试论采购管理中内部控制关键点及效率效益

2015-03-17李任重

中国乡镇企业会计 2015年12期

李任重

试论采购管理中内部控制关键点及效率效益

李任重

在现代企业的发展过程中，企业采购管理工作一直是企业经营管理的重要环节，直接影响着公司的经营和发展。企业内部管理控制是企业自我约束的一种管理手段，广泛运用在企业管理的各个方面，可以有效提高企业的工作效率和经济利益。鉴于此，本文将从正确认识、制度保障、秩序合理和有效执行四个方面，具体论述如何提高企业的物资采购水平，加强企业内部管理工作，以期给当前的企业发展提供一些借鉴和参考。

采购管理：内部控制；监督功能

由于当前许多企业并没有充分认识到企业采购管理的重要性，导致企业无法充分发挥内部控制制度对企业经济的监督功能，严重阻碍了企业的长期发展。因此，必须正确认识内部采购管理工作的重要性，加强对企业采购管理中的内部控制。

一、采购管理中内部控制关键点分析

（一）审批

审批是企业采购物资的首要环节，通过企业不同部门之间的相互制约，不仅可以有效避免采购环节中出现的舞弊行为，还可以加强采购成本控制，防止因重复采购而造成的资金浪费。因此，审批工作是采购管理过程中的重要步骤，而采购合同的签订可以更为有效地加强企业对采购审批环节的管理工作。

（二）采购员

采购员是企业顺利开展采购活动的前提，优秀的采购员可以为企业节省更多的财力和能力，这就要求采购员要有较强的业务素质和谈判能力，详细了解企业的每个采购流程，充分利用企业的资源，与供应商进行谈判和选择工作。

（三）供应商

在企业的采购管理过程中，加强对供应商信用档案的管理具有重要作用。企业首先要建立完善的供应商信用档案，详细地掌握供应商在资金、信誉方面的情况。同时，企业在选择供应商时，要做到公平、公正、公开。避免询价人员为了一己私利、直接选择供应商的舞弊行为，才能确保采购业务的正常开展和顺利进行。

（四）验收入库

采购物资到库后，企业的物资管理部门要及时组织职工，对货物进行质检和仓储工作。在企业验收入库这一环节，企业必须要检验物资入库资料是否齐全，物资入库是否存在不符合企业要求的规定。

（五）付款结算

付款结算是企业在采购业务中不可分割的重要部分，由于付款业务涉及企业资金整体的使用，因此企业加强财务内部会计控制，是采购部门在付款结算过程中的重点。

二、采购管理内部控制效率效益的提升策略

（一）正确认识

目前，国内多数领导层对企业内部控制意识不强，这导致内部控制制度遭到破坏，企业采购管理程序无法得到很好地执行。首先企业领导层要着眼于企业的未来发展，将内部采购控制机制纳入内部管理的长效机制中，企业的一切采购工作，都不能游离内部控制管理之外。其次，企业领导层要提高企业内部人员采购管理的意识，加强对采购业务部门工作人员责任意识和工作素质的培养，使工作人员能够以高度的责任心，服务于采购部门的内部控制管理工作。

（二）制度保障

目前，企业采购管理的内部控制工作存在较大的问题，对此，企业必须健全内部控制制度，以此提高企业采购管理工作的顺畅性和安全性，确保采购管理工作的正常运行。企业要制定完善的物资采购管理制度，通过企业管理制度加强和规范企业的采购程序和标准，从而进一步加强企业内部的经营管理工作，从而全面提升企业的管理水平，保证企业的采购工作有章可循、有法可依。

（三）秩序合理

制定完善的企业内部采购管理程序是提高企业内部控制效率效益的重点，因此，企业必须要制定合理的采购秩序，强化企业内部的流程管理。

一是企业采购方案的编制及审定环节，采购计划的制定，可以最大限度地减少企业管理部门的审核环节，控制采购预算。然而目前，国内多数企业在进行采购时，都没有严格地按照流程进行审核，因此，采购部门首先要根据企业实际经营情况，提出相应的物资采购的需求，在仓储部门平衡库存后，物资管理部门再制定合理的采购计划，并上交给财务部门审核、采购主管审定。另外，采购人员在将采购方案交给采购部门负责人审核后，负责人必须明确物资采购的具体数量、交货时间和采购方式等重要信息，从而更好地对采购过程进行监督和管理。

二是选择供应商和确定价格。这一环节是企业采购管理工作中最重要的环节，直接影响到企业的经营效益，使企业采购资金得到有效的利用。企业要根据原定的采购方案，通过招标竞价和询价采购的方式来确定物资的供应商和物资价格。

三是合同的签订和管理。加强合同的管理环节，可以规避企业大幅采购风险，确保企业的合法权益不受侵犯。企业主要通过以下几个方式来加强对合同的管理：1.合同的范本管理，通过对范本的管理，可以降低合同的签订风险。2.加强信用管理。企业要积极建立商业档案体系，通过对供应商诚信体系的评价，有效降低企业的签约风险。3.加强合同统计分析。企业要提高自我决策的分析能力，将签订的合同提交给监管部们进行审核。

（四）有效执行

在采购秩序的基础上，如何加强秩序的有效执行是企业采购制度管理的关键。企业首先要拓宽企业的监督管理渠道，保证采购秩序内部管理工作的实施，充分发挥企业监督部门的监督职能。同时，企业还要发挥职工群众的监督作用，加大职工对采购部门的监督和约束作用。另外，企业还要制定严格的员工内部管理机制，加大对采购部门员工内部管理制度执行情况的考核力度，对因工作责任心不强而导致严重工作失误的员工进行严格责任追究，这种做法能够提高管理部门的内部管理意识，从而保障采购秩序的执行力度。