罗莉亚

摘 要：本文以电子文件的逻辑归档模型为基础，以工程设计文件流转程序为依据，研究建立工程设计电子文件的形成、采集、鉴定、归档、保管、利用和技术维护的非线性流转模型，并对各程序模块的基本功能进行了分析与定位，研究其实现的条件和要素。

关键词：工程设计；电子文件；非线性；模型；功能

1 工程设计电子文件管理现状

从20世纪80年代起，工程设计领域经历了从手工设计绘图到计算机辅助设计绘图的重大变革，越来越多的工程设计院运用计算机、网络和数据库等现代信息技术手段参与日常办公，使得工程设计文件也从单一的以纸质为载体变为纸质与电子两种形式并存。[1]伴随着这种工作方式的转变而产生的大量电子文件，对设计院的档案管理工作带来了新的巨大挑战。

目前，大部分设计院处于传统档案管理模式和电子文件管理的磨合期，以笔者工作单位为例，第一，由于对工程设计电子文件的产生、采集和流转过程缺乏控制和规范，设计的CAD图纸变更频繁反复、审校核把关不严、对设计文件元数据采集不及时，导致后期项目人员归档时无法判断一个工程设计电子文件的版本准确和图纸完整，也造成归档文件整理质量不高，使档案材料的归档率、准确率、完整率均达不到档案管理标准化、规范化的水平。[2]同时档案室只能对归档电子文件独立刻盘管理，割裂了其与纸质档案之间的联系。第二，由于对电子文件存在着概念模糊、认识不深等问题，各设计事业部对工程设计电子文件的归档方式、归档时间、归档的完整性和准确性检验没有明确的职责分工，各设计人员也只管画图了事，缺乏设计文件管控意识。第三，在生产系统中的设计电子文件在某些方面缺乏前端控制，与档案管理脱节，造成了生产系统中需要归档的设计电子文件不利于日后档案管理要求和利用需求，需要重新著录、整理分类。这种管理方式使设计电子文件缺乏相应的有效性和依据性，从而缺失了使其作为档案来管理的最基本、最重要的信息作用。

因此，工程设计电子文件的管理不能再固守传统纸质档案模式，而必须根据设计电子文件的产生方式、流转形式、依载的信息平台和新的信息管理要求，放在整个设计院信息化建设的整体背景条件下考虑，以不同于纸质设计文件材料线性的流转模式来管理，这也有利于提高工程设计电子文件的保管质量和利用效率，是适应电子文件管理需求的必然选择。

2 工程设计电子文件的非线性流转和逻辑归档模型

工程设计电子文件的非线性流转模型是根据设计电子文件保管和利用的需求，将其管理过程划分为形成采集、鉴定、归档、保管、利用和技术维护等若干紧密联系的环节，使其形成一个相互依赖、相互影响的链条。它与传统纸质档案管理模式最大的区别在于它不拘泥于管理程序和系统模块的限制，只要有各生产事业部和管理部门的用户提出利用要求，就可以在任何模块随时提供利用和技术维护。其原理如图1所示：

设计电子文件逻辑归档的整体过程是指设计电子文件形成部门将存储文件的逻辑地址通知档案室，使档案室能够通过网络直接查阅和控制该文件。逻辑归档后的设计电子文件信息可以全部在档案管理系统中显示和检索利用，设计电子文件生成在什么位置，归档之后其物理地址保持不变。根据设计院的生产流程、文件流转和出版程序，笔者将工程设计电子文件非线性流转模型建立在其逻辑归档模型基础上，其具体的逻辑归档模型如图2所示：

以设计院生产系统中产生的设计电子文件为例，采用逻辑归档的设计电子文件的初步整理、编号以及和元数据进行封装都是同步进行的，也就是说，这些活动是由系统并行开展的，首先要由各设计事业部赋予设计电子文件以归档标识，通过出版系统审核出版（即完成纸质化过程），档案室在接收到与其对应的要归档的纸质文件后，通过条码扫描（条形码或者二维码），数据库会自动将设计电子文件归档信息（包括元数据）的逻辑地址通过院内部网络提供给档案室，档案室再将归档电子文件加上分类号、档号等相应的档案信息，再进入档案管理数据库统一进行管理。

为了保证设计电子文件的原始性和元数据的完整准确，应尽量减少各设计事业部门和管理部门非法操作的可能性，因此，笔者设想需在设计电子文件的运行层和归档管理层之间提供“绿色通道”，对于那些已经完成归档鉴定而待归档的设计电子文件，在其向有关部门发送的同时也无条件地从“绿色通道”自动添加推送信息进入临时归档交接库，随时准备由设计人员完成归档的最终操作。这段缓冲区域可以给待归档电子文件以时间检验，设计人员可以随时检验，避免因CAD图纸或文本文件的出版错误而增加不必要的变更和无用功。

这种逻辑归档的方式，一方面可以使档案室掌握需要归档的设计电子文件，其著录信息、存储地址及相关的数据背景链接都会自动保存到档案数据库中，方便设计人员的查询和利用；另一方面，虽然其设计事业部门仍可以方便地使用该文件，但是其权限受到了很大的限制，不能进行修改、删除等操作。需要注意的是，我们还需要规范设计电子文件归档的格式，同时为了防止网络瘫痪时文件的丢失以及对生产利用带来的不便，档案室还要对于逻辑归档的设计电子文件采取备份和定期物理归档措施。

3 工程设计电子文件非线性流转模型的功能分析

一般来说，职能部门自身创建的电子文件一经生成，便由文件创建者直接采集下来。一般又分为两种类型，一是原生性电子文件；二是模数转换来的电子文件。[3]本文只要探讨设计院生产系统中直接形成的设计电子文件。

3.1 设计电子文件的形成与采集。在非线性流转模型中，形成采集模块的主要功能是记录和收集设计电子文件形成过程中所产生的相关元数据及其背景信息，使其与文件本身紧密结合，采集的结果也就是完整意义上的设计电子文件的形成。总的来说，经过上述过程，工程名称、工程编号、图号、项目经理、设计人员、参与人员、校核人员、审核人员、复核人员、审定人员、生产部门、创建时间、编制日期、版本版次、专业、格式信息、电子文件名称等内容信息都会自动捕获，随后在设计电子文件流转的过程中不断追加或修改其元数据，丰富设计图纸和报告的背景信息。

3.2 设计电子文件的鉴定。在设计电子文件的流转过程中，设计电子文件的各阶段处理人员都要对设计图纸和报告进行鉴定，体现在：一是专业负责人和项目经理对CAD图纸以及报告等电子文件进行进一步核查和质量状况鉴别，剔除失去保存价值的版本和内容；二是审核和校核人员对不完整、不准确的部分采取措施进行补救，如，图签、报告的签名页、说明等，以保证电子文件的完整与准确；三是对电子文件价值的大小，进行不同档次的划分，按照规定对设计电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由项目经理和部门负责人签署审核意见，检验和审核结果应和归档设计电子文件一同交予档案室。

3.3 设计电子文件的归档。归档模块的主要功能是设计电子文件的管理职责由设计部门向档案室的全面移交，其主要任务是确定设计电子文件的归档范围、归档方式等。如笔者工作的设计院的设计文件材料属于“边设计边归档”的情况，对纸质文件而言，一方面这可以确保需要归档的文件材料能够及时归档，但由于设计人员不判断待归档文件的价值以及是否已经归过档，只要一经出版就归档保存，造成了馆藏冗余；另一方面，生产系统中的设计电子文件不能够及时处理，且设计电子文件不断修改，版本更新非常快，在生产系统中也无法体现出来，造成了生产系统中的电子文件和馆藏的纸质文件割裂的情况。

但在非线性流转模型中，设计人员可以实时控制设计电子文件的走向，可以多方面地和审校核人员、专业负责人沟通，通过条形码或二维码的方式，确定电子文件的对应性，保持其和出版纸质文件的联系，不会造成与文件版本不一致的情况；同时，档案管理人员可以实时监控设计电子文件的流转情况和出版情况，适时提醒专业负责人和项目经理是否需要鉴定归档，确保设计电子文件阶段完成后能够及时归档。

3.4 设计电子文件的保管。设计电子文件的保管是非线性流转模型中的一个重要模块，其基本功能是努力克服和限制损毁设计电子文件的各种不利因素，维护设计电子文件的完整、准确、系统和安全，其中最重要的一条原则就是备份。

从安全保管的角度出发，设计电子文件应以统一格式标准存储备份到符合保管期限要求的脱机载体上，同时应编制电子文件检索分类索引数据库，从而保证数据库中产生的电子文件信息数据的真实性、完整性、有效性和安全性，确保长期存储数据的安全、准确迁移。由于在非线性流转模型中，设计电子文件涉及的人员范围广泛，工程项目时间长，参与人员每年也有所变动，我们需要划分权限、区分权责、灵活变动，减少人为的操作，对其保管需要投入比单纯纸质文件管理更多的耐心。

4 设计电子文件的利用和技术维护

设计电子文件的利用和技术维护模块是非线性流转模型的最终归宿，在传统档案管理流程中，档案的利用必须遵循固定的程序和流程，比如填写借用或复制档案申请单，需要逐级签字方可查阅，尤其在大批量和反复晒图利用中显得手续繁琐不便、不合时宜。但在非线性流转模型中，通过对各事业部、各专业人员、各级别设计人员以及各管理层级人员访问权限的设置，以上的任何一个模块都可以基于实际的设计需求随时、及时、有效、方便地提供信息服务。另一方面，此模块会定期对生成和保存设计电子文件的软硬件环境进行技术检查和维护，对脱机载体进行介质状况的鉴定和检查，保证设计电子文件的可读和元数据的完整性，防止因载体的损害而导致信息的丢失。因此，它更加适应网络环境下设计电子文件的利用需求。

可以看出，对电子文件的收集、形成、积累、鉴定、归档等实行全过程控制与管理，才能保证档案管理工作的准确性。[4]在非线性流转模型中各环节并不是相互独立的个体，实际上是一个相互影响、相互作用、相互联系、相互渗透的有机体，设计人员的办公方式、习惯、生产系统中电子文件的流转程序、方式等都会对设计电子文件的产生打上烙印，并对档案室的管理工作带来深刻影响，这种烙印和影响一旦确定，则是长远而不易改变的。

加拿大档案学者特里·库克认为：“前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整理，把需要和可能在文件生成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。”因此，除却技术手段之外，对于设计电子文件的管理需要建立更合理的协同设计系统、简化设计审校流程，使设计电子文件流转流程、手段、方式更加合理化和无缝链接，确保符合归档电子文件的管理条件，而这些就不仅是档案室一家所能解决的问题，更需要从上而下的、系统的、合理的工作方式和管理手段。

参考文献：

[1]邱玉芳、胡千乔、金晓博.工程设计档案数字化建设[J].水运工程，2013（10）. 56～59.

[2]林霞.港航勘察设计档案信息化建设若干问题的思考[J].中国港口，2006（1）54～55.

[3]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].北京：科学出版社，2003.89

[4]高利华.水电工程设计档案中电子文件管理的讨论[J].浙江水利水电专科学校校报，2013（9）.16～18

（作者单位：中交第二航务工程勘察设计院有限公司 来稿日期：2014-12-02）