张冬梅内蒙古扎兰屯林业学校

谈office2010软件应用技巧

张冬梅
内蒙古扎兰屯林业学校

摘要：office是由微软公司开发的最具普遍性的办公应用软件，主要包括Word、Excel、Powerpoint等。其中，office2010的性能得到了大幅优化，被微软公司称为是最具创新和最容易使用的版本，受到了广大用户的青睐。本文主要介绍office2010软件的应用技巧，以期提高办公效率与质量。

关键词：office2010；应用技巧

相对于office2003、office2007来说，office2010软件的功能更为强大，各个环节做的更为细致，应用起来更为便捷，被微软公司认为是最具创新和最容易使用的版本，受到了广大用户的青睐。of⁃fice2010主要包括Word、Excel、Powerpoint等，其性能得到了优化，这对提高办公效率和质量来说具有重要作用。但在实际学习、工作中，我们只运用了它的部分功能，远没有发挥出office2010的价值。本文主要谈谈office2010软件中的Word、Excel、PPT应用技巧，以期对工作、学习等提供参考建议。

一、Word2010应用技巧

1.模板应用

Word2010给我们提供了很多模板，包括基本模板和在线模板。基本模板容易操作，主要论述在线模板操作。通过文档中“文件”-----“新建”，拉动滚动条就可以选择很多模板，这些模板在安装的时候并不会直接安装上，使用的时候需要下载，这样能大大节省office软件所占的空间。如果在模板中没有找到合适的，还可以通过“更多”来查找更为详细的列表。当找到合适的模板，选定后右边就会出现选中模板的预览图像及下载按钮，下载后就Word文档就成功了。

2.页眉页脚应用

页眉与页脚能增加文档的美观和专业，在论文排版中要考虑实际需要选择合适的风格，不建议追求极度个性化的页眉与页脚。Word2010中页眉与页脚的类型多样，一般多选择简洁的类型，点击“插入”----“页眉”，就能选择合适的页眉。页脚和页码的插入与页眉相似。我们插入页眉与页脚后需要编辑，添加需要的文字，这与正文的编辑相似，具有“图片编辑”、“文字编辑”作用，我们可以多做尝试。

3.目录添加

文档中添加目录是重要部分，目录是文档的大纲，通过目录我们能了解章节大概内容，通过目录能自动跳转到该页面，大大节约了阅读时间，因此对长篇文档应添加目录。在Word2010中添加目录并不麻烦，可以手动添加，也可以自动生成，一般来说多使用自动生成方式添加目录。自动生成目录便于更新，自动生成目录更新时，只需选定目录，点击右键中的“更新整个目录”或“只更新页码”即可，这样能有效避免文档被修改后出现目录与正文的不协调。

4.SmartArt图形应用

Office2010中加入了SmartArt图形，SmartArt图形主要用于流程图和关系图的制作，这里汇聚了基本的图形，以此为基础能做出很漂亮的图表。Word文档中应用SmartArt图形，点击“插入”----“SmartArt”，打开选项卡后，从列表、循环、层次结构、矩阵中查找分类，选择合适的基本图形，如图一。

插入图形后，用户可根据需要对图形进行编辑，包括添加层次结构、文字编辑、颜色变更等。如对编辑部组织结构设置，可以我们采用基本图形制作，制作效果如图二：

二、Excel2010应用技巧

1.数据输入与编辑

Excel2010给我们的工作学习生活带来了诸多便利，有很多技巧值得我们深入探究。在一个单元格内输入多个值，这会给我们的操作带来难题：因为我们输入一个数值后，按回车键就会移到下一个单元格。对此可以先单击选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定单元格，再输入数据，回车键就不会移到下一个单元格了。巧换文本为数字：实际工作中我们会发现把一些数据导入excel后，是以文本的形式存在的，就是我们再重新设置单元格格式也不行。对此有一个简单的方法可以将这些文件转为数字，即在空白单元格中输入数字1，然后选中这个单元格复制，然后再选定要转化的范围，点击“选择性粘贴”中的“乘”就可以了。

有时候我们需要输入一些数据，如学生名单等，有的名字中生僻的字输入很困难，如果我们一次性定义好“学生姓名序列”，就会为以后打好基础。应用中可以尝试这样的方法：将学生名单输入连续的单元格中并选中，点击“工具”---“选项”，选择“自定义序列”标签（），再按“导入”、“确定”，这样就会便捷以后的操作，能快速的将学生姓名填入后续的单元格中。

2.在Excel中插入Word表格

这一技巧需要打开Word表格所在文件，打开相应的Excel文件，调整好两窗口位置，能看到表格和要插入表格的区域，然后选中要插入的表格，将表格拖入Excel中，这样就迅速完成了操作。

3.Excel求和

Excel中常会遇到求和问题，简单的求和比较好操作，这里介绍批量求和和不相邻单元格的求和。对连续区域输入求和可以应用这样的技巧：单击“常用”工具条上的求和“Σ”图标，在选中区域的下面一行自动生成求和公式。对不相邻单元格求和，如讲单元格C1、D2、E3中的数据和填入F4中，我们可以操作：选定单元格F4，输入“=”，点击求和符号“Σ”，然后再单击单元格C1，键入“.”，点击D2键入“.”，点击E3，这时就会出现公式。

三、powerpoint2010应用技巧

1.隐藏部分幻灯片

制作好幻灯片后，想在放映时不显示其中的部分幻灯片，可以采用隐藏方法。方法是在左侧窗口中选中要隐藏的幻灯片，然后单击右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”，如果想取消隐藏，选中相应幻灯片后重复上述操作即可。

2.为PPT添加特色标志

我们用PPT作演示文稿时，常在每一页上都加上标志，这样能展示自身特色。添加特色标志时可以使用母版，执行“视图--母版--幻灯片母版”命令，在母版中插入标志，关闭母版视图后会发现每一页上都加上了标志，并且我们在普通视图上是不能改动的。

总之，office2010软件的功能更为强大，有很多技巧值得我们深入探讨，熟练掌握这些技巧，能给我们的学习工作生活带来极大便利。