李新艳 孙晓如 曹 扬 周培莹 徐 宁 张 磊 王京玲 许豪勤，＊

1.江苏省计划生育科学技术研究所（南京，210036）；2.江苏省卫生和计划生育委员会科技处

江苏省免费孕前优生健康检查项目（以下简称项目）已经由2010年5个试点发展到全省13个地级市全面覆盖，共有100个县（市、区）项目点，2013年参加免费孕前健康检查人数＞65万［1］。在项目实施过程中，基层工作人员除了要完成服务对象的孕前检查、档案填写外，还要将服务结果按月，以固定的格式填写工作统计报表上报。工作统计报表中涵盖服务人群健康检查主要指标结果的正常或异常信息，为上级部门了解孕前人群的健康情况和孕前健康检查的服务情况提供了详细数据［2］。因此孕前健康检查工作统计报表的准确性和及时性在项目实施中显得尤为重要。然而，工作统计报表中各数据之间存在各种逻辑关系，数据的合理性要求非常高，我们每月收集、审核统计报表的工作量大，任务繁琐而复杂。在实际工作中，我们利用Excel工具通用性强、操作简单、易学易用［3］，除了众所周知的数据录入［4］外，还有大量的工具、函数可以使用等优势，将其引入到省、市收集、审核项目报表中进行数据收集和质量控制，节省了人力，确保了报表数据的准确性。

1 资料与方法

1.1 资料

2012年1～8月份江苏省开展的第3批11个国家试点县区的项目报表，包括优生项目技术服务工作月统计报表和优生项目妊娠结局月统计报表。

1.2 工作统计报表收集整理

1.2.1 利用Excel公式、函数形成固定模板。使用Excel引用公式，完成下一级所有单位报表在上一级单位的自动汇总。利用Excel中SUM、AVERAGE、IF等函数工具［5］，对报表中各种逻辑关系进行校对。所有的公式、函数完成后形成固定模板发送给11个项目县（市、区）使用。

1.2.2 县（市、区）、市、省逐级收集工作统计报表。工作月统计报表是以加密电子邮件的形式自项目点（县／区）上报至市，再经市级汇总后上报省级。采用将Excel报表置于文件夹内即自动汇总的方法，将所有报表的数据自动汇总到汇总表中。具体方法为给每县（市、区）上报的报表文件指定文件名，并将所有区县的报表文件存放在指定命名为“报表自动汇总”文件夹中，建立汇总工作簿和汇总分表与各个县（市、区）报表文件的链接关系。通过建立函数关系，利用Excel中的“拖拉”功能就可以将表中某单元格中的引用公式填充到数据区的其他单元格。通过模板收取各县（市、区）报表，只要报表名称不改变，就可以使所有报表的数据自动汇总。

1.3 工作统计报表审核

1.3.1 运用Excel SUM函数对免费孕前项目报表中技术服务报表和妊娠结局报表进行合计数值的验证。将计算的数值与合计数值相减或者利用IF函数都可以得出合计值是否正确的结论。在单元格中输入“＝计算数值－合计数值”或者“＝if（计算数值＝合计数值，0，－1）”这两种函数返回值，若为0即表明报表中合计计算正确，否则需要再次核实合计数值是否相加错误。

1.3.2 运用Excel函数对项目报表中检查项目数值进行逻辑校对。在工作统计报表中易发生的错误有：①某项检验人数大于参加检查人数；②只有女性检查的项目检查人数大于参与检查的女性人数。通过IF函数可达到自动检验审核的目的。例如核查白带常规检查人数的方法：在报表后空白列单元格内可以输入“＝女性检查人数－白带常规检查人数正常值－白带常规检查人数异常值”。在此数值后一列输入“＝if（前一列数值大于或等于0，0，－1）”。当出现异常数值时，即提示工作统计报表中出现逻辑错误。

1.3.3 运用检验项目异常率对项目报表中检查项目数值进行核查。基于免费孕前健康检查项目是一项面对健康人群的筛查项目，其筛查出的患有疾病的异常人群比例应与体格检查的数值相符。因此，可以通过计算检查项目的异常率来进行数据核查。检查项目异常率计算方法为：在报表后空白列单元格输入“＝ROUND（常规体格检查人数异常值／（常规体格检查人数异常值＋常规体格检查正常值）＊100，2）”。在此数值后一列输入“＝if（前一列数值小于50，0，－1）”。

2 结果

2.1 效率提高

用该种方法加快了工作统计报表收集的速度，提高了审核的效率。在试行的8个月中，11个项目县（市、区）工作报表的上报收集、汇总核查仅需要60分钟。

2.2 基层上报数据质量提高［6］

未加入Excel各种公式、函数进行数据质控前四个月11个项目县（市、区）共收集表格34 713项，其中数值不一致的1158项，存在逻辑错误的46项，合格率为96.53%。加入Excel中各种公式、函数进行数据质控后四个月11个项目县（市、区）共收集表格36 540项，其中数值不一致的5项，存在逻辑错误的3项，合格率为99.98%。详见表1。

表1 未加入EXCEL工具核查之前报表错误情况

3 讨论

作为江苏省省级信息员，每月需要收集全省100个项目区县报表。若同样采用自动汇总的方法将100个县（市、区）Excel报表全部置于文件夹内将大大提高工作效率，缩短报表收集汇总时间。存入后若县（市、区）报表数据有变动，变动后的数据仍然会自动更新入汇总表内。

因为报表中囊括的信息量特别大，需要逻辑核查的数值也特别多，靠人力来审核校验数值的正确性和逻辑性可能会漏判或错判，借助Excel条件格式中突出显示单元格规则，对所设定全区域中有错误的数值突出显示，可以避免上报中出现的错误。

Excel SUM函数的加入，让报表中的求和变得更简单快捷。不仅可以完成一个县（市、区）所有检查人数的求和，也可以完成各市所有县（市、区）所有检查相关数值的求和。孕前检查项目报表中多次运用求和公式，避免了口算或者计算器计算的失误，使报表数值更加准确。此外，在报表中加入各种逻辑核查，也大大减少了错误的发生率。在加入逻辑校验后，类似“参加妇科超声常规检查人数大于女性检查人数”等常见女性专项检查数据报送错误的发生率均明显降低，提高了工作统计报表报送的质量。

综上所述，将Excel各种工具、函数应用到项目报表中进行数据自动汇总和质量控制。不仅可以完成报表所有数值的准确快速录入，还能及时反馈质控信息、及时改正报表中存在的问题，提高了完成工作统计报表汇总和审核的效率，保证了上报的工作统计报表质量。

［1］ 洪浩，王京玲，蔡隽，等.提质提速 创新创优 推进免费孕前优生项目全覆盖［J］.中国计划生育学杂志，2013，21（4）：223－224.

［2］ 辛晓娜，王媛媛，马立广，等.孕前优生信息化服务模式的探索研究［J］.中国计划生育学杂志，2013，21（4）：227－230.

［3］ 李勇."Excel链接"在报表汇总中的应用［J］.商业经济，2004，（3）：123.

［4］ 冉炼志.用Excel建立医院日报表和日报数据库［J］.中国医院统计，2013，20（3）：213－214.

［5］ 邹汉华.运用中文Excel的强大数据计算功能进行成本费用分摊的尝试［J］.管理与技术，2000，（4）：46－49.

［6］ 彭孝武.水梅.方盛.电脑文件夹内Excel血防报表自动汇总技巧［J］.热带病与寄生虫学，2012，10（1）：53－54.