神华准格尔能源有限责任公司大准铁路公司 李贺

一、神华准能公司ERP项目实施背景

随着科学技术的发展和网络技术的应用，国家的信息化程度已经发展成为评价其经济水平和社会文明的重要标志。以信息化为本质特征的企业管理创新越来越得到世界的推崇和应用。管理创新必须要有强大的支撑基础，否则新的管理思想和理念难以在实际的业务运营中落地。信息化正是给管理创新提供有力支撑的最好工具和手段。作为全国最大的煤炭经销商神华集团公司于2010年经过流程优化与信息化总体规划，正式启动信息化SH217工程，其主要内容是：建设“两横一纵”三大信息平台，支撑七大业务能力，促进集团实现经营管理集约化，生产管理效率最大化，生产流程最优化的目标。而ERP系统是SH217工程十大建设项目中最重要的项目之一，是神华集团信息化平台建设的核心。通过加快实施SH217工程及ERP等信息化项目，必将有力促进集团内部管理的规范化、精细化、高效化，实现企业管理的优化提升。

神华准能公司作为神华集团的核心子公司于2013年1月24日召开了ERP项目启动会，标志着神华准能公司ERP项目正式启动。通过11个月的现场实施，神华准能公司ERP系统在2013年11月12日正式上线。

二、神华准能公司ERP项目实施影响

(一)实施ERP带来的变化

1、实施ERP后财务人员的职能发生变化

实施ERP之后，大量的会计凭证尤其是物料移动相关的会计凭证，由ERP后勤模块自动集成到财务模块，财务人员的主要职能从目前手工记账方式下的事务性工作，转移到财务分析和资金控制等财务管理工作上，由事后监督向事前计划、事中控制、事后分析转变；预算控制与检查可以实时进行；对企业的经济活动进行实时控制，加强管理会计的职能。

2、实施ERP后财务核算体系发生变化

原来神华准能公司的会计科目为多级，ERP系统中的会计科目只有一级；ERP系统中启用功能范围之后，通过功能范围和成本中心类型的结合，实现了科目类别的细化，简化了业务操作的复杂程度，降低了业务操作的人为错误，方便了费用的归结；通过层层建立物料清单（BOM），细化了生产成本管理，提高了生产成本计算的正确性。通过内部订单和生产订单等订单类型的状态管理，强调成本的线内控制。

3、实施ERP后物资供应采购管理发生变化

按照统一的规定，对物资供应进行管理，所有采用了ERP系统的公司都应该掌握物资管理体系，对物资供应实行科学、规范化的管理，在每个环节都进行管理，并实现不同岗位、不同部门之间的相互监督和制约；第二，对供货商实行动态评价机制，按时的对不同的供货商打分，按照供货商得分进行排序，选出质量最好的供货商，把好产品质量的第一关；第三，实行货源的自动分配机制，对得到的真实、可靠的采购信息进行分析、总结，以得到最优化的采购订单，将采购的资金控制在最低限度；第四，在网上实现对采购订单的规划和审批，最大限度的节省审批时间，并对采购订单进行有效的监管；第五，实现各业务之间的无缝对接，加强各业务部门之间的联系，实现信息的透明化，防止出现无用功，提升企业效率。

4、实施ERP帮助企业实现“三流合一”

企业在生产经营过程中不能缺少资金流和物流，在经过一系列的信息化建设之后，企业各部门的运作情况将会以信息的状态在管理决策主体和生产经营主体前集中展示，其中主要的对象有：财务的分析统计、资金的流转（资金流信息），生产经营和管理（物流信息）等。它们利用信息流的形态准确的反映出资金和物资流动前、中和后的即时状况以及形态。信息流、资金流、物流的动态集成被称为“三流合一”。企业通过利用ERP系统的优势，将重要的业务流程录入ERP系统中，伴随流程正常运作并及时做出反映。其中，关于物料的运作，系统能够即时的集成资金信息（应收应付等资金信息）和移动信息（物料的收发以及转移等信息），同时，能够体现为实时同步的业务决策、管理和操作的信息。“三流合一”能够让企业管理、决策、经营的重要人员及时了解企业内各部门真实、准确的生产和经营活动信息，对企业各部门规避风险、开展业务、进行战略决策。

ERP系统能够快速、准确的集成企业内各部门资金和物流的信息状况，除了通过各业务模块之间的联系体现外，同时，也表现在财务模块和后勤模块之间的关系，例如，在采购（MM）模块中录入采购收货的数据时，MM模块将显示为库存商品的具体种类以及数量上的变化（物流信息），同时，ERP系统也会利用自动无缝集成功能，快速、准确的计算出所有收到货物的价值，并及时生成相对应的凭证，反应出库存商品价值的状况，即借记“库存商品”的会计科目。企业运用“三流合一”的即时集成功能，在收货阶段不仅能够快速、准确无误的入账到下一流程，还可以避免录入的重复性，同时，企业的业务和管理人员也能够即时存取到最准确、及时和相匹配的财务/业务信息。

(二)如何应对ERP带来的变化

1、领导层应如何应对ERP带来的变化

在当下，ERP系统将不仅是信息技术，而是意味着新理念和新制度的产生，是组织机构和管理模式的全新变革，是对原有管理理念的冲击。企业内各级领导应对这种全新的、深入的变革做好充分的准备工作。首先，领导层应积极的作为ERP建设的主要倡导者，做好领军任务，转变旧思想；其次，及时的进行体系的规划与设计。在系统正式启动后，一要带头学习和应用ERP；二要指导企业内员工正确使用，不断优化系统，保证系统平稳和持续应用。

2、员工如何应对ERP带来的工作变化

自觉遵守ERP系统的制度；积极学习和适应新的流程；准时参加培训，熟练操作新系统；利用系统的准确信息，配合做好各项工作。

三、神华准能公司ERP项目实施风险及相应规避措施

(一)神华准能公司ERP项目实施风险

企业资源计划（ERP）是企业内资源信息化的重要管理系统，是基于财务和其他业务一体化的信息平台。同时，ERP也是以运用信息技术为基础，通过先进的管理思想，全面整合信息的手段，并能够提出控制、业绩评估、系统优化、计划的全方位管理平台。ERP系统虽然有着先进的管理理念，但在具体实施过程中对企业也是一种巨大的挑战。神华准能公司实施ERP系统后，财务人员的职能发生了变化、财务核算体系发生了变化、物资供应采购管理发生了变化，ERP帮助企业实现了“三流合一”。企业实施ERP后，这一系列的变化，势必带来管理变革上的风险；同时，ERP把逻辑上相关联的业务紧密连接在一起，重复工作和多余数据被完全取消，规程被优化，这是ERP系统的集成性，它也是ERP系统的最主要特点。神华准能公司实施的ERP系统中，人资成本进行集成、物料采购进行集成、铁路货运收入进行集成，这些集成实质上就是数据的集成。集成过程中无论是哪个环节出现了问题，都会影响到财务数据的准确性，集成性风险成为实施ERP面临的又一主要风险。

1、管理变革风险

ERP系统涉及到公司管理的方方面面。公司要重视ERP系统，一定会对传统的经营理念进行变革，管理方式进行转变，组织结构进行调整，采用全新的管理模式、管理机制，同时也会设计全新的业务流程，所以说ERP系统涉及范围广、难度大、周期长、非常繁杂。神华集团在建设ERP系统时所面临的影响最大的风险来自于管理体制的变革，主要包括管理理念转变、业务流程重组、管理持续改善等风险。上述这些方面的变革会对企业目前的各种人事制度，公司的各种利益关系造成很大的冲击，所以在系统实施的过程中可能会受到来自既得利益方的阻碍，这些阻碍会给公司造成一定的损失，严重的还可能导致整个公司的分崩离析，所以要从根本上来采取措施解决管理变革所带来的风险。

2、集成风险

ERP系统的发展是一个逐步深化的过程。它是将公司现有资源进行全面的整合，然后对资源进行合理科学的规划，以达到收益最大化的管理体系。ERP系统的集成性主要表现在以下方面，第一，对数据进行分类整理，来源可靠；第二，业务和销售渠道统一，不同的业务环环相扣；第三，产品和资金统一，产品和资金处于动态的平衡之中。

ERP是基于财务和其他业务一体化的信息平台，在现有系统中，人力资源的业务要从人力资源模块集成到财务管理模块；物料的领用，要从物资供应部门物料管理模块集成到财务管理模块；铁路货运收入，要从货运制票系统中导出基础数据，再集成到财务管理模块，这样就形成了财务和其他业务的系统集成过程，业务集成的实质就是数据的集成。不论是哪个环节出现了问题，都会影响到财务数据的准确性，集成性风险包括业务集成和数据集成等风险。

(二)神华准能公司实施ERP风险规避措施

1、规避管理变革风险的措施

(1)“先做BPR，再实施ERP”是规避ERP建设管理变革风险的一个有效途径。BPR是ERP的基础和前提，ERP是BPR实现的管理工具和技术手段。先把业务流程理顺，使各个管理职能部门之间有机衔接，建立系统的管理架构，信息化的实施效果才更明显。

BPR的实施原则是：一是强化组织领导：公司业务重组对于公司来说是一项巨大的挑战，所以公司的领导层的能力直接关系到公司业务重组的成败。二是将客户看做重心：公司要以满足客户的需求为己任，包含客户对产品质量和服务内容的诉求等。三是面向流程：业务流程是企业流程再造的核心领域，决定着组织的运行效率。业务流程重组的重点就是塑造新的业务流程，就是用全面的整体过程代替旧的分散的管理过程。四是以人为本：组织和员工要共同成长、发展，达到员工目标和组织目标的一致。

(2)加强宣传和培训，使企业领导层、管理层和员工都对管理变革有一个正确的理解，切实转变思想观念，统一思想和认识，让大家建立一个从企业全局最优进行思考的企业文化氛围。ERP系统上线后操作人员的岗位调整；设计新的业务流程；推广和强化专业知识，学习模块的相关知识；提升自己的专业能力，关键用户的知识更新；提升管理者运用系统管理和决策的水平；这些都必须要有相关的培训作为铺垫，所以，培训工作也决不能放弃。

2、规避集成性风险的措施

ERP系统是一个高度集成的系统，为确保成功实施和稳定运行，应从以下几个方面做好风险的防范工作：

一是认真贯彻落实“五统一”原则，做好标准化工作。“强调共性，减少个性”是建设神华准能公司“一体化”ERP系统的基本要求，是整合神华集团整体业务流程、规范企业业务管理、加速ERP建设节奏的核心原则，是提高系统可维护性、增强数据可比性、降低实施维护成本的重要保证。神华准能公司建设ERP的一个重要原则是“减少个性、增加共性”，强调的是规范统一的流程、统一的标准、统一的“模板”，统一的实施方法，建立统一的业务和技术支持体系。信息的规范化是信息化建设的必备条件，规范化是建设ERP系统的先决条件，是数据统一的前提，是实现信息共享的保证，正是由于规范化，才能实现对公司业务的统一管理，统一分配，才能实现公司内部不同部门之间的完美融合，才能在公司内部建立起信息共享平台。

二是优化和完善流程模板，严格控制个性化需求和客户化开发。神华准能公司实施一体化的ERP系统是为了最终实现在管理规范和流程统一基础上的系统整体集成，坚持“统一模板、强调共性、减少个性”是神华准能公司ERP建设的原则。公司若存在个性化的要求，那么将会增加神华集团ERP系统建设的难度。公司旧的管理方式会导致个性化需求增多，假如这些个性化需求不会对公司产生任何有利的价值，这些个性化需求应该降低。对项目进行重复的改变，会直接延长项目的时间，更会增加不必要的支出。同样工作的客户化也会对ERP系统功能的发挥产生影响，致使ERP系统无法完成升级换代任务，当系统需要根据市场的需求做出调整时，工作的客户化会导致ERP系统无法做出调整。

三是业务集成的相关部门要协调配合，共同优化业务流程，中层管理者要全过程参与业务流程设计。ERP项目就是把科学的管理理念和标准化的管理流程以信息化的方式展露出来，执行的过程就是业务的展示过程，在实现的过程中既有系统的优化，又有制度、流程、方案的制定，而且还会牵扯到公司管理的各个层面，比如：生产管理、运输管理、仓储管理、成本核算、贷款管理、资金管理、销售管理等等，这些管理都要求各部门之间的配合来完成，要将所有的部门都带动到企业管理中去，充分发挥每个部门的作用。中层管理者是业务部门的骨干力量，对本部门的整体业务了解透彻，清楚本部门的管理优势和存在问题的症结所在，同时对部门间的业务关联有全面的思考，全过程参与业务流程设计有利于在理解ERP管理理念的基础上，科学合理地设计和制定本部门的业务流程，并有利于ERP系统在本部门的推广和应用，更加合理地协调和调配部门及部门间的关键资源，有利于提升和优化整体管理流程。为确保全面有效地沟通协调，应做到以下几个方面：建立有效的项目组织架构；抓组织落实、人员到位，强化项目管理；明确职责，让领导和关键用户以及相关业务人员充分进入角色；加强团队精神的建设；建立不同层次的例会制度；注重正向激励，激发工作热情。

四是制定配套的管理制度，避免运行和维护工作的无序开展。在采用ERP系统以后，业务的流程以及管理方式都会有质的突变，为了新的经营管理模式的正常运行，需要加强引导，积极的协调不同业务部门之间的合作，统一业务流程，管理、监督和指导最终用户的操作。建立配套的管理和考核制度才能保障系统稳定运行。

五是严把数据入口关，确保数据质量，进行全面的数据分析。正是由于ERP系统的集成性特点，所以对于输入系统的原始数据具有放大的效应，正确输入的原始数据可以迅速集成到其他的模块并直接在财务模块中记帐，而错误的数据也会导致其他模块的数据错误和财务模块的错误凭证。“三分技术，七分管理，十二分数据”是对数据重要性的高度概括；“进去的是垃圾，出来肯定是垃圾！”表明正确、完整录入数据至关重要；“ERP系统中的数据就像人体中流动的血液”表明了数据质量对企业管理的重要性。为提高数据收集质量，应做好以下几方面工作：一是提高对数据转换工作重要性的认识，ERP系统是一个高度集成的管理系统，进入ERP系统的数据质量对系统的运行质量有重要影响，因此，从收集数据一开始就要严格把关，高度负责；二是建立数据收集的组织体系，数据收集工作面广、量大，需指定专门的领导负责数据收集工作的协调工作，对数据收集工作进行监督及管理，安排合适的数据收集人员，保证足够的时间；三是明确数据收集人员的职责，及时向数据转换组反映收集过程中遇到的问题，并协调和处理企业内部跨模块的数据统一问题，同时对所有数据进行监督和审核，确保数据的正确性；四是对数据收集人员进行强化培训，按照ERP系统对数据的要求和神华准能公司标准化要求，对现有的数据重新进行整理和收集；五是建立审核制度，建立业务层、领导层、数据转换层的三级数据审查、确认、签收机制。

四、结束语

本文以神华准能公司为例，对神华准能公司在加快自身信息化建设过程中ERP系统的应用带来的影响及可能存在的风险进行了研究，由于ERP系统的应用对于促进企业信息化建设以及资源的有效配置方面具有巨大的推动作用，所以很多企业都将ERP系统应用于自身企业的信息化建设，但是个别企业却没有考虑到ERP系统的应用将给企业带来的影响和风险，所以本文针对这种情况对ERP系统在企业中的应用对企业的影响与风险进行了研究，得出了ERP系统的应用主要给企业带来的是管理变革风险和集成性风险两个主要方面，并针对这两个方面的风险提出了相应的风险规避措施。

总之ERP作为当今世界上信息化的一种趋势，的确是集团型企业管理快速提升，资源配置逐步优化，决策更为科学合理的有效手段，但是该系统的应用也会给企业带来一定的影响和风险，如果不注意这些潜在的风险，就很可能给企业的运营带来一定的负面影响，所以作为企业自身来讲要在ERP系统应用过程中重视由于该系统的应用所带来的风险，并采取有效的措施加以规避，才能更有效地发挥ERP系统的优势，更好地为企业服务。实践证明，ERP建设对于推进体制改革、改进业务流程、强化成本控制、规范经营行为、提高管理水平，提高经济效益，有着积极的促进作用。借助于ERP的实施，使企业各级管理人员更新了管理理念，摒弃了落后管理方式，建立起了新型高效的工作模式，对企业的管理工作起到了促进和提升作用，这种促进和提升是内在的、质的提升。

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