刘莹

（1.同济大学 上海 200092；2.天津滨海高新区资产管理有限公司 天津 300450）

计算机在办公自动化中的应用

刘莹

（1.同济大学 上海 200092；2.天津滨海高新区资产管理有限公司 天津 300450）

伴随着经济的快速发展，科技的不断进步，计算机在各行各业的应用越来越普及。例如行政办公、企业管理、高校教学等方面起到了提高办事效率、政务公开、资源共享、阳光行政等作用。如今，计算机已成为我们工作和生活中不可或缺的必备品，在行政办公自动化中计算机技术也起着举足轻重的作用，如何高效低成本的利用计算机技术办公服务是每个企业单位都需要考虑的事情。本文就计算机在办公自动化中的应用进行分析，希望能抛砖引玉。

计算机 行政办公 办公自动化

随着单位的发展，日常办公业务的增多，就需要更多的人力物力投入，如何提高办事效率，节约使用资源是每个单位都需要顾及的问题。随着计算机技术的发展应用，办公自动化问题就可以充分运用计算机信息技术加以解决。

一、计算机的发展

计算机从1946年的“ENIAC”第一台数字计算机发展到现在已经有了60多年的历史了，而电子技术的发展周期也一年比一年短，这期间计算机经历了电子管时代、晶体管时代、小规模集成电路时代、大规模集成电路时代、超大规模集成电路发展时代。

随着科技的进一步发展，进入21世纪的计算机更是走向微型化、专业化，不仅操作简单、价格便宜，而且可以代替人们的部分脑力劳动，使人们的办公生活更加有效率，准确率也大大提高。

二、行政办公的存在问题

行政办公部门不管在事业单位还是企业单位，都是工作最杂、最繁琐的部门，不仅要完成领导布置的工作，还要解决同级部门提出的问题。命令文件传达，下级问题反馈，遇到加急事务彻夜加班。传统的办公模式主要靠通知。书面通知和电话通知，对外宣传工作也只能通过报纸杂志等渠道，不仅浪费纸张，而且耗费时间耗费人力，机构臃肿，工作效率低下。

三、行政办公使用计算机的必要性

建设节约型社会是科学发展观的内在要求，是构建社会主义和谐社会的重要组成部分。在办公中运用计算机技术正是满足了这一要求。

“节约”有两层涵义：一是杜绝浪费；二是在生产消费过程中，用尽可能少的资源、能源，创造相同的，甚至更多的财富。

利用计算机技术可以做到无纸化办公。相互沟通和交流可以通过E-mail、QQ等通讯工具。自从本单位建设并运行了“OA”系统以后，纸张的使用率减少了70%，文件从起草到分发效率提高了40%，办公电话费也节约了24%。

前些年单位购买了一套管理系统，单位的所有账目都可以在这个平台上进行操作，而且有自动备份功能。自从系统使用以来，办公工作量一下子减轻许多，工作效率也比以往高出不少。以前购买一个设备，设备的入账、验收、报账要管理人员跑很多部门单位签字，盖章，不仅耗时很长，而且很多时候要返工。现在运用了自动化办公管理软件，管理员只需要在自己的电脑上填好相关内容并保存，这些资料就进入学校的管理系统，在任何一台电脑上都能查询到。

四、办公自动化存在的问题

虽然现在科技日益进步，办公自动化也得到一定的发展，但是我们应该看到办公自动化建设仍存在一系列的问题。比如投资太大、利用率不高、重复建设等。

现在主要行政办公人员所接触的电脑软件知识不是太丰富，可以说比较贫乏，导致使用办公自动化效率降低，甚至出现问题不知如何解决，同时也使自动化网络管理员维护和升级的工作量大大增加。

五、办公自动化日后的发展与完善

1.办公自动化最终发展方向是数字化。随着计算机网络技术、视频技术和通讯技术的迅速发展，视频会议渐渐成为发展的潮流。通过相关的摄像及相关的通讯设备，与会者在开会的时候能看到会议的主要发言人和会场，而且能看到在各地参加会议的相关人员，相互交流，这样能节省大量时间及场地费用。

2.办公自动化在高校中得到更完美的运用。在高校管理部门设立一个物资总管理员，同时在各个二级学院、部门设立分管理员，各个分管理员负责本学院、部门账目在计算机上登记、归总、查询，总管理员可以检查到各个学院、部门设备的存放、领用、使用情况。这样可以做到高效、迅速、及时管理，统筹兼顾。

六、结语

随着科学技术的进一步发展，办公自动化与我们的生活结合得更加紧密。办公自动化是一个复杂的系统工程，它需要整个单位各个部门学院的配合与协作。办公自动化不仅适应新时期新形势的发展，而且是当代数字化办公的迫切要求，在不久的将来，在科技发展的带动下，办公自动化将迎来崭新的未来。

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