新时期医院档案管理工作的新思路探究

2015-04-13黄卫东

中国管理信息化 2015年7期

黄卫东

（惠州市第一妇幼保健院，广东惠州 516001）

我国医改政策不断完善，改革已经深入人们的日常生活之中，为医院管理工作带来了更大的挑战。医院档案作为医院信息资源的基础组成部分，不仅可以发挥出凭证功能，也是特殊的信息获取渠道，为医院发展提供了很大的帮助。为了提高档案管理的实际效用，必须加强档案管理的科学性，使其更加符合新时期医改发展形式。传统的档案管理模式存在许多不足，档案系统的完整性较差，而新医改的不断深入，使档案管理工作将发生极大的变化。

1 医院档案管理中存在的问题

1．1 管理制度问题

管理制度不完善，档案收集速度较慢，这两大问题是影响医院档案管理工作的关键因素。常规医院管理制度中，根据各级医院实际运行情况，制定了较为健全的医疗、行政、后勤等方面的管理制度，但是其中并没有系统性的档案管理制度。在进行医院管理考核的过程中，也没有进行档案管理考核，这种情况会导致档案出现缺失，或者档案收集速度下降等问题。

1．2 管理范围问题

由于医院档案管理制度并不完善，所以在界定档案管理内容时，往往会出现管理范围模糊的情况。随着管理理论不断成熟，社会管理模式发生了很大变化，因此档案的内涵也发生了很大变化。在各级医院进行档案管理时，并没有制定出一套切实可行的管理标准，而是根据医院管理经验制订档案管理内容，在这种情况下，会缺失许多需要纳入管理的档案内容。

1．3 档案利用率较低

医院管理者并没有对档案管理有一套系统性的认知，所以对档案管理工作的重视度不足，也无法了解档案管理工作可以对医院带来何种影响。重视度不足就会导致档案信息资源不足，影响档案利用率。

1．4 档案管理分散

目前大多数档案管理工作由不同科室负责，非常不利于综合使用，档案缺失现象严重。而不同科室间还需要安排人员进行管理，不仅会造成人力、物力的浪费，也会浪费医院空间。

1．5 硬件投入不足

由于医疗用房较为紧张，所以档案保管的房间狭小，无法满足档案管理要求。而且档案管理设备较为陈旧，相关的管理技术较为落后，也会影响档案事业发展。在计算机网络技术普及的新时期，许多的医院管理工作都进行了较大范围的应用，但是在档案管理工作中，并没有得到良好应用。手工处理的档案工作，非常影响档案收集、开发和利用。

2 医院档案管理新思路

2．1 完善档案管理制度

建立健全的档案管理制度，是医院档案管理的主要方法。医院的档案管理内容十分广泛，其中包括保管、利用、使用期限等内容，将这些内容与医院管理考核相结合，制定出详细的考核制度，并且给予通过考核的人员奖励，对实施制度改革有着非常重要的效果，可以充分调动档案管理人员的工作积极性。相关管理制度必须符合医院实际情况，并且需要安排经验丰富的专业管理人员进行指导，组成档案管理小组，收集科室提出的档案管理意见，深入了解各科室的实际需求，将其与小组管理经验相结合，制定出可行的档案管理制度，实现规范化管理目标。

2．2 组织培训服务

档案管理人员的专业水平直接影响档案管理效果，所以优化档案管理体系，必须提高管理人员的专业素质。档案管理工作，并不是单纯地对档案进行集中管理，而是一项系统、科学、规范、制度的高标准工程，对工作人员的专业素质要求很高。而医院应该在人才培养计划中，为档案管理人员提供支持，加强复合型人才培养水平，通过专业的教育与培训，使档案管理人员专业素质不断提高。引入档案管理考核与晋升机制，调动管理人员的工作积极性，使档案管理工作更加主动。提高医院全体员工对档案管理的了解，积极配合院领导工作，形成完善的档案管理工作体系。

2．3 引入现代化技术

通过成熟的计算机管理技术，为档案管理工作节约人力、物力，并且使工作效率得到有效提升。传统的档案需要占据大量空间，而且查找的困难性较大，无法长期保存文件，使用信息化系统，可以使档案储存更加方便，也可以直接储存视听文件，使档案内容更加丰富。通过网络通讯的便利性，可以实现不同医院间的数据交流，将新旧技术有机结合在一起，可以使档案管理工作更加完美。建立电子管理网络，使档案管理更加客观、准确，以计算机管理系统作为主导，使档案管理工作效率得到极大的提升，建立网络化的人事档案、病历档案、文书档案。改变传统封闭的科室办公环境，使电子管理网络更加健全，加强系统的安全稳定性，避免发生数据泄露问题。

2．4 拓展服务范围

档案管理工作目标就是利用档案，发挥其中存在的社会经济效益。所以，档案管理人员需要添加检索工具，提供各项主动服务，使编制工作更加合理，提高不同医院的信息联系效率，使档案得到充分利用。而且可以定期举办档案管理培训，根据新时期医院的发展要求，为科研活动提供更多新的思路，使临床、科研、教学水平得到有效提高。