一些数字化工作规范流程又要一定程度体现数字化效果。于是，在不断实践摸索中，笔者总结了以下几个原则：

1.1 优先选择档案利用率高的大型项目图纸档案进行数字化

在试点初期，优先选择一部分档案利用率高的大型项目图纸进行数字化。由于这部分图纸的利用率高，相对数字化的扫描件的利用率也会很高，这样可以更好检验数字化的效果并且在频繁利用中不断提高数字化的质量。

1.2 优先选择具有较高历史价值，保存又不是非常完好的老项目图纸档案进行数字化

在试点开展一段时间之后，档案数字化质量有了一定的保障。这时可以考虑将一部分具有较高历史价值且保存不是很完好的历史项目图纸优先数字化。笔者所在设计院由于过去保存环境有限，有一部分五，六十年代项目的图纸已出现明显泛黄，选择这部分图纸进行数字化既是进一步检验数字化工作对于泛黄图纸的效果也是对重要历史项目图纸的抢救。

1.3 先满足增量后完成剩量

经过前期的数字化试点，数字化工作逐步有了一定规模，各方面技术和操作流程也都成熟稳定以后，我们将数字化工作正式纳入档案管理的日常工作中。笔者所在档案室在优先满足利用率高的增量图纸的数字化和抢救历史价值较高的图纸的情况下，逐步推进到对库藏其他剩量图纸的数字化。在几年时间里已经将库藏近200万张左右的图纸档案全部完成了数字化工作。

2 数字化的实际操作及计算机辅助

2.1 数字化工作的软硬件要求及操作人员

首先，由于工程设计图纸档案的图幅大小从A4到A0加长不等所以对于扫描仪的要求比较高。笔者所在的设计院选用的是瑞网RC8000这台可以满足批量扫描A4到A0加长各个长度的大幅彩色扫描仪。选定的输出扫描文件为400dpi像素的tif格式文件，这样的选择既可以满足电子文件的在线的直接浏览效果也可以保证任何一张图纸1：1打印还原称硫酸图或者白图以后的图面质量。另外，其输出的文件大小一般为100kb，大小适中不会给之后文件上传到服务器带来太大压力。像素太低会影响图纸打印还原的效果，太高则会影响上传速度并且给服务器带来较大压力，所以400dpi的选择是基于目前条件下的一个最优选择。

其次，除了扫描仪之外还需要一个专业的看图，修图的软件，笔者在此推荐的是FSViewer。这款软件的最大优势是可以快速批量打开多张图纸并且简易方便得完成去白边以及旋转角度等图像修改的操作。实践发现，在图纸扫描过程中由于操作问题导致图面倾斜或者留了过多的白边是档案扫描最为常见的问题，平均每5张图纸就会有1张存在以上问题，FSViewer这款软件恰巧可以快速有效得解决以上两个问题保证扫描质量。

第三，除了以上的软硬件之外我们还需要一个优良的档案操作系统和一台稳定的服务器。所有扫描完毕的图纸可以在档案操作系统中录入并且上传服务器，这样才能做到真正得在全院范围内检索浏览和利用，保证档案数字化的最大效益。具体的计算机运用会在下面篇章进行详述。

最后，操作人员的素质。一开始笔者所在档案室选择档案管理人员直接完成扫描数字化的全部工作，在经过一段时间的实际操作以后发现虽然扫描质量能够保证可是效率相对不高。在这之后尝试了选择外包给专业的扫描公司来完成数字化的大部分工作并由专业档案管理人员进行质量把关。这样在保证质量的前提下，数字化效率有了显著得提高。目前经过培训的专业人员每人每天平均可以完成400张图纸的数字化工作，这400张图纸的数字化工作不仅包括了图纸扫描，对图像文件的修改还有信息录入系统并上传服务器等工作。

2.2 计算机技术在图纸档案数字化中的运用

笔者在06年扫描工作试点初期发现单纯的图纸扫描给实际档案管理工作以及提供利用服务带来的效益有限。于是之后慢慢开发了一套辅助档案管理工作面向全院的档案管理系统——档案在线。这套系统主要分为“输入模块”、“检索模块”以及“统计模块”。通过这套系统，图纸的所有重要信息都可以在系统的“输入模块”被录入，比如项目编号、项目名称、图号、图纸名称，设计时间等。每一张被录入系统的图纸都能在其条目下添加对应的数字化扫描件作为附件。录入系统的图纸可以在“检索模块”中通过各个条件自由组合查询。由于我们在每张图纸信息下添加了其对应的扫描件附件，所有查询到的图纸便可实现在线直接浏览的功能，利用者不用走出办公室便可在电脑前点几下鼠标完成在线浏览这些经过数字化的图纸。

2.3 图纸档案数字化的操作全流程及质量把控

（1）数字化工作操作全流程。

首先，档案工作人员会将新归档图纸按照归档要求整理完毕放在指定位置，专业扫描人员会定时取图进行图纸数字化。扫描人员会按照项目编号为单位，对每一张图纸进行编号（以下称为流水号），保证同一个项目下每张图纸的流水号具有唯一性。每个扫描文件的命名规则为项目编号加下划线加流水号，例如2010Q09_1。所有的扫描件存储在做有双硬盘的电脑中并定期作异地备份。扫描文件设有规定的存储路径，按照项目年份，项目编号，流水号顺序存储，例如C：/2010年/2010q01/1～100。扫描完毕的图纸经过专业的修图软件处理，保证图幅不倾斜图面清晰没有过多的白边。最后，所有扫描完毕的图纸会录入档案操作系统，扫描人员将图纸的项目编号、项目名称，文件编号等图纸信息按照系统要求录入系统并添加对应图纸的扫描件作为附件。

（2）档案工作人员对数字化工作质量把控。

扫描文件的质量控制：保证扫描质量图面清晰，页面倾斜的扫描件需要用修图软件调整，页面有留白过多的需要修图裁边，尽可能保证扫描清晰度与原图一致。这就需要档案管理人员定期查看图纸扫描件质量发现问题及时与有关人员沟通。

对图纸录入系统及附件上传的质量把控：保证上传系统的图纸文件名，项目编号等各个录入信息与上传附件的图纸信息一致。档案工作人员需专门抽出部分时间在档案操作系统中打开图纸浏览进行检查比对，尤其是在扫描工作初期，扫描人员还不熟练的情况下，经常会出现图纸录入信息有误或者上传的图纸附件张冠李戴的情况。

扫描完毕图纸入库前的检查：检查图纸数字化是否有遗漏。这就需要档案管理人员在图纸入库前仔细检查所有完成扫描送回档案室的图纸，确认无误方能入库。

3 图纸档案数字化的意义

3.1 提高档案管理效率提升档案利用服务

在传统档案管理中，档案工作人员会将归档图纸的信息记录在专门登记簿中。每年几万张归档图纸信息的登记需要耗费大量时间和精力。这个情况在档案数字化以及档案操作系统上线以后发生了根本性的变化。所有归档图纸经过数字化以后都会录入系统，档案工作人员不再需要手工记录，大大提高了档案管理管理效率。更重要的是所有数字化录入系统的图纸都可以在档案管理系统中通过输入相关条件非常便捷得查询和浏览。原本设计人员参考几张归档图纸可能需要到档案室翻箱倒柜花费许多时间，现在只需要在办公室电脑前输入几个条件直接在线浏览参考利用。

3.2 提高库房摆放效率提升档案保管质量

由于国家市政工程的逐年加大投入，再加上我院自身不断扩张，新归图纸档案数量呈现明显逐年递增趋势，从10年前的10万张一年到近3年的16万、18万，21万张一年。然而归档图纸数量在增加，库房面积却没有任何增加，这就给原本已相当吃紧的库房带来了更大的压力。可喜的是，正是档案数字化工作的推进大大得缓解了库房压力。我院在过去几年中完成了库藏近两百万张图纸档案的全部数字化工作。所有图纸都可以在线浏览甚至下载打印还原，正是基于这个基础，我们可以选择将一些不常用的老项目图纸在不影响保存质量的情况下尽可能的压缩摆放空间，甚至将一些不再利用的图纸做好登记打包另行摆放，这样腾出了大量的库房空间应对逐年增加的增量图纸的摆放，大大提高库房利用效率。在这几年中，正是借助档案数字化的成果，我们不断挖掘库房潜力，提高库房摆放效率，在归档图纸数量逐年递增，库房面积没有增加的情况下做到了既保证了档案保管质量又为全院提供了更高效的档案利用服务。

3.3 提高档案管理工作的容错率

笔者所在档案室每年有近20万张的图纸档案归档，另外有40万张左右归档图纸需要添晒利用，其中部分图纸的利用频率相当高，有的一个项目的图纸达到一年上百次的利用。图纸档案如此频繁大量得利用带来了两个无可避免的问题：一是图纸在提供利用过程中的损坏的可能性增加。二是图纸在频繁提供利用中的意外遗失或是档案工作人员在图纸入库摆放时放错抽屉的可能性增加。在图纸数字化工作开展之前出现碰到以上情况都会是非常棘手的事情，档案归档的缺失不说，图纸无法及时提供添晒利用所造成的各种损失更是直接影响到企业生产效益。一旦碰到以上情况我们只有要求设计人员重新出图审核签字补归档，有时会耗费大量时间和精力。然而这种情况在图纸数字化工作推进以后有了根本性改变，任何一张数字化的图纸我们都可以通过大型绘图打印机进行打印还原，所还原的图纸质量与原图几乎一致，完全不影响图纸档案的提供利用。