城建档案管理工作问题的分析及解决

2015-04-16沭阳县城建档案馆

精品 2015年12期

□ 李　妍　沭阳县城建档案馆

城建档案管理工作问题的分析及解决

□ 李妍沭阳县城建档案馆

随着我国社会经济的不断发展，信息技术的不断提高，行政执法档案的管理工作做的是越来越先进和合理，不过由于种种的因素，在进行档案管理工作的时候难免不会存在一定的问题。城建档案可以说是一个城市得以可持续发展的宝贵资源，是一个城市发展历程的宝贵记录。本文主要就城建档案的管理工作中存在的问题进行研究，首先分析在档案管理中存在的问题，然后根据这些问题提出了一定的应对措施。

城建档案；管理；问题；对策

城建档案是保证一个城市可持续发展的宝贵资源，对于城市的发展历程能够起到一个很好的记录。从我国上世纪八十年代开展全国科技档案工作会议之后，城建档案管理工作已经渗透到社会的各个领域，并且在档案的收集、整理、编辑、应用等方面都有了非常大的进步，不过随着城市化进程的不断加快，城建档案管理中也面临着越来越多新的的问题。结合某些具有代表性的城市城建档案管理现状，分析了城建档案在管理过程中存在的主要问题，提出了具体的对策与创新，争取能够为城建档案管理工作人员提供理论家借鉴。

1.城建档案管理工作存在的问题

1.1档案的管理人员缺乏对行政档案管理的知识

由于档案管理部门内部档案管理人员通常都是由部门内部的管理人员或者是一些相关人员所兼任的，在档案管理工作方面并没有进行过专门的培训，缺少档案管理的一些必要的知识储备。在对档案进行管理的时候，往往就会出现对文件的鉴定和划分不够准确，在资料的整理中忽视细节问题、只注重文件的类别却忽视档案文件的日期等问题，不能够正常发挥城建档案所拥有的功效。

1.2在进行档案资源收集以及处理时不够规范

首先，档案的收集来源不够均衡。从整体上来看的话，城建档案所收集的资源地下偏少；从城建档案的管理权限上面来看，对建设系统专业部门的内部资料收集的比较多，而对外部收集的资料则会比较少；从城建档案的大纲上面来说，在针对某些档案收集方面来看，是存在些许漏项的，甚至有些地方还是空白的。其次，档案资源的来源比较单一，收集方式不够多样。这种问题主要的反映便是，所收集的档案以纸质档案收集居多，特种载体形式的档案少之又少，不能够很好的适应当前城市建设发展需要。最后，在对档案进行处理时，选用的措施不够规范。比如说有些档案管理部门不能够准确了解档案管理工作的侧重点，只是单纯重视馆藏的数量，对档案资料进行盲目收集，质量不能够得到有效保证；由于缺乏有效的管理手段，容易出现分类、整理等多个方面的问题，会造成不必要的人力、物力、财力的浪费。

1.3城建档案的信息化建设力度不够

如今社会已经步入了信息化时代，在各个领域都需要不断加大信息化的建设力度，档案管理领域同样也不例外。从当前城建档案的管理来看，硬件的投入存在严重的滞后问题。我们知道城建档案信息化建设需要不断进行资源的快速流转，而当前档案管理机构内部的硬件配置以及网络组建等多个方面仍然比较滞后，不能够满足档案信息化建设需要。仅仅依靠传统的人力方式对城建档案进行管理，完成海量资料的收集、整理、编辑以及利用显然是不现实的，也不能够满足信息化建设快读发展的要求。在软件开发方面，存在系统以及软件开发比较缓慢的问题。软件以及系统的开发和提升能够有效提升传统的档案管理手段，在具体实施过程中，需要多步同时开展，也就是从需要从地区以及整个系统进行统筹，而从目前的情况看的话，很显然软件或着系统的开发都不够积极。原有的档案管理理念已经不能够适应当前管理工作的需要，在信息化档案管理手段盛行的今天，和传统档案管理是有着质的区别和飞跃的，如果仅仅依靠按部就班的管理思想，是不能够满足城市现代化建设需要的。

2.解决城建档案管理工作存在的问题的对策

2.1进行目标管理，对档案资源的收集、处理各环节进行规范

首先，在进行档案资源收集的时候一定要进行统筹安排。要对资源收集工作纳入到目标管理范围，对所需要收集的对象进行统一规划，理清所需要对象的层次、结构、性质，分阶段逐步完成；所进行的城建档案管理工作一定要严格按照相关要求进行，不能擅自按照自己的想法进行；对档案所需资源的分布结构要进行认真仔细的分析，对资源收集结构当中存在的不合理问题分个突破。其次，要逐步实现档案资源收集方式的多元化，努力搭建网络化管理平台对资源进行采集，提升档案管理工作的效率。最后，要对档案资源进行规范化管理。优化档案资源应用的各个流程，提升管理效率；加强对档案管理工作过程的监督检查工作，保证科学合理；对档案资源要进行科学合理的分类，分清层次，杜绝低质量资源混入。

2.2顺应当今信息化时代这一形势，做好网络化管理的准备

随着我国信息技术的高速发展，城建档案的管理工作现已逐步走向信息化管理的道路，并且随着现代办公工具的普及和应用，档案管理最终会走向信息化、现代化以及科学化。所以档案部门一定要顺应当今时代的信息化发展大趋势，把档案管理的手段向现代化发展，在对档案进行收集、整理、规整、分类、保管的时候要充分考虑计算机管理的需要，为城建档案的网络信息化管理打好基础。

2.3加强对执法档案管理人员的专业培训力度

城建档案管理工作它是一项系统、复杂并且对专业性要求非常高的工作，要想保证我国城建档案管理能够适应信息化这种大环境，就需要培养这方面的专业化、复合型的人才。具体可以通过定期给这些进行城建档案资料规整的人员进行专门的培训以及相关知识的教育，提升他们对资料的认识，加强他们对城建档案相关文件的处理能力，适应信息化时代的管理需要。