邓春红

【摘 要】 档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分，强化档案服务意识是当代档案管理工作一个不容忽视的重要课题，直接关系到企业的生存和可持续发展。作为档案管理员应该具备思想、品德、心理、技能等方面的素质，更好地做好档案工作，强化档案服务意识，使档案管理工作朝着健康的轨道发展。

【关键词】 电力设计院 档案管理 服务意识

档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在电力设计院如何促进档案管理水平全面提升，是档案工作者义不容辞的职责。在信息社会化和社会信息化不断发展的今天，首先应该增强档案为电力设计院服务的意识，紧紧围绕设计院的需要，各部门的需要和职工的需要，主动开发档案信息资源，强化档案服务意识，在服务的方式、内容、手段上不断开拓创新，提高服务质量，做好信息的收集、整理工作，严格把好档案的收集关，丰富档案的来源和库藏量，使档案管理工作朝着健康的轨道发展。

1 认识档案管理的重要性

档案是人类社会实践活动中留存下来的历史真迹，它是一笔宝贵的历史文化财富，对国家、对社会、对团体、对个人都具有重要的作用。最简单的定义是“直接形成的历史记录”。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、法律性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。

企业档案分为很多种，如：行政档案、人事档案、技术档案等等。在电力设计院，尤为重要的就是技术档案也叫科技档案，它是电力设计院的档案精华，也是电力设计院赖以生存和发展的前提。一般而言，科技档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。科技档案相对于其它文书档案具有鲜明的专业技术性、项目成套性、技术通用性、载体多样性等特点。

技术档案尽管不是企业的核心经济业务，但是它对于企业的核心经济业务却有着不可或缺的促进作用，特别是在市场经济的大环境中，管好用好档案，对资源开发的作用尤为明显。企业的档案管理工作要想更好地服务于企业的中心工作，就得把技术档案管理摆在首要的位置上。

2 明确技术档案的归档范围与整理方法

近年来，供电系统电力建设尤其是输变电工程项目日益增多，在供电企业技术档案管理中占据头等地位，受到国家相关部门和国家电网公司的高度重视。《国家重大建设项目档案验收办法》、《国家电网公司输变电工程达标投产考核办法》、《国家电网公司优质工程评选办法》等都将档案工作列为工程验收和评比的重要内容。同时，电网建设、生产运行以及依法维权等工作中对工程项目档案的需要也日益提高。实现工程项目档案的规范化、标准化管理是保证在项目文件的齐全、完整和及时归档，提高建设项目档案管理水平，最大限度地满足各方面需求的重要途径，归根结底还是要实现电力设计院经济发展这一中心工作服务的。

为了实现这个目的，主要从以下几个方面进行阐述：

2.1 工程项目文件的归档范围

根据《国家重大建设项目文件材料归档与整理规范》和中国南方电网公司的《广东电网公司建设项目档案管理制度汇编》，对符合要求的输变电工程从立项审批、前期准备、施工建设、竣工投产到验收检查各阶段产生的各类应归档文件内容和项目文件均按原稿归档，特别注意建设项目档案管理自身的特殊性，按照档案管理的一般原则，文件材料应由形成单位归档保存。明确参建单位必须汇总整理一套合同范围内、完整的工程档案原件向建设单位归档，不得截留应归建设单位的原件或擅自移交其他单位。

2.2 工程项目文件的整理方法

归档的工程项目文件必须经过系统整理，使之成为一系列具有有机联系的案卷，以便于保管和利用。根据电网建设工程项目档案管理导则，按照分类号、文件顺序号的结构，详细排列所有电网建设工程项目文件，以保证项目文件的齐全、完整，使项目档案的分类编目更加科学合理，有利于日后的检索查找和利用。

一个完整的案卷要经历鉴别、案卷组织、案卷和案卷内科技文件排列、案卷编目和案卷装订几个步骤完成。其中在工程项目文件排列这一项中必须遵循以下几个原则：（1）印发件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。（2）卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。（3）设计阶段应按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评价等阶段排列。

3 强化档案服务意识

档案是资源，是企业的各项基础管理工作、是生产建设、经营管理和科学研究的可靠依据，是企业十分珍贵的信息财富。档案工作的根本目的在于对这种信息资源进行开发利用，为企业的发展进步提供服务，为领导决策提供服务。

档案作用的大小、价值的体现和地位的高低是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高的。科学管理档案一定要做到以下几个方面：

3.1 要树立“档案工作是一线工作”的思想观念

随着档案工作的领域更加宽广、内容更加丰富、任务更加繁重，档案工作的“一线”特征日益凸显。档案工作是一项保管和提供服务的工作，档案工作能否朝着正确的轨道向前发展，最大限度地提升档案的利用价值，很重要的原因之一取决于我们的档案管理工作者能否将服务意识放在整个档案工作的首位。加强管理是档案工作的重要职责，档案工作是得到全社会尊重和信任的岗位，前人经验的积累能否代代相传，历史发展的凭证能否真实到永远，靠的是档案人忠贞不渝的职业操守，凭的是档案部门严谨科学的管理制度。

3.2 要树立“以人为本的档案”观念

档案业务体系的核心不是以事为本，而是以人为本。档案工作要不断创新关键在人，档案人员要懂专业知识，责任性要强，要做到嘴勤，腿勤，手勤。档案部门能不能形成创新的风尚，档案工作能不能在创新中赢得更大的发展，关键在人。档案工作者要认真履行工作职责，进一步提高理论水平，拓宽知识面，学习新技术，努力增强服务的能力和水平。努力实现档案服务领域的新拓展，服务思路新突破，服务条件的新改进。

3.3 要树立“走出档案发展档案”的观念

要力求把“死档案”变为“活资源”，走出档案看档案，开阔眼界、开阔思路，在碰撞交流中使思想观念产生飞跃。档案信息化、数字化工作十分重要，是一个重大战略问题，关系档案工作的未来，要有紧迫感、责任感，因为档案工作现代化是必然趋势，从根本意义上讲就是一场革命。电子文件问世、数字档案进馆，新事物、新技术日新月异。档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着深刻和变化。“老一套”的思维模式、管理理念，已不能很好地应对新形势下出现的新情况和新问题。

3.4 要深刻认识档案业务建设的首要任务

档案业务建设的首要任务是确保档案的“两全”：一是齐全，二是安全。档案安全是基础，没有安全谈不上档案工作的发展，我们每一个档案人都必须要有强烈的安全意识，绝对不能出一点纰漏。档案安全责任重大，重于泰山，是高压线，谁都碰不得。只有保管齐全、安全，其他工作才有开展的可能，服务才有开展的条件。要根据企业自身的特点来确定档案业务建设的首要任务——为企业发展服务，为领导决策服务，为电力生产、经营管理服务。紧紧围绕企业的中心工作，切合实际，突出特色，寻找档案管理的“亮点”。 在收集、整理、归档的过程中，要吸取国内外、行业内外的先进经验，既要重视传统领域档案资源建设，又要重视新型载体、新型领域档案的建设，要充分认识新形势下档案工作的定位，不断适应新形势，分析新情况，解决新问题，探索新思路，拓展电子档案收集渠道，进一歩加强光盘、数码相片、实物档案以及无纸质载体电子文件、数据库文件等新型载体档案的规范化管理，努力提升档案科学发展水平。

3.5 要进一步深刻认识档案服务方式

服务方式要从被动到主动，从后端到前端，从传统形式到现代科学技术的新形式，从简单提供档案信息服务到提供档案工作全方位、多层次服务。要不断提高信息处理的速度，时间就是效益，就是价值。要有时效观念，要充分利用现代化的办公手段，加快信息的反馈和传递。档案工作的最终目的是提高档案的利用率，没有档案用户，档案工作便失去了存在的意义，而提供档案利用率则是实现档案价值的最佳途径。档案服务意识是一种潜移默化的过程。强化档案服务意识并不是一句空乏的口号，亦非轻而易举之事，需要做大量细致入微的工作，作为档案管理人员首先要做好自身服务意识的强化，得到大家的理解与合作，本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的精神，做好档案工作，才会有“前人栽树，后人乘凉”的大好局面。加大其它文件的收集力度，以便提供利用，例如，在“三标一体”认证时，档案管理部门能主动提供一些法律、法规方面的文件，以帮助领导编制方针目标管理程序、质量手册等程序文件，为领导决策经营提供了大量原始的信息资源。

4 结语

总之，作为电力企业档案工作者一定认真严肃的做好档案管理工作，强化档案服务意识，使档案管理工作朝着健康的轨道发展。